Cómo registrar los gastos de una empresa de climatización con una app
La mayoría de los dueños de empresas de climatización no pierden dinero en los grandes trabajos, sino en los pequeños gastos que nunca llegan a la contabilidad: una compra de piezas, el combustible, una herramienta adquirida a mitad de obra. R-Pro lo soluciona con dos herramientas que funcionan como una sola: una app de campo que captura el recibo en el momento en que gastas, y un ERP de oficina que lo convierte en un asiento contable real. Campo y oficina, juntos, para que un recibo que fotografías en una azotea se convierta en un gasto registrado en tu contabilidad sin que tengas que volver a teclearlo.
Captura el gasto sobre el terreno, en el instante en que ocurre
- Haz una foto de cualquier recibo (piezas, combustible, herramientas, suministros) y R-Pro lo escanea y completa automáticamente el proveedor, los artículos y el total, así no tienes que teclear en el móvil con las manos llenas de grasa.
- Regístralo contra el cliente o el trabajo en el que estás, de modo que el coste quede vinculado a la obra correcta en lugar de flotar en una caja de zapatos hasta la temporada de impuestos.
- Funciona completamente sin conexión: registra el gasto en una sala de máquinas o un sótano sin señal y se guarda en el dispositivo de forma segura hasta que vuelves a tener cobertura.
- Usa notas de voz para anotar para qué fue el gasto ('condensador para el Edificio 4') mientras lo tienes fresco, así nada será un misterio semanas después.
- Como se captura en el acto, el recibo nunca se pierde en el bolsillo de la puerta de la furgoneta: la mayor fuente de deducciones perdidas para los pequeños talleres de climatización.
Convierte los recibos en contabilidad real dentro del ERP de oficina
- El ERP de oficina registra los gastos como asientos contables en condiciones, junto a las ventas y las compras, así ves el beneficio neto (ventas menos gastos y compras), no solo un montón de fotos.
- Organiza el gasto por categoría y por proveedor, y obtén informes que muestran adónde va realmente el dinero mes a mes.
- Configura el impuesto de TU propio país (nombre y tipo: IVA, GST o impuesto sobre ventas), para que las cifras de gastos y facturas coincidan con cómo declaras de verdad, operes donde operes.
- Vincula las compras a proveedores y órdenes de compra, y mantén un libro mayor de clientes, de modo que el lado del gasto y el lado de los ingresos convivan en una contabilidad conectada.
- Esto es contabilidad completa por derecho propio (presupuestos, facturas y facturas fiscales, inventario e informes), no una pantalla reducida para tomar notas.
Un solo flujo de trabajo: el gasto de campo fluye a la contabilidad de la oficina automáticamente
- Un recibo capturado sobre el terreno pasa directamente a la contabilidad de la oficina: sin doble registro, sin volver a teclear las mismas cifras en un segundo programa por la noche.
- Ambas herramientas funcionan con una sola suscripción en 10 idiomas, así el móvil del técnico y la pantalla del contable siempre ven los mismos datos.
- Como el gasto ya está vinculado a un trabajo, ves al instante el coste real de ese trabajo: mano de obra, piezas y los pequeños gastos que la mayoría de los talleres olvida contar.
- Campo y oficina se mantienen sincronizados, así el cierre de mes es una revisión en lugar de una carrera frenética por recuperar recibos sueltos.
- El resultado: cada euro que gastas en la furgoneta aparece en la contabilidad, lo que significa una imagen de beneficio más limpia y una factura fiscal más baja a la hora de declarar.
Captura cada gasto, de la furgoneta a la contabilidad
R-Pro combina una app de campo que captura recibos sobre el terreno con un ERP de oficina que los contabiliza en contabilidad real: dos herramientas potentes, un flujo de trabajo. Registra cada gasto de climatización una sola vez y observa cómo aparece tu beneficio real.
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¿R-Pro es una app de campo o un programa de contabilidad de oficina?
Ambas cosas, y son mitades iguales de un mismo producto. La app de campo captura recibos, ejecuta el diagnóstico de averías con IA, escanea placas de características y funciona sin conexión sobre el terreno. El ERP de oficina se encarga de la contabilidad, los presupuestos, las facturas y facturas fiscales, el inventario y los proveedores. Las usas juntas con una sola suscripción, y los gastos de campo fluyen a la contabilidad de la oficina de forma automática.
¿Puedo configurar el tipo y el nombre del impuesto de mi propio país?
Sí. Tú estableces tu propio nombre y tipo de impuesto (IVA, GST o impuesto sobre ventas), de modo que los registros de gastos, las facturas y las facturas fiscales coincidan con cómo declaras de verdad. R-Pro está hecho para empresas de climatización y refrigeración de muchos países, no para un único sistema tributario.
¿Tengo que introducir cada gasto dos veces, una sobre el terreno y otra en la oficina?
No. Esa es toda la idea. Un recibo que fotografías sobre el terreno se registra una vez y fluye directamente a la contabilidad de la oficina como un asiento de gasto real. No hay doble registro ni hay que volver a teclear al final del día.
¿Qué pasa si registro un gasto en un lugar sin internet?
Sigue funcionando. La app de campo es completamente sin conexión, así que puedes capturar un recibo en un sótano o en una azotea sin señal. Los datos se guardan de forma segura en el dispositivo y se sincronizan con la contabilidad de la oficina en cuanto vuelves a tener cobertura.