Gestionar una ruta de contratos de mantenimiento de equipos compactos de azotea (RTU) en una docena de restaurantes
Una ruta trimestral de mantenimiento preventivo de RTU por doce restaurantes significa correas, compuertas de economizador, baterías de condensador e intercambiadores de calor de equipos de gas: doce listas de equipos distintas, doce historiales de servicio y un solo contrato que tiene que seguir siendo rentable. La app de campo de R-Pro resuelve el trabajo en obra: consulta el historial de cada unidad, escanea la placa de características, diagnostica un aviso de falta de frío contra más de 600 casos reales y entrega una factura simplificada antes de bajar de la azotea. El ERP de oficina lleva la parte del contrato: presupuestos recurrentes, facturas con tu propia configuración de impuestos, inventario de repuestos y una contabilidad que ya refleja lo que hiciste en la azotea.
En la azotea: cada RTU de la ruta, resuelta desde la app de campo
- Abre la ficha del cliente de cada restaurante y tienes la lista completa de equipos de ese local: el Carrier de 7,5 toneladas en el aire de reposición del extractor de la parrilla, las dos unidades compactas de 5 toneladas sobre el comedor, con el historial de servicio completo desde la última visita de mantenimiento, así sabes que el actuador del economizador que marcaste en primavera está a punto de fallar.
- Escanea la placa de características del RTU para autocompletar modelo, número de serie, carga de refrigerante y tonelaje, en lugar de forzar la vista ante una etiqueta descolorida y teclearlo a mano: el dato queda en la ficha de esa unidad al instante.
- ¿Un aviso de falta de frío a mitad de ruta? Ejecuta el diagnóstico de averías con IA, construido sobre más de 600 casos reales de climatización y refrigeración (presión de alta elevada, disparo por seguridad, caudal de aire débil sobre una batería obstruida): del síntoma a la causa probable y a los pasos de reparación, allí mismo en la acera.
- Deja una nota de voz mientras la calefacción de gas está funcionando ('secundario fisurado, recomendar sustitución el próximo trimestre') para que nada se pierda entre el local número doce y la furgoneta.
- Emite una factura simplificada en obra en cuanto terminas cada unidad y, como la app de campo funciona totalmente sin conexión, nada depende de la cobertura móvil en la azotea ni de un wifi de restaurante bloqueado.
De vuelta en la oficina: el contrato, facturado y contabilizado en el ERP
- Crea el contrato de mantenimiento preventivo recurrente como presupuesto desglosado (mano de obra por visita, juegos de filtros, correas, refrigerante) y reutilízalo en los doce locales, en lugar de rehacer el mismo alcance doce veces.
- Factura a cada restaurante según tu ciclo de facturación con facturas fiscales ajustadas al nombre y al tipo de impuesto de tu propio país (IVA, GST o impuesto sobre ventas): sin pelearte con una herramienta pensada para el sistema fiscal de otro.
- Controla filtros, correas, contactores y condensadores en el inventario, así, cuando cargues la furgoneta para la ruta, sabes qué hay en la estantería y qué incluir en un pedido a tu proveedor.
- Lleva la contabilidad de todo el contrato (ventas de cada local, compras de repuestos, gastos y beneficio neto) para ver si esa ruta de tarifa plana realmente da dinero o pierde discretamente en las dos unidades más antiguas.
- Mantén un libro de cuentas por cliente para cada restaurante de la cadena, de modo que un operador con varios locales vea un único historial de cuenta limpio en lugar de una caja de zapatos llena de tickets de papel.
La conexión: el trabajo en la azotea fluye a la contabilidad, sin doble registro
- Las facturas simplificadas y los registros de servicio que creas en la azotea pasan a la parte de oficina automáticamente: no vuelves a teclear doce visitas en la contabilidad esa misma noche.
- Un repuesto que sacaste de la furgoneta en obra aparece descontado del inventario y cargado al trabajo del cliente, así el recuento de existencias y la facturación se mantienen cuadrados sin una hoja de cálculo aparte.
- Tanto la app de campo como el ERP de oficina funcionan en 10 idiomas con una sola suscripción, algo que importa cuando tu ruta cubre un grupo de restaurantes con encargados que no todos leen inglés.
- Como campo y oficina comparten los mismos datos, el presupuesto del contrato, la factura simplificada en obra, la factura fiscal y el asiento contable son todos el mismo trabajo: diagnosticado en la azotea, facturado y contabilizado en la oficina, sin que nada se pierda entre un local y otro.
Gestiona toda la ruta con R-Pro: app de campo y ERP de oficina, juntos
R-Pro te da dos herramientas potentes en una sola suscripción: una app de campo que consulta el historial de cada RTU, escanea placas de características, diagnostica averías contra más de 600 casos reales y emite facturas simplificadas en obra totalmente sin conexión, y un ERP de oficina que gestiona tus presupuestos de mantenimiento recurrentes, facturas fiscales, inventario de repuestos, proveedores y contabilidad. Diagnostica y factura en la azotea, presupuesta y contabiliza en la oficina, en 10 idiomas y sin doble registro entre ambos.
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Hago el mismo alcance de mantenimiento en una docena de locales, ¿tengo que crear el presupuesto doce veces?
No. Crea el contrato de mantenimiento desglosado una sola vez en el ERP de oficina (mano de obra por visita, filtros, correas, refrigerante) y reutilízalo en todos los restaurantes de la ruta. Cada local conserva sus propias facturas, facturas fiscales y libro de cuentas, pero el alcance y los precios no se rehacen para cada ubicación.
La cobertura móvil en la azotea es pésima y el wifi del restaurante está bloqueado. ¿Funciona igual la app de campo?
Sí. La app de campo funciona totalmente sin conexión. Puedes consultar el historial de servicio de cada RTU, escanear placas de características, ejecutar el diagnóstico de averías con IA, grabar notas de voz y emitir una factura simplificada sin nada de señal. Se sincroniza con la parte de oficina en cuanto vuelves a tener cobertura.
¿Cómo controlo qué unidades ya marqué para revisión de seguimiento en todos los locales?
Los equipos de cada local llevan su propio historial de servicio, así que el actuador del economizador o el intercambiador fisurado que anotaste el trimestre pasado están ahí mismo, en la ficha de esa unidad, cuando vuelves. Las notas de voz y las facturas simplificadas en obra se asocian al RTU concreto, no a un montón general de notas.
¿Puedo saber si el contrato de tarifa plana es realmente rentable?
Sí. El ERP de oficina lleva la contabilidad de todo el contrato (ventas de cada local, compras de repuestos, gastos y beneficio neto), así puedes ver si la ruta gana dinero en conjunto o lo pierde en las unidades más antiguas, en lugar de adivinarlo a fin de año.