Cómo controlar facturas impagadas y cuentas por cobrar en una pequeña empresa de climatización
En una pequeña empresa de climatización, el dinero suele escaparse por dos grietas: el recibo que entregas en la obra y la factura que nunca se reclama en la oficina. R-Pro cierra ambas con dos herramientas potentes que comparten un mismo flujo de trabajo: una app de campo para el técnico sobre el terreno y un ERP de oficina para la contabilidad, de modo que cada trabajo que terminas se convierte en una factura que realmente puedes seguir hasta que esté cobrada.
Registra el cargo en el momento en que termina el trabajo, sobre el terreno
- Emite un recibo en la obra en el instante en que finaliza la reparación, para que el cliente sepa exactamente cuánto debe antes de que te marches del lugar, sin ese 'ya te lo envío luego' que acaba convertido en un cargo olvidado.
- Escanea la placa de características del equipo y los recibos de las piezas; R-Pro completa los datos automáticamente, de modo que el modelo, la pieza y el coste quedan vinculados al trabajo en lugar de perderse en un papelito dentro de tu furgoneta.
- Cada cargo queda registrado en el historial de servicio de ese cliente, así que cuando llegas al siguiente aviso ya ves qué se facturó la última vez y si llegó a saldarse.
- Deja una nota de voz rápida ('quedó en pagar el día 15, el dueño es el Sr. Lee') y permanece junto al trabajo: la promesa de pago queda registrada, no perdida en tu cabeza.
- Todo esto funciona completamente sin conexión, así que una sala de máquinas en un sótano sin cobertura nunca te impide registrar lo que el cliente debe.
Convierte los trabajos en facturas y vigila las cuentas por cobrar, en la oficina
- Convierte cualquier trabajo finalizado en una factura o factura fiscal dentro del ERP de oficina, con el nombre y el tipo del impuesto de tu propio país (IVA, GST, impuesto sobre ventas) configurados tal como lo exige tu administración tributaria.
- El libro mayor de clientes muestra el saldo de cada cliente: lo que se facturó, lo que se ha pagado y lo que sigue pendiente, para que veas de un vistazo quién te debe y cuánto.
- La contabilidad separa ventas, compras y gastos en el beneficio neto, de modo que una factura impagada aparece como dinero que te deben, no como efectivo que puedes gastar.
- Los informes te permiten obtener una vista de antigüedad de las cuentas por cobrar (facturas recientes frente a las que llevan demasiado tiempo pendientes), así sabes exactamente a qué clientes llamar primero.
- Como los presupuestos, las facturas, los proveedores y el inventario conviven en un mismo ERP, el precio que presupuestaste, las piezas que usaste y el importe que facturaste cuadran entre sí, sin dejar ninguna grieta por la que pueda desaparecer un cargo.
Campo y oficina, juntos: sin doble registro, nada se escapa
- El recibo y los cargos que registras sobre el terreno fluyen directamente a la contabilidad de la oficina de forma automática: nunca vuelves a teclear un trabajo en el escritorio, que es justo donde los cargos se pierden o se transcriben mal.
- Como ambas herramientas comparten un mismo registro, un trabajo marcado como finalizado sobre el terreno se convierte el mismo día en una cuenta por cobrar que la oficina puede seguir, no semanas después cuando por fin 'haces el papeleo'.
- Si un cliente cuestiona una factura, puedes rastrearla desde la factura de la oficina hasta el historial de servicio de campo, el escaneo de la placa y la nota de voz: todo el rastro de pruebas en un solo lugar.
- Una suscripción, una lista de clientes: el técnico y el dueño ven los mismos datos, así que un pago marcado como recibido en la oficina se descuenta al instante también del historial de campo.
- Campo y oficina funcionan como dos mitades iguales del mismo flujo de trabajo: registrar sobre el terreno, seguir y reclamar en la oficina, de modo que las facturas impagadas ya no tienen dónde esconderse.
Deja de perder dinero con facturas que olvidaste reclamar
R-Pro combina una app de campo y un ERP de oficina como dos herramientas iguales dentro de un mismo flujo de trabajo: registra el cargo en la obra y luego sigue cada cuenta por cobrar en la contabilidad hasta que esté pagada. Una suscripción, campo y oficina juntos.
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¿R-Pro es una app de campo o un programa de oficina?
Es ambas cosas, y tienen el mismo peso. La app de campo se encarga del diagnóstico de averías con IA, el escaneo de placas de características y recibos, las notas de voz, el historial por cliente y los recibos sobre el terreno, todo completamente sin conexión. El ERP de oficina se encarga de presupuestos, facturas y facturas fiscales, contabilidad, inventario, proveedores y el libro mayor de clientes. Comparten un mismo flujo de trabajo, así que el cargo que registras sobre el terreno se convierte en una cuenta por cobrar que la oficina puede seguir, sin doble registro.
¿Puedo configurar el impuesto de mi propio país en las facturas?
Sí. El ERP te permite establecer tu propio nombre y tipo de impuesto (IVA, GST o impuesto sobre ventas), de modo que las facturas y facturas fiscales salgan tal como espera tu administración tributaria, sin quedar limitadas al formato de un único país. Tanto la app de campo como el ERP de oficina están disponibles en 10 idiomas.
¿Cómo me ayuda R-Pro a ver realmente qué facturas están vencidas?
El libro mayor de clientes muestra el saldo pendiente de cada cliente, y los informes te dan una vista de antigüedad de las cuentas por cobrar, separando las facturas recientes de las que llevan demasiado tiempo sin pagar. Como los trabajos finalizados fluyen del campo directamente a las facturas, nada queda sin facturar, así que la lista de vencidos que ves es completa.
¿Qué pasa si termino un trabajo en un lugar sin internet?
La app de campo funciona completamente sin conexión, así que igualmente emites el recibo, escaneas la placa de características y registras el cargo en la obra. En cuanto vuelves a tener cobertura, se sincroniza automáticamente con el ERP de oficina, donde se convierte en una cuenta por cobrar que puedes seguir: nunca pierdes un cargo por culpa de la falta de señal.