Como controlar faturas em atraso e contas a receber em uma pequena empresa de climatização
Em uma pequena empresa de climatização, o dinheiro costuma escapar por duas frestas: o recibo que você entrega no campo e a fatura que nunca é cobrada no escritório. O R-Pro fecha as duas com duas ferramentas potentes que compartilham o mesmo fluxo de trabalho: um app de campo para o técnico em obra e um ERP de escritório para a contabilidade, de modo que cada serviço que você conclui vira uma fatura que você consegue acompanhar de verdade até estar paga.
Registre a cobrança no instante em que o serviço termina, em campo
- Emita um recibo na obra no momento em que a reparação é concluída, para que o cliente saiba exatamente quanto deve antes de você ir embora, sem aquele 'depois te mando' que acaba virando uma cobrança esquecida.
- Escaneie a placa de características do equipamento e os recibos das peças; o R-Pro preenche os dados automaticamente, de modo que o modelo, a peça e o custo ficam vinculados ao serviço em vez de se perderem em um papelzinho dentro da sua van.
- Cada cobrança fica registrada no histórico de serviço daquele cliente, então quando você chega no próximo chamado já vê o que foi faturado da última vez e se chegou a ser quitado.
- Deixe uma nota de voz rápida ('ficou de pagar no dia 15, o dono é o Sr. Lee') que permanece junto ao serviço: a promessa de pagamento fica registrada, não perdida na sua cabeça.
- Tudo isso funciona completamente offline, então uma casa de máquinas em um subsolo sem sinal nunca impede você de registrar o que o cliente deve.
Transforme os serviços em faturas e acompanhe as contas a receber, no escritório
- Transforme qualquer serviço concluído em uma fatura ou nota fiscal dentro do ERP de escritório, com o nome e a alíquota do imposto do seu próprio país (IVA, GST, imposto sobre vendas) configurados exatamente como a sua administração tributária exige.
- O livro-razão de clientes mostra o saldo de cada cliente: o que foi faturado, o que já foi pago e o que continua pendente, para você ver num relance quem te deve e quanto.
- A contabilidade separa vendas, compras e despesas no lucro líquido, de modo que uma fatura em atraso aparece como dinheiro que te devem, não como caixa que você pode gastar.
- Os relatórios permitem obter uma visão de antiguidade das contas a receber (faturas recentes frente às que estão pendentes há tempo demais), assim você sabe exatamente para quais clientes ligar primeiro.
- Como orçamentos, faturas, fornecedores e estoque convivem em um mesmo ERP, o preço que você orçou, as peças que usou e o valor que faturou batem entre si, sem deixar nenhuma fresta pela qual uma cobrança possa sumir.
Campo e escritório, juntos: sem registro duplo, nada escapa
- O recibo e as cobranças que você registra em campo fluem direto para a contabilidade do escritório de forma automática: você nunca redigita um serviço na mesa, que é justamente onde as cobranças se perdem ou são transcritas errado.
- Como as duas ferramentas compartilham o mesmo registro, um serviço marcado como concluído em campo vira no mesmo dia uma conta a receber que o escritório pode acompanhar, não semanas depois quando você finalmente 'faz a papelada'.
- Se um cliente contesta uma fatura, você pode rastreá-la da fatura do escritório até o histórico de serviço em campo, o escaneamento da placa e a nota de voz: toda a trilha de provas em um só lugar.
- Uma assinatura, uma lista de clientes: o técnico e o dono veem os mesmos dados, então um pagamento marcado como recebido no escritório é abatido na hora também do histórico de campo.
- Campo e escritório funcionam como duas metades iguais do mesmo fluxo de trabalho: registrar em campo, acompanhar e cobrar no escritório, de modo que as faturas em atraso não têm mais onde se esconder.
Pare de perder dinheiro com faturas que você esqueceu de cobrar
O R-Pro combina um app de campo e um ERP de escritório como duas ferramentas iguais dentro de um mesmo fluxo de trabalho: registre a cobrança na obra e depois acompanhe cada conta a receber na contabilidade até estar paga. Uma assinatura, campo e escritório juntos.
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O R-Pro é um app de campo ou um programa de escritório?
É as duas coisas, e têm o mesmo peso. O app de campo cuida do diagnóstico de falhas com IA, do escaneamento de placas de características e recibos, das notas de voz, do histórico por cliente e dos recibos em campo, tudo completamente offline. O ERP de escritório cuida de orçamentos, faturas e notas fiscais, contabilidade, estoque, fornecedores e o livro-razão de clientes. Compartilham o mesmo fluxo de trabalho, então a cobrança que você registra em campo vira uma conta a receber que o escritório pode acompanhar, sem registro duplo.
Posso configurar o imposto do meu próprio país nas faturas?
Sim. O ERP permite definir o seu próprio nome e alíquota de imposto (IVA, GST ou imposto sobre vendas), de modo que faturas e notas fiscais saiam exatamente como a sua administração tributária espera, sem ficar limitadas ao formato de um único país. Tanto o app de campo quanto o ERP de escritório estão disponíveis em 10 idiomas.
Como o R-Pro me ajuda a enxergar de fato quais faturas estão vencidas?
O livro-razão de clientes mostra o saldo pendente de cada cliente, e os relatórios dão uma visão de antiguidade das contas a receber, separando as faturas recentes das que estão sem pagar há tempo demais. Como os serviços concluídos fluem do campo direto para as faturas, nada fica sem faturar, então a lista de vencidos que você vê é completa.
E se eu terminar um serviço em um lugar sem internet?
O app de campo funciona completamente offline, então você emite o recibo, escaneia a placa de características e registra a cobrança na obra mesmo assim. Assim que volta a ter sinal, ele sincroniza automaticamente com o ERP de escritório, onde vira uma conta a receber que você pode acompanhar: você nunca perde uma cobrança por falta de sinal.