สำหรับธุรกิจ HVAC ขนาดเล็ก | วิธีติดตามใบแจ้งหนี้ค้างชำระและบัญชีลูกหนี้
ในธุรกิจ HVAC ขนาดเล็ก เงินมักรั่วไหลผ่านสองช่องโหว่ ได้แก่ ใบเสร็จที่คุณส่งมอบหน้างาน และใบแจ้งหนี้ที่ไม่เคยถูกติดตามทวงถามที่ออฟฟิศ R-Pro ปิดทั้งสองช่องนี้ด้วยเครื่องมือทรงพลังสองตัวที่ทำงานร่วมกันในกระบวนการเดียว นั่นคือแอปหน้างานสำหรับช่างที่ออกหน้างาน และระบบ ERP สำหรับงานบัญชีในออฟฟิศ ทำให้ทุกงานที่คุณทำเสร็จกลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่คุณติดตามได้จริงจนกว่าจะได้รับเงิน
บันทึกค่าใช้จ่ายทันทีที่งานเสร็จ ตั้งแต่อยู่หน้างาน
- ออกใบเสร็จที่หน้างานทันทีที่ซ่อมเสร็จ ลูกค้าจึงรู้ยอดที่ต้องจ่ายอย่างชัดเจนก่อนคุณจะออกจากสถานที่ ไม่มีคำว่า 'เดี๋ยวส่งให้ทีหลัง' ที่กลายเป็นค่าใช้จ่ายที่ถูกลืม
- สแกนป้ายเครื่องและใบเสร็จค่าอะไหล่ แล้ว R-Pro จะกรอกรายละเอียดให้อัตโนมัติ ทั้งรุ่นเครื่อง อะไหล่ และค่าใช้จ่าย ผูกติดกับงานนั้นแทนที่จะหายไปกับเศษกระดาษในรถของคุณ
- ทุกค่าใช้จ่ายถูกบันทึกไว้ใต้ประวัติการให้บริการของลูกค้ารายนั้น ดังนั้นเมื่อคุณไปหน้างานครั้งถัดไป คุณก็เห็นได้ทันทีว่าครั้งก่อนเรียกเก็บเท่าไร และเก็บเงินได้แล้วหรือยัง
- บันทึกเสียงสั้น ๆ ได้ทันที ('ตกลงจ่ายวันที่ 15 เจ้าของชื่อคุณลี') แล้วมันจะอยู่กับงานนั้น คำสัญญาเรื่องการจ่ายเงินจึงถูกบันทึกไว้ ไม่หายไปในหัวของคุณ
- ทั้งหมดนี้ทำงานแบบออฟไลน์เต็มรูปแบบ ดังนั้นห้องเครื่องในชั้นใต้ดินที่ไม่มีสัญญาณก็ไม่ทำให้คุณหยุดบันทึกยอดที่ลูกค้าต้องจ่าย
เปลี่ยนงานเป็นใบแจ้งหนี้และเฝ้าดูบัญชีลูกหนี้ ที่ออฟฟิศ
- แปลงงานที่เสร็จแล้วเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีในระบบ ERP โดยตั้งชื่อภาษีและอัตราภาษีของประเทศคุณเอง (VAT, GST, ภาษีขาย) ได้ตรงตามที่หน่วยงานภาษีกำหนด
- บัญชีแยกประเภทลูกค้าแสดงยอดคงค้างของลูกค้าแต่ละราย ทั้งยอดที่ออกใบแจ้งหนี้ไปแล้ว ยอดที่จ่ายแล้ว และยอดที่ยังค้างอยู่ คุณจึงเห็นได้ในพริบตาว่าใครค้างชำระและเป็นจำนวนเท่าไร
- ระบบบัญชีแยกยอดขาย ยอดซื้อ และค่าใช้จ่ายออกเป็นกำไรสุทธิ ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระจึงแสดงเป็นเงินที่ลูกค้าค้างคุณ ไม่ใช่เงินสดที่คุณนำไปใช้ได้
- รายงานช่วยให้คุณดึงมุมมองอายุหนี้ของบัญชีลูกหนี้ได้ แยกบิลใหม่ออกจากบิลที่ค้างมานานเกินไป คุณจึงรู้แน่ชัดว่าควรโทรทวงลูกค้ารายไหนก่อน
- เพราะใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ผู้จัดจำหน่าย และสต๊อกสินค้าอยู่รวมกันในระบบ ERP เดียว ราคาที่คุณเสนอ อะไหล่ที่คุณใช้ และยอดที่คุณเรียกเก็บจึงตรงกันพอดี ไม่เหลือช่องว่างให้ค่าใช้จ่ายหายไป
หน้างานและออฟฟิศ รวมเป็นหนึ่ง ไม่ต้องกรอกซ้ำ ไม่มีอะไรตกหล่น
- ใบเสร็จและค่าใช้จ่ายที่คุณบันทึกหน้างานจะไหลตรงเข้าสู่บัญชีออฟฟิศโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องพิมพ์งานซ้ำที่โต๊ะทำงาน ซึ่งตรงนั้นแหละคือจุดที่ค่าใช้จ่ายมักตกหล่นหรือพิมพ์ผิด
- เพราะเครื่องมือทั้งสองใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน งานที่ทำเครื่องหมายว่าเสร็จแล้วหน้างานจึงกลายเป็นบัญชีลูกหนี้ที่ออฟฟิศติดตามได้ในวันเดียวกัน ไม่ใช่หลายสัปดาห์ต่อมาเมื่อคุณเพิ่งจะ 'มาทำเอกสาร'
- หากลูกค้าโต้แย้งเรื่องบิล คุณสามารถย้อนรอยจากใบแจ้งหนี้ที่ออฟฟิศกลับไปยังประวัติการให้บริการหน้างาน การสแกนป้ายเครื่อง และบันทึกเสียงได้ หลักฐานครบทุกขั้นตอนอยู่ในที่เดียว
- ใบสมัครสมาชิกเดียว รายชื่อลูกค้าชุดเดียว ทั้งช่างและเจ้าของกิจการดูข้อมูลชุดเดียวกัน ดังนั้นเมื่อทำเครื่องหมายว่ารับเงินแล้วที่ออฟฟิศ มันก็จะถูกล้างออกจากประวัติหน้างานทันทีเช่นกัน
- หน้างานและออฟฟิศทำงานเป็นสองส่วนที่เท่าเทียมกันในกระบวนการเดียวกัน บันทึกที่หน้างาน ติดตามและทวงถามที่ออฟฟิศ ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจึงไม่มีที่ให้ซ่อนตัวอีกต่อไป
หยุดสูญเงินไปกับใบแจ้งหนี้ที่ลืมทวง
R-Pro จับคู่แอปหน้างานและระบบ ERP ในออฟฟิศเป็นเครื่องมือสองตัวที่เท่าเทียมกันในกระบวนการเดียว บันทึกค่าใช้จ่ายที่หน้างาน แล้วติดตามบัญชีลูกหนี้ทุกรายการในบัญชีจนกว่าจะได้รับชำระ ใบสมัครสมาชิกเดียว หน้างานและออฟฟิศรวมกัน
Get R-Pro →FAQ
R-Pro เป็นแอปหน้างานหรือโปรแกรมออฟฟิศกันแน่
เป็นทั้งสองอย่าง และทั้งคู่มีน้ำหนักเท่ากัน แอปหน้างานดูแลการวินิจฉัยอาการเสียด้วย AI การสแกนป้ายเครื่องและใบเสร็จ บันทึกเสียง ประวัติแยกตามลูกค้า และการออกใบเสร็จหน้างาน โดยทำงานออฟไลน์เต็มรูปแบบ ส่วนระบบ ERP ในออฟฟิศดูแลใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี บัญชี สต๊อกสินค้า ผู้จัดจำหน่าย และบัญชีแยกประเภทลูกค้า ทั้งสองใช้กระบวนการเดียวกัน ค่าใช้จ่ายที่คุณบันทึกหน้างานจึงกลายเป็นบัญชีลูกหนี้ที่ออฟฟิศติดตามได้ โดยไม่ต้องกรอกซ้ำ
ฉันตั้งภาษีของประเทศตัวเองบนใบแจ้งหนี้ได้ไหม
ได้ ระบบ ERP ให้คุณตั้งชื่อภาษีและอัตราภาษีของตัวเองได้ ไม่ว่าจะเป็น VAT, GST หรือภาษีขาย ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีจึงออกมาตรงตามที่หน่วยงานภาษีของคุณกำหนด ไม่ถูกล็อกไว้กับรูปแบบของประเทศใดประเทศหนึ่ง ทั้งแอปหน้างานและระบบ ERP ในออฟฟิศรองรับ 10 ภาษา
R-Pro ช่วยให้ฉันเห็นว่าใบแจ้งหนี้ไหนเลยกำหนดชำระได้อย่างไรจริง ๆ
บัญชีแยกประเภทลูกค้าแสดงยอดคงค้างของลูกค้าแต่ละราย และรายงานให้มุมมองอายุหนี้ของบัญชีลูกหนี้ แยกบิลใหม่ออกจากบิลที่ค้างชำระมานานเกินไป เพราะงานที่เสร็จแล้วไหลจากหน้างานตรงเข้าสู่ใบแจ้งหนี้ จึงไม่มีงานไหนค้างอยู่โดยไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ รายการที่เลยกำหนดชำระที่คุณเห็นจึงครบถ้วนสมบูรณ์
ถ้าฉันทำงานเสร็จในที่ที่ไม่มีอินเทอร์เน็ตจะเกิดอะไรขึ้น
แอปหน้างานทำงานออฟไลน์เต็มรูปแบบ คุณจึงยังออกใบเสร็จ สแกนป้ายเครื่อง และบันทึกค่าใช้จ่ายหน้างานได้ เมื่อกลับเข้าสู่พื้นที่ที่มีสัญญาณ ข้อมูลจะซิงค์เข้าสู่ระบบ ERP ในออฟฟิศโดยอัตโนมัติ และกลายเป็นบัญชีลูกหนี้ที่ติดตามได้ คุณจะไม่สูญเสียค่าใช้จ่ายเพราะสัญญาณหลุด