Seguimiento de garantías y piezas en una operación de servicio HVAC con mucho movimiento
Cuando un compresor falla seis meses después de instalarlo, la pregunta es sencilla: ¿estaba en garantía y qué pieza montaste en realidad? Si esa respuesta vive en una factura olvidada en la guantera o en la memoria de un técnico, el coste lo asumes tú. R-Pro mantiene la pieza, el proveedor, la compra y el historial de equipos del cliente unidos entre sí, para que el estado de la garantía nunca sea una suposición.
En el campo: registra la pieza y el equipo en el momento del trabajo
- Escanea la placa de características de la unidad y de la pieza — modelo, número de serie y fecha de instalación se autocompletan en el registro de equipos de ese cliente, de modo que tienes una referencia fechada contra la que medir cualquier periodo de garantía.
- Escanea la factura del proveedor por la pieza que montas; R-Pro lee automáticamente el artículo y el precio, así la pieza usada queda registrada contra el trabajo correcto, no garabateada en un papel.
- Cada visita se guarda en el historial de servicio por cliente y por equipo — cuando una unidad vuelve, el técnico ve exactamente qué se sustituyó la última vez y cuándo, totalmente sin conexión en la obra.
- Emite una factura en obra que nombra la pieza y el trabajo, dando al cliente (y a ti) un documento fechado en el momento en que termina el trabajo.
- El diagnóstico de averías con IA, basado en más de 600 casos reales de HVAC y refrigeración, ayuda a confirmar si un fallo recurrente apunta de nuevo a una pieza que ya sustituiste en garantía.
En la oficina: inventario, proveedores y pedidos de compra que prueban lo que pagaste
- Mantén un inventario real de piezas para saber qué hay en la furgoneta y en el almacén, y cuánto te costará de verdad sacar de stock una sustitución por garantía.
- Conserva un registro de cada proveedor con su libro de transacciones, para que cuando una pieza falle pronto sepas a quién se la compraste y puedas reclamarle.
- Genera pedidos de compra y registra las compras contra los proveedores — esa prueba de compra fechada es justo lo que un fabricante o distribuidor quiere para reconocer la garantía de una pieza.
- La contabilidad separa ventas, compras y gastos en beneficio neto, así las sustituciones por garantía que asumes aparecen como un coste real en vez de desvanecerse en silencio.
- Las facturas y facturas con impuestos usan el nombre y el tipo impositivo de tu propio país, y el libro mayor del cliente muestra el historial completo de trabajos, piezas y pagos de cada cliente en un solo lugar.
La conexión: el trabajo de campo fluye a las cuentas sin doble entrada
- La pieza que un técnico escanea y el equipo que repara en el campo aterrizan en el mismo sistema que la oficina usa para inventario, proveedores y el libro mayor del cliente — sin reteclear, sin papeles perdidos.
- Como la fecha de instalación (campo) y la fecha de compra (pedido de compra de oficina) conviven juntas, R-Pro puede mostrar si un fallo que vuelve sigue dentro de su ventana de garantía.
- Una sola suscripción cubre tanto la app de campo como el ERP de oficina, en 10 idiomas, para que el técnico en obra y el propietario en el escritorio miren el mismo registro de garantía y piezas.
- Cuando asumes un coste de garantía, se registra una vez y se refleja en todas partes — las piezas usadas, el proveedor del que vinieron y el impacto en el beneficio neto son todos coherentes.
Dos herramientas, una operación: nunca vuelvas a perder una pieza ni una garantía
R-Pro combina una potente APP DE CAMPO — diagnóstico con IA sobre más de 600 casos reales, escaneo de placas de características y facturas, historial por equipo, facturas en obra, totalmente sin conexión — con un ERP DE OFICINA completo para inventario, proveedores, pedidos de compra, el libro mayor del cliente y contabilidad. Dos herramientas equivalentes, una suscripción, 10 idiomas, con el trabajo de campo fluyendo directo a las cuentas. Controla cada pieza y cada garantía en un solo lugar.
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¿Cómo sabe R-Pro si una reparación sigue en garantía?
En el campo, al escanear la placa de características se registran el modelo, el número de serie y la fecha de instalación de la unidad para los equipos de ese cliente. En la oficina, el pedido de compra y el registro del proveedor que coinciden guardan la prueba de compra fechada. Como ambos están en el mismo sistema, puedes ver la fecha de instalación frente al periodo de garantía de la pieza y decidir si la revisita está cubierta antes de comprometerte a asumir el coste.
¿Puedo controlar qué pieza exacta se usó en la unidad de cada cliente?
Sí. Cada visita se almacena en el historial de servicio por cliente y por equipo, y la pieza se registra en el trabajo — bien escaneada de la factura del proveedor, bien sacada del inventario. Cuando esa unidad vuelve, el técnico ve qué se sustituyó la última vez y cuándo, así que no hay que adivinar qué pieza hay en la máquina.
¿Tengo que introducir piezas y compras dos veces, una en el campo y otra en la oficina?
No. Ese es justo el sentido de que R-Pro sea un único sistema conectado. Lo que un técnico escanea o registra en obra fluye a las cuentas de la oficina automáticamente. El inventario, los libros de proveedores y el libro mayor del cliente se actualizan a partir de los mismos datos, así que no hay doble entrada ni papeles que se cuelen por las grietas.
¿Qué pasa con el coste cuando sustituyo una pieza gratis en garantía?
La sustitución se registra contra el trabajo y se saca del inventario, y la contabilidad de oficina la anota como un coste real. Como las ventas, las compras y los gastos se consolidan en el beneficio neto, el trabajo en garantía que asumes aparece como una cifra concreta en lugar de una pérdida oculta — y el registro del proveedor te dice a quién reclamar.