Llevar un libro mayor de clientes en cuentas de refrigeración comercial con trabajos pagados y pendientes mezclados
Una cadena de supermercados con seis tiendas, un grupo de restaurantes y un almacén frigorífico no pagan como un particular: trabajan por mes, algunos trabajos se cobran al terminar, otros quedan abiertos a 30 días, y la misma cuenta mezcla ambos. La app de campo de R-Pro registra cada aviso de cámara frigorífica, cada cambio de compresor y cada factura de compra en sitio en el momento, y el ERP de oficina vuelca esos trabajos en un libro mayor por cliente para que veas con exactitud qué ha pagado cada cuenta comercial y qué sigue pendiente, sin perseguir papeles.
En sitio: registrar el trabajo y el dinero donde ocurren
- Consulta el historial de servicio completo de la cuenta antes de subir a la cubierta: cada visita anterior a esa vitrina refrigerada del supermercado o al expositor del restaurante está ahí, así sabes si es el tercer fallo de compresor en la misma unidad condensadora o una avería nueva.
- Ejecuta el diagnóstico de averías con IA a partir del síntoma que ves (compresor con ciclos cortos, evaporador escarchado, una central con baja presión de aspiración) contra más de 600 casos reales de refrigeración para obtener la causa probable y los pasos de reparación antes de empezar a cambiar piezas a costa del cliente.
- Escanea la placa de características del equipo para autocompletar el modelo y el número de serie en el trabajo, y escanea cualquier factura de piezas que hayas recogido para que el coste se asigne a la cuenta correcta automáticamente.
- Emite un recibo en sitio en cuanto un encargado paga en efectivo o con tarjeta una reparación del mismo día, y para la tienda que trabaja a cuenta, deja el trabajo abierto para que pase a su extracto mensual.
- Captura una nota de voz mientras está fresco ('cambiada la válvula de expansión en la vitrina 4, volver la semana que viene por la junta de la puerta'): todo funciona totalmente sin conexión, así que una sala de máquinas en sótano sin cobertura no te cuesta el registro.
En la oficina: un libro mayor por cliente que separa lo pagado de lo pendiente
- Abre cualquier cuenta comercial y ve un único libro mayor: cada trabajo, el importe, la fecha y un estado claro de pagado/pendiente, así una cuenta de supermercado con seis tiendas te muestra tanto las tres facturas que liquidaron como las dos que siguen pendientes.
- Marca los trabajos como pagados a medida que entra el dinero y el saldo pendiente de la cuenta se actualiza al instante: sin hoja de cálculo, sin recalcular lo que el grupo de restaurantes aún debe entre cuatro locales.
- Envía facturas y facturas con impuestos ajustadas al impuesto de TU país: llámalo IVA, GST o impuesto sobre ventas y fija tu propio tipo, así el almacén frigorífico recibe un documento conforme, no un total escrito a mano.
- Crea presupuestos detallados por partidas para los trabajos grandes (una reforma completa de una central o la instalación de una nueva cámara) y convierte el presupuesto aprobado directamente en la factura que se contabiliza en el libro mayor de esa cuenta.
- Vuélcalo en la contabilidad y los informes: ventas, compras, gastos y beneficio neto quedan registrados, así las piezas que escaneaste en campo y la mano de obra que facturaste se concilian con lo que cada cuenta ha pagado de verdad.
La conexión: el trabajo de campo se convierte en apunte del libro mayor automáticamente
- Como la app de campo y el ERP de oficina son un solo sistema, el trabajo que cerraste en la tienda esta mañana ya es una línea en el libro mayor de esa cuenta para cuando vuelves a la furgoneta, sin volver a teclear en un software de contabilidad aparte.
- Los costes siguen al trabajo: una factura que escaneaste en sitio y las piezas que sacaste del inventario se asocian al cliente correcto, así el saldo pendiente refleja el coste y el precio reales, no una suposición.
- Los trabajos pagados en sitio entran marcados como pagados y los trabajos a cuenta entran como pendientes: la separación campo/oficina mantiene limpia tu antigüedad de saldos sin que ordenes nada a mano.
- Una suscripción, 10 idiomas, dos herramientas potentes trabajando juntas: el mismo registro de cuenta impulsa tanto el diagnóstico en sitio como el saldo de oficina, así nada se pierde entre el campo y los libros.
Lleva tus cuentas comerciales con R-Pro: campo y oficina, juntos
R-Pro te da dos herramientas equiparables en una suscripción: una app de campo con diagnóstico de averías por IA sobre más de 600 casos reales de refrigeración, escaneo de placas y facturas, recibos en sitio y funcionamiento totalmente sin conexión; y un ERP de oficina con presupuestos, facturas y facturas con impuestos, contabilidad, inventario, proveedores y un libro mayor por cliente que mantiene claros los trabajos pagados y pendientes. Tu trabajo de campo fluye a los libros automáticamente, así el saldo de cada cuenta comercial está siempre al día.
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¿Cómo veo lo que una cuenta comercial aún me debe a lo largo de varios trabajos?
Abre ese cliente en el ERP y mira su libro mayor. Cada trabajo de la cuenta aparece con su importe y un estado de pagado o pendiente, además de un saldo pendiente acumulado, así un supermercado de varias tiendas o un grupo de restaurantes te muestra exactamente qué trabajos están liquidados y cuáles siguen pendientes, todo en un solo lugar.
¿Puede una misma cuenta tener trabajos pagados en sitio y trabajos abiertos a 30 días?
Sí: ese es el patrón comercial habitual y el libro mayor lo gestiona directamente. Una reparación del mismo día que un encargado de tienda paga en el acto se registra como pagada (con un recibo en sitio), mientras que el trabajo a cuenta que facturas mensualmente queda pendiente hasta que lo marcas como pagado. Ambos conviven bajo el mismo cliente.
¿Tengo que volver a introducir los trabajos de campo en mi contabilidad para actualizar el saldo?
No. La app de campo y el ERP de oficina son un solo sistema, así que un trabajo que cierras en sitio fluye al libro mayor de esa cuenta y a tu contabilidad automáticamente, sin doble introducción. Las facturas escaneadas y los costes de piezas siguen al trabajo hasta el cliente correcto.
¿Coincidirán las facturas con las normas fiscales de mi país?
Sí. Tú fijas tu propio nombre y tipo de impuesto (IVA, GST o impuesto sobre ventas), así las facturas y facturas con impuestos que envías a las cuentas comerciales son conformes donde operas, no quedan atadas al formato de un solo país.