Melacak Garansi dan Suku Cadang dalam Operasi Servis HVAC yang Sibuk
Ketika kompresor rusak enam bulan setelah Anda memasangnya, pertanyaannya sederhana: apakah masih dalam garansi, dan suku cadang mana yang sebenarnya Anda pasang? Jika jawabannya tersimpan di tanda terima dalam laci mobil atau di ingatan teknisi, Anda yang menanggung biayanya. R-Pro menjaga suku cadang, pemasok, pembelian, dan riwayat peralatan pelanggan tetap saling terkait sehingga status garansi tidak pernah jadi tebakan.
Di lapangan: tangkap suku cadang dan peralatan pada saat pekerjaan berlangsung
- Pindai pelat nama pada unit dan suku cadang — model, nomor seri, dan tanggal pasang terisi otomatis ke catatan peralatan pelanggan itu, sehingga Anda punya tolok ukur bertanggal untuk mengukur masa garansi mana pun.
- Pindai tanda terima pemasok untuk suku cadang yang Anda pasang; R-Pro membaca otomatis item dan harganya sehingga suku cadang yang dipakai tercatat pada pekerjaan yang tepat, bukan dicoret di kertas.
- Setiap kunjungan disimpan di bawah riwayat servis per pelanggan, per peralatan — ketika sebuah unit kembali, teknisi melihat persis apa yang diganti terakhir kali dan kapan, sepenuhnya offline di lokasi.
- Terbitkan tanda terima di lokasi yang menyebutkan suku cadang dan pekerjaannya, memberi pelanggan (dan Anda) dokumen bertanggal pada saat pekerjaan selesai.
- Diagnosis kerusakan berbasis AI, dibangun dari 600+ kasus nyata HVAC dan refrigerasi, membantu memastikan apakah kerusakan berulang menunjuk kembali ke suku cadang yang sudah Anda ganti dalam garansi.
Di kantor: inventaris, pemasok, dan pesanan pembelian yang membuktikan apa yang Anda bayar
- Jaga inventaris suku cadang yang nyata agar Anda tahu apa yang ada di mobil dan di gudang, serta berapa biaya sebenarnya untuk mengambil penggantian garansi dari stok.
- Simpan catatan pemasok untuk setiap vendor beserta buku besar transaksinya, sehingga saat suku cadang rusak dini Anda tahu dari siapa Anda membelinya dan bisa mengajukan klaim kepada mereka.
- Buat pesanan pembelian dan catat pembelian terhadap pemasok — bukti pembelian bertanggal itulah yang persis diminta produsen atau distributor untuk menghormati garansi suku cadang.
- Akuntansi memisahkan penjualan, pembelian, dan pengeluaran menjadi laba bersih, sehingga penggantian garansi yang Anda tanggung muncul sebagai biaya nyata, bukan lenyap diam-diam.
- Faktur dan faktur pajak memakai nama dan tarif pajak negara Anda sendiri, dan buku besar pelanggan menunjukkan seluruh riwayat pekerjaan, suku cadang, dan pembayaran setiap klien di satu tempat.
Sambungannya: pekerjaan lapangan mengalir ke pembukuan tanpa entri ganda
- Suku cadang yang dipindai teknisi dan peralatan yang mereka servis di lapangan mendarat di sistem yang sama yang dipakai kantor untuk inventaris, pemasok, dan buku besar pelanggan — tanpa entri ulang, tanpa nota hilang.
- Karena tanggal pasang (lapangan) dan tanggal beli (PO kantor) berada bersama, R-Pro bisa menunjukkan apakah kerusakan yang kembali masih berada dalam jendela garansinya.
- Satu langganan mencakup baik aplikasi lapangan maupun ERP kantor, dalam 10 bahasa, sehingga teknisi di lokasi dan pemilik di meja melihat catatan garansi dan suku cadang yang sama.
- Ketika Anda menanggung biaya garansi, biaya itu dicatat sekali dan tercermin di mana-mana — suku cadang yang dipakai, pemasok asalnya, dan dampaknya pada laba bersih semuanya konsisten.
Dua alat, satu operasi: jangan pernah kehilangan suku cadang atau garansi lagi
R-Pro memadukan APLIKASI LAPANGAN yang kuat — diagnosis AI atas 600+ kasus nyata, pemindaian pelat nama dan tanda terima, riwayat per peralatan, tanda terima di lokasi, sepenuhnya offline — dengan ERP KANTOR lengkap untuk inventaris, pemasok, pesanan pembelian, buku besar pelanggan, dan akuntansi. Dua alat setara, satu langganan, 10 bahasa, dengan pekerjaan lapangan yang mengalir langsung ke pembukuan. Lacak setiap suku cadang dan setiap garansi di satu tempat.
Get R-Pro →FAQ
Bagaimana R-Pro tahu apakah perbaikan masih dalam garansi?
Di lapangan, memindai pelat nama mencatat model, nomor seri, dan tanggal pasang unit untuk peralatan pelanggan itu. Di kantor, pesanan pembelian dan catatan pemasok yang cocok menyimpan bukti pembelian bertanggal. Karena keduanya berada di sistem yang sama, Anda bisa melihat tanggal pasang terhadap masa garansi suku cadang dan memutuskan apakah kunjungan ulang tercakup sebelum Anda berkomitmen menanggung biayanya.
Bisakah saya melacak suku cadang persis mana yang dipakai pada unit setiap pelanggan?
Ya. Setiap kunjungan disimpan di bawah riwayat servis per pelanggan, per peralatan, dan suku cadang ditangkap pada pekerjaan itu — entah dipindai dari tanda terima pemasok atau diambil dari inventaris. Ketika unit itu kembali, teknisi melihat apa yang diganti terakhir kali dan kapan, sehingga tidak ada tebakan tentang suku cadang mana yang ada di mesin.
Apakah saya harus memasukkan suku cadang dan pembelian dua kali — sekali di lapangan dan sekali di kantor?
Tidak. Justru itulah inti R-Pro sebagai satu sistem yang terhubung. Apa yang dipindai atau dicatat teknisi di lokasi mengalir ke pembukuan kantor secara otomatis. Inventaris, buku besar pemasok, dan buku besar pelanggan diperbarui dari data yang sama, sehingga tidak ada entri ganda dan tidak ada nota yang lolos begitu saja.
Apa yang terjadi pada biaya ketika saya mengganti suku cadang secara gratis dalam garansi?
Penggantian dicatat terhadap pekerjaan dan diambil dari inventaris, dan akuntansi kantor mencatatnya sebagai biaya nyata. Karena penjualan, pembelian, dan pengeluaran terangkum menjadi laba bersih, pekerjaan garansi yang Anda tanggung muncul sebagai angka aktual, bukan kerugian tersembunyi — dan catatan pemasok memberi tahu Anda kepada siapa harus mengajukan klaim.