구하기 힘든 냉동 부품의 발주서를 끊고 작업에 연결하기
스크롤 압축기 컨택터 고장은 그렇다 쳐도, 단종된 OEM 팽창밸브나 아무도 재고로 두지 않는 장납기 EC 팬 모터는 얘기가 다릅니다. 부품을 특별 주문해야 하면 작업은 보류되고, 그 비용은 밴 안 카운터 영수증에 묻혀서는 안 되며 올바른 고객에게 붙어야 합니다. R-Pro는 양쪽을 다 처리합니다. 현장앱은 고장 난 정확한 부품을 현장에서 잡아내고, 사무실 ERP는 공급처 발주서를 끊어 그 작업에 곧장 연결합니다.
현장에서: 떠나기 전에 정확한 부품을 짚어 둔다
- 현장앱으로 장비 명판을 스캔하면 모델, 시리얼, 냉매, 전기 데이터가 자동으로 채워집니다. 그래서 주문하는 부품이 기억에 의존한 짐작이 아니라 그 유닛과 일치합니다.
- 고장 난 부품(타 버린 ECM 모터, 눌어붙은 TXV, 금 간 오일 분리기)을 촬영해 OEM 부품 번호가 보이게 그 고객의 서비스 기록에 첨부하세요.
- 유닛 앞에 서 있는 동안 음성 메모를 추가하세요. 'R404A 랙, 증발기 팬 모터, 230V, 매칭되는 제어 모듈도 필요'처럼요. 그래야 사무실로 돌아와서 잊어버릴 일이 없습니다.
- 완전 오프라인으로 작동합니다. 신호 없는 기계실이나 옥상에서도 부품 정보, 사진, 메모가 기기에 저장되었다가 온라인으로 돌아오는 순간 동기화됩니다.
- 진단 출장과 이미 교체한 부품에 대해 현장 영수증을 발급하세요. 그러면 고객은 특별 주문 부품만 남았다는 걸 압니다.
사무실에서: 발주서를 끊고 부품을 주문한다
- 냉동 도매상이나 OEM 대리점의 공급처 기록을 열어 구하기 힘든 부품의 발주서를 끊으세요. 수량, 합의된 가격, 우리 측 부품 참조번호를 한 장의 발주서에 담습니다.
- 공급처의 주문 확인서나 청구 영수증을 스캔하면 ERP가 품목과 합계를 자동으로 채웁니다. 그래서 특별 주문 비용이 다시 입력하지 않아도 장부에 정확히 들어갑니다.
- 발주서와 그 매입이 곧장 회계로 흘러갑니다. 작업에 대한 매입으로 기록되어 매출, 매입, 경비, 순이익에 반영되므로 그 수리의 마진이 추정이 아니라 실제가 됩니다.
- 부품이 도착하면 재고에 추가하거나 작업으로 바로 넘기세요. 어느 쪽이든 비용이 종이 카운터 전표에 묻히지 않고 추적됩니다.
- 특별 주문 부품과 인건비를 담은 항목별 견적을 만든 다음, 우리나라 세금 명칭과 세율(부가세, GST, 판매세)로 청구서나 세금계산서로 변환하세요.
연결: 한 부품을 작업에서 발주서, 청구서까지 추적
- 현장 기록과 발주서가 같은 고객 작업을 참조하므로, 특별 주문 부품이 미아가 되는 일이 없습니다. 그게 어느 유닛, 어느 청구서 소속인지 항상 알 수 있습니다.
- 현장 작업이 자동으로 사무실 장부로 흘러갑니다. 그래서 발주서에 기록한 부품비가 이중 입력 없이 그 작업에 잡힙니다.
- 부품이 도착해 장착하러 다시 갈 때, 앞서 찍은 명판 스캔, 사진, 음성 메모가 그 고객의 서비스 이력에 그대로 있습니다. 어떤 모터를 주문했는지 허둥지둥 기억해 낼 필요가 없습니다.
- 고객 원장이 그 계정의 전체 그림을 보여 줍니다. 진단 방문, 특별 주문 발주서 비용, 인건비, 최종 청구서가 전부 한데 묶여 있습니다.
- 보고서로 어떤 부품이 자주 장납기가 걸리고 마진을 갉아먹는지 볼 수 있습니다. 그래서 다음번에는 특별 주문 작업에 현실적인 마진을 붙여 견적을 낼 수 있습니다.
하나의 구독. 현장앱과 사무실 ERP가 하나처럼 작동.
R-Pro는 AI 기반 현장앱(명판·영수증 스캔, 음성 메모, 고객별 이력, 600건 이상 실제 사례의 오프라인 진단)과 완전한 사무실 ERP(견적, 발주서, 공급처, 재고, 청구서, 회계)를 짝지웁니다. 고장 난 부품을 현장에서 잡고, 공급처 발주서를 사무실에서 끊고, 그 모든 것이 같은 작업으로 연결되는 것을 보세요. 10개 언어로, 이중 입력 없이요.
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특별 주문 부품 비용이 일반 경비가 아니라 올바른 고객의 작업에 들어가게 하려면 어떻게 하나요?
사무실 ERP에서 고객 작업에 발주서를 끊으세요. 현장 서비스 기록과 발주서가 같은 작업을 공유하므로, 부품비가 그 작업에 묶인 매입으로 기록됩니다. 일반 경비에 떠다니지 않고 그 특정 수리의 순이익에 반영되며, 고객 원장에 나타납니다.
부품이 장납기라 작업이 보류 중입니다. 잊어버리지 않으려면 어떻게 하나요?
현장에서 현장앱이 명판 스캔, 고장 부품 사진, 음성 메모를 그 고객의 서비스 이력에 저장합니다. 발주서는 부품이 도착할 때까지 사무실에 열린 채로 있습니다. 부품이 오면 전체 기록을 앞에 두고 다시 방문해 견적을 청구서로 변환합니다. 어떤 것도 틈으로 새지 않습니다.
발주서 비용을 손으로 입력하는 대신 공급처 영수증을 스캔할 수 있나요?
네. 공급처의 주문 확인서나 청구서를 스캔하면 ERP가 품목과 합계를 자동으로 채웁니다. 그 매입 비용이 작업에 대한 회계로 흘러가므로, 그 수리의 마진이 추정이 아니라 실제 부품 가격을 반영합니다.
특별 주문 부품에 우리나라 세금을 붙여 고객에게 청구할 수 있나요?
네. 부품과 인건비를 담은 항목별 견적을 만든 다음, 우리나라 세금 명칭과 세율(부가세, GST, 판매세)로 청구서나 세금계산서로 변환하세요. 우리 사업에 맞는 방식으로 설정합니다.