Emitir um pedido de compra para peças de refrigeração difíceis de achar e vinculá-lo ao trabalho
Um contator de compressor scroll com defeito é uma coisa; uma válvula de expansão OEM descontinuada ou um motor de ventilador EC de prazo longo que ninguém tem em estoque é outra. Quando é preciso encomendar uma peça especial, o trabalho fica em espera e o custo tem que ficar imputado ao cliente correto — não perdido em um recibo de balcão dentro da sua van. A R-Pro cuida das duas pontas: o app de campo captura no local a peça defeituosa exata, e o ERP de escritório emite o pedido de compra ao fornecedor e o vincula diretamente a esse trabalho.
Em campo: defina a peça exata antes de ir embora
- Escaneie a placa de características do equipamento com o app de campo — modelo, número de série, dados de refrigerante e elétricos se preenchem sozinhos, de modo que a peça que você pede corresponde à unidade, e não a um palpite de memória.
- Fotografe o componente defeituoso (o motor ECM queimado, a válvula de expansão termostática travada, o separador de óleo rachado) e anexe-o ao registro de serviço desse cliente, com o número de peça OEM visível.
- Adicione uma nota de voz enquanto ainda está em frente à unidade — 'rack R404A, motor do ventilador do evaporador, 230 V, precisa também do módulo de controle correspondente' — para que nada seja esquecido de volta no escritório.
- Funciona totalmente offline: em uma casa de máquinas ou em um telhado sem cobertura, os dados da peça, as fotos e as notas são salvos localmente e sincronizam assim que você volta a estar on-line.
- Emita um recibo na hora pela visita de diagnóstico e por qualquer peça já substituída, para que o cliente saiba que a peça de encomenda especial é a única coisa que segue pendente.
No escritório: emita o pedido de compra e encomende a peça
- Abra a ficha do fornecedor do seu atacadista de refrigeração ou do distribuidor OEM e emita um pedido de compra para a peça difícil de achar — quantidade, preço acordado e sua referência de peça, tudo em um único pedido.
- Escaneie a confirmação de pedido ou o recibo da fatura do fornecedor; o ERP preenche automaticamente as linhas e o total, então o custo da encomenda especial entra nas suas contas com exatidão sem redigitar.
- O pedido de compra e essa compra fluem direto para a contabilidade — registrados como uma compra imputada ao trabalho, alimentando vendas, compras, despesas e lucro líquido, para que a margem desse reparo seja real, não estimada.
- Adicione a peça ao estoque quando ela chegar, ou passe-a diretamente para o trabalho — em qualquer caso o custo fica controlado, não enterrado em um romaneio de balcão em papel.
- Elabore um orçamento detalhado para o cliente que cubra a peça de encomenda especial mais a mão de obra, e depois converta-o em fatura ou nota fiscal com o nome e a alíquota de imposto do seu próprio país (IVA, ICMS ou imposto sobre vendas).
A conexão: uma peça, seguida do trabalho ao pedido de compra e à nota fiscal
- Como o registro de campo e o pedido de compra fazem referência ao mesmo trabalho do cliente, a peça de encomenda especial nunca fica órfã — você sempre sabe a qual unidade e a qual nota fiscal ela pertence.
- O trabalho de campo flui para as contas do escritório automaticamente, de modo que o custo da peça que você registrou no pedido de compra aparece imputado ao trabalho sem registro duplicado.
- Quando a peça chega e você volta a montá-la, seu escaneamento de placa de características, fotos e nota de voz anteriores estão bem ali no histórico de serviço do cliente — sem aperto para lembrar qual motor você encomendou.
- O livro-razão de cliente mostra o quadro completo dessa conta: a visita de diagnóstico, o custo do pedido de compra da encomenda especial, a mão de obra e a nota fiscal final — tudo encadeado.
- Os relatórios permitem ver com que frequência uma peça tem prazos longos ou consome a margem, para que da próxima vez você possa orçar trabalhos de encomenda especial com um acréscimo realista.
Uma assinatura. App de campo e ERP de escritório, funcionando como um só.
A R-Pro combina um app de campo com IA — escaneamento de placas de características e recibos, notas de voz, histórico por cliente, diagnóstico offline sobre mais de 600 casos reais — com um ERP de escritório completo para orçamentos, pedidos de compra, fornecedores, estoque, notas fiscais e contabilidade. Capture a peça defeituosa no local, emita o pedido de compra ao fornecedor no escritório e veja como tudo fica vinculado ao mesmo trabalho — em 10 idiomas e sem registro duplicado.
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Como garanto que o custo de uma peça de encomenda especial caia no trabalho do cliente correto e não em despesas gerais?
Emita o pedido de compra imputado ao trabalho do cliente no ERP de escritório. Como o registro de serviço de campo e o pedido de compra compartilham o mesmo trabalho, o custo da peça é registrado como uma compra vinculada a esse trabalho — alimenta o lucro líquido desse reparo específico em vez de flutuar em despesas gerais, e aparece no livro-razão do cliente.
A peça tem um prazo de entrega longo e o trabalho está em espera. Como evito que seja esquecido?
Em campo, o app salva o escaneamento da placa de características, as fotos do componente defeituoso e uma nota de voz no histórico de serviço desse cliente. O pedido de compra fica aberto no escritório até a peça chegar. Quando chega, você volta com o registro completo à frente e converte o orçamento em nota fiscal — nada escapa pelas frestas.
Posso escanear o recibo do fornecedor em vez de digitar o custo do pedido de compra à mão?
Sim. Escaneie a confirmação de pedido ou a fatura do fornecedor e o ERP preenche automaticamente as linhas e o total. Esse custo de compra flui para a contabilidade imputado ao trabalho, de modo que sua margem no reparo reflete o preço real da peça, não uma estimativa.
Posso faturar o cliente com o imposto do meu próprio país sobre a peça de encomenda especial?
Sim. Elabore um orçamento detalhado que cubra a peça mais a mão de obra, e depois converta-o em fatura ou nota fiscal usando o nome e a alíquota de imposto do seu próprio país — IVA, ICMS ou imposto sobre vendas — configurado como seu negócio precisar.