Emitir una orden de compra para piezas de refrigeración difíciles de encontrar y vincularla al trabajo
Un contactor de compresor scroll averiado es una cosa; una válvula de expansión OEM descatalogada o un motor de ventilador EC de plazo largo que nadie tiene en stock es otra. Cuando hay que pedir una pieza especial, el trabajo queda en espera y el coste tiene que quedar imputado al cliente correcto — no perdido en un recibo de mostrador dentro de tu furgoneta. R-Pro se ocupa de ambos extremos: la app de campo captura en sitio la pieza averiada exacta, y el ERP de oficina emite la orden de compra al proveedor y la vincula directamente a ese trabajo.
En campo: concreta la pieza exacta antes de marcharte
- Escanea la placa de características del equipo con la app de campo — modelo, número de serie, datos de refrigerante y eléctricos se rellenan solos, de modo que la pieza que pides coincide con la unidad y no con una suposición de memoria.
- Fotografía el componente averiado (el motor ECM quemado, la válvula de expansión termostática gripada, el separador de aceite agrietado) y adjúntalo al registro de servicio de ese cliente, con el número de pieza OEM visible.
- Añade una nota de voz mientras aún estás frente a la unidad — 'rack R404A, motor de ventilador del evaporador, 230 V, necesita también el módulo de control que le corresponde' — para que no se olvide nada de vuelta en la oficina.
- Funciona totalmente sin conexión: en una sala de máquinas o en una azotea sin cobertura, los datos de la pieza, las fotos y las notas se guardan en local y sincronizan en cuanto vuelves a estar en línea.
- Emite un recibo en el acto por la visita de diagnóstico y cualquier pieza ya sustituida, para que el cliente sepa que la pieza de pedido especial es lo único que queda pendiente.
En la oficina: emite la orden de compra y pide la pieza
- Abre la ficha del proveedor de tu mayorista de refrigeración o del distribuidor OEM y emite una orden de compra para la pieza difícil de encontrar — cantidad, precio acordado y tu referencia de pieza, todo en una sola OC.
- Escanea la confirmación de pedido o el recibo de factura del proveedor; el ERP rellena automáticamente las líneas y el total, así que el coste del pedido especial entra en tus cuentas con exactitud sin volver a teclear.
- La OC y esa compra fluyen directas a la contabilidad — registradas como una compra imputada al trabajo, alimentando ventas, compras, gastos y beneficio neto para que el margen de esa reparación sea real, no estimado.
- Añade la pieza al inventario cuando llegue, o pásala directamente al trabajo — en cualquier caso el coste queda controlado, no enterrado en un albarán de mostrador en papel.
- Elabora un presupuesto detallado para el cliente que cubra la pieza de pedido especial más la mano de obra, y luego conviértelo en factura o factura con impuestos con el nombre y el tipo de impuesto de tu propio país (IVA, GST o impuesto sobre ventas).
La conexión: una pieza, seguida del trabajo a la OC y a la factura
- Como el registro de campo y la orden de compra hacen referencia al mismo trabajo del cliente, la pieza de pedido especial nunca queda huérfana — siempre sabes a qué unidad y a qué factura pertenece.
- El trabajo de campo fluye a las cuentas de la oficina automáticamente, de modo que el coste de la pieza que registraste en la OC aparece imputado al trabajo sin doble registro.
- Cuando llega la pieza y vuelves a montarla, tu escaneo de placa de características, fotos y nota de voz anteriores están justo ahí en el historial de servicio del cliente — sin agobios por recordar qué motor pediste.
- El libro mayor de cliente muestra el cuadro completo de esa cuenta: la visita de diagnóstico, el coste de la OC del pedido especial, la mano de obra y la factura final — todo enlazado.
- Los informes te dejan ver con qué frecuencia una pieza tiene plazos largos o se come el margen, para que la próxima vez puedas presupuestar trabajos de pedido especial con un recargo realista.
Una suscripción. App de campo y ERP de oficina, funcionando como uno solo.
R-Pro combina una app de campo con IA — escaneo de placas de características y recibos, notas de voz, historial por cliente, diagnóstico sin conexión sobre más de 600 casos reales — con un ERP de oficina completo para presupuestos, órdenes de compra, proveedores, inventario, facturas y contabilidad. Captura la pieza averiada en sitio, emite la OC al proveedor en la oficina y observa cómo todo queda vinculado al mismo trabajo — en 10 idiomas y sin doble registro.
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¿Cómo me aseguro de que el coste de una pieza de pedido especial caiga en el trabajo del cliente correcto y no en gastos generales?
Emite la orden de compra imputada al trabajo del cliente en el ERP de oficina. Como el registro de servicio de campo y la OC comparten el mismo trabajo, el coste de la pieza se registra como una compra vinculada a ese trabajo — alimenta el beneficio neto de esa reparación concreta en lugar de flotar en gastos generales, y aparece en el libro mayor del cliente.
La pieza tiene un plazo de entrega largo y el trabajo está en espera. ¿Cómo evito que se olvide?
En campo, la app guarda el escaneo de la placa de características, las fotos del componente averiado y una nota de voz en el historial de servicio de ese cliente. La OC queda abierta en la oficina hasta que llega la pieza. Cuando llega, vuelves con el registro completo delante y conviertes el presupuesto en factura — nada se cuela por las rendijas.
¿Puedo escanear el recibo del proveedor en lugar de teclear el coste de la OC a mano?
Sí. Escanea la confirmación de pedido o la factura del proveedor y el ERP rellena automáticamente las líneas y el total. Ese coste de compra fluye a la contabilidad imputado al trabajo, de modo que tu margen en la reparación refleja el precio real de la pieza, no una estimación.
¿Puedo facturar al cliente con el impuesto de mi propio país sobre la pieza de pedido especial?
Sí. Elabora un presupuesto detallado que cubra la pieza más la mano de obra, y luego conviértelo en factura o factura con impuestos usando el nombre y el tipo de impuesto de tu propio país — IVA, GST o impuesto sobre ventas — configurado como tu negocio lo necesite.