Manter um livro-razão de clientes em contas de refrigeração comercial com serviços pagos e pendentes misturados
Uma rede de supermercados com seis lojas, um grupo de restaurantes e um armazém frigorífico não pagam como um cliente particular: trabalham por mês, alguns serviços são recebidos ao terminar, outros ficam abertos a 30 dias, e a mesma conta mistura os dois. O aplicativo de campo do R-Pro registra cada chamado de câmara frigorífica, cada troca de compressor e cada nota de compra no local na hora, e o ERP de escritório despeja esses serviços em um livro-razão por cliente para que você veja com exatidão o que cada conta comercial pagou e o que continua pendente, sem correr atrás de papelada.
No local: registrar o serviço e o dinheiro onde acontecem
- Consulte o histórico de serviço completo da conta antes de subir ao telhado: cada visita anterior àquela vitrine refrigerada do supermercado ou ao expositor do restaurante está ali, então você sabe se é a terceira falha de compressor na mesma unidade condensadora ou uma avaria nova.
- Execute o diagnóstico de falhas com IA a partir do sintoma que você vê (compressor em ciclos curtos, evaporador congelado, uma central com baixa pressão de sucção) contra mais de 600 casos reais de refrigeração para obter a causa provável e os passos de reparo antes de começar a trocar peças à custa do cliente.
- Escaneie a placa de características do equipamento para autocompletar o modelo e o número de série no serviço, e escaneie qualquer nota de peças que você tenha recolhido para que o custo seja atribuído à conta correta automaticamente.
- Emita um recibo no local assim que um gerente paga em dinheiro ou cartão um reparo do mesmo dia, e para a loja que trabalha a prazo, deixe o serviço aberto para que entre no extrato mensal dela.
- Capture uma nota de voz enquanto está fresco ('trocada a válvula de expansão na vitrine 4, voltar na semana que vem pela borracha da porta'): tudo funciona totalmente offline, então uma sala de máquinas de porão sem cobertura não te custa o registro.
No escritório: um livro-razão por cliente que separa o pago do pendente
- Abra qualquer conta comercial e veja um único livro-razão: cada serviço, o valor, a data e um status claro de pago/pendente, então uma conta de supermercado com seis lojas mostra tanto as três notas que foram quitadas quanto as duas que continuam pendentes.
- Marque os serviços como pagos à medida que o dinheiro entra e o saldo pendente da conta se atualiza na hora: sem planilha, sem recalcular o que o grupo de restaurantes ainda deve entre quatro unidades.
- Envie notas fiscais e recibos ajustados ao imposto do SEU país: chame de IVA, GST ou imposto sobre vendas e defina sua própria alíquota, então o armazém frigorífico recebe um documento conforme, não um total escrito à mão.
- Crie orçamentos detalhados por itens para os serviços grandes (uma reforma completa de uma central ou a instalação de uma nova câmara) e converta o orçamento aprovado direto na nota fiscal que é contabilizada no livro-razão daquela conta.
- Despeje na contabilidade e nos relatórios: vendas, compras, despesas e lucro líquido ficam registrados, então as peças que você escaneou em campo e a mão de obra que você faturou se conciliam com o que cada conta realmente pagou.
A conexão: o trabalho de campo se transforma em lançamento do livro-razão automaticamente
- Como o aplicativo de campo e o ERP de escritório são um só sistema, o serviço que você fechou na loja hoje de manhã já é uma linha no livro-razão daquela conta na hora em que você volta para a van, sem redigitar em um software de contabilidade à parte.
- Os custos seguem o serviço: uma nota que você escaneou no local e as peças que você tirou do estoque são associadas ao cliente correto, então o saldo pendente reflete o custo e o preço reais, não um chute.
- Os serviços pagos no local entram marcados como pagos e os serviços a prazo entram como pendentes: a separação campo/escritório mantém limpo o seu controle de vencimentos sem que você organize nada à mão.
- Uma assinatura, 10 idiomas, duas ferramentas poderosas trabalhando juntas: o mesmo registro de conta alimenta tanto o diagnóstico no local quanto o saldo de escritório, então nada se perde entre o campo e a contabilidade.
Gerencie suas contas comerciais com o R-Pro: campo e escritório, juntos
O R-Pro te dá duas ferramentas equiparáveis em uma assinatura: um aplicativo de campo com diagnóstico de falhas por IA sobre mais de 600 casos reais de refrigeração, escaneamento de placas e notas, recibos no local e funcionamento totalmente offline; e um ERP de escritório com orçamentos, notas fiscais e recibos, contabilidade, estoque, fornecedores e um livro-razão por cliente que mantém claros os serviços pagos e pendentes. Seu trabalho de campo flui para a contabilidade automaticamente, então o saldo de cada conta comercial está sempre em dia.
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Como vejo o que uma conta comercial ainda me deve ao longo de vários serviços?
Abra esse cliente no ERP e veja o livro-razão dele. Cada serviço da conta aparece com seu valor e um status de pago ou pendente, além de um saldo pendente acumulado, então um supermercado de várias lojas ou um grupo de restaurantes mostra exatamente quais serviços estão quitados e quais continuam pendentes, tudo em um só lugar.
Uma mesma conta pode ter serviços pagos no local e serviços abertos a 30 dias?
Sim: esse é o padrão comercial habitual e o livro-razão lida com ele diretamente. Um reparo do mesmo dia que um gerente de loja paga na hora é registrado como pago (com um recibo no local), enquanto o serviço a prazo que você fatura mensalmente fica pendente até você marcá-lo como pago. Os dois convivem sob o mesmo cliente.
Preciso redigitar os serviços de campo na minha contabilidade para atualizar o saldo?
Não. O aplicativo de campo e o ERP de escritório são um só sistema, então um serviço que você fecha no local flui para o livro-razão daquela conta e para a sua contabilidade automaticamente, sem dupla digitação. As notas escaneadas e os custos de peças seguem o serviço até o cliente correto.
As notas fiscais vão estar de acordo com as regras tributárias do meu país?
Sim. Você define seu próprio nome e alíquota de imposto (IVA, GST ou imposto sobre vendas), então as notas fiscais e recibos que você envia às contas comerciais são conformes onde você opera, não ficam presos ao formato de um único país.