अपने देश के प्रारूप में टैक्स इनवॉइस जारी करना — अपना टैक्स नाम और दर खुद सेट करें
अगर आप किसी ऐसे देश के बाहर HVAC या प्रशीतन व्यवसाय चलाते हैं जिसके लिए आपका सॉफ़्टवेयर बना था, तो सामान्य '10% सेल्स टैक्स' वाले चालान काम नहीं आते — आपके ग्राहक और आपका टैक्स कार्यालय आपके स्थानीय प्रारूप, आपके टैक्स नाम और आपकी सटीक दर में दस्तावेज़ चाहते हैं। R-Pro आपको एक बार अपना टैक्स नाम और प्रतिशत तय करने देता है, फिर 10 में से किसी भी भाषा में अनुपालन-योग्य टैक्स इनवॉइस और चालान जारी करने देता है। साइट पर किया गया फील्ड का काम और ऑफिस में रखी जाने वाली बहियाँ एक ही डेटा पर चलती हैं, इसलिए आँकड़े हमेशा मेल खाते हैं।
साइट पर: जाने से पहले जॉब दर्ज करें और चालान जारी करें
- पहले फॉल्ट का निदान करें — फील्ड ऐप का AI 600+ असली HVAC और प्रशीतन केसों पर प्रशिक्षित है, इसलिए कोई लक्षण ठीक यूनिट के पास ही संभावित कारणों और अगले चरणों में बदल जाता है।
- उपकरण की नेमप्लेट और पुर्ज़ों का चालान स्कैन करें; विवरण अंगूठे से टाइप होने के बजाय अपने-आप भर जाते हैं, इसलिए मॉडल, रेफ्रिजरेंट और पुर्ज़ों की लागत सटीक रूप से दर्ज होती है।
- जो कुछ फ़ॉर्म में न आए उसके लिए एक वॉइस मेमो छोड़ें, और उस ग्राहक का पूरा सर्विस इतिहास खोलें ताकि आप जानें कि पिछली बार क्या किया गया था।
- ग्राहक को मौके पर ही चालान थमाएँ — पूरी तरह ऑफ़लाइन, इसलिए बेसमेंट की प्लांट रूम या बिना सिग्नल की ग्रामीण साइट कोई बाधा नहीं।
- यहाँ आप जो हर पंक्ति दर्ज करते हैं — मज़दूरी, पुर्ज़े, ग्राहक, टैक्स — वही कच्चा माल है जिससे ऑफिस का चालान बनता है, बिना दोबारा टाइप किए।
ऑफिस में: अपना टैक्स तय करें, फिर अनुपालन-योग्य टैक्स इनवॉइस जारी करें
- सेटिंग्स में अपने देश का टैक्स नाम और दर सेट करें — VAT, GST, IVA, BTW, कंजम्पशन टैक्स, या जो भी आपका अधिकार-क्षेत्र इसे कहता हो — ठीक उसी प्रतिशत पर जिसके लिए आप पंजीकृत हैं।
- उचित टैक्स इनवॉइस बनाएँ (केवल सादे चालान नहीं) जो नेट राशि, आपका नामित टैक्स, और कुल सकल राशि उसी तरह दिखाएँ जैसे आपका स्थानीय टैक्स कार्यालय देखना चाहता है।
- पूरा दस्तावेज़ सेट उसी ERP से तैयार करें — कोटेशन और एस्टिमेट, चालान, टैक्स इनवॉइस, और एक ग्राहक बही — ताकि कोई जॉब प्रस्ताव से भुगतान तक साफ़-सुथरे ढंग से बढ़े।
- हर दस्तावेज़ 10 में से किसी भी भाषा में जारी करें, ताकि आप स्थानीय-भाषा वाले ग्राहक को बिल कर सकें और फिर भी अपनी आंतरिक प्रति अपने लिए पढ़ने योग्य रख सकें।
- ERP आपकी अकाउंटिंग (बिक्री, खरीद, खर्च, शुद्ध लाभ), इन्वेंटरी, सप्लायर और परचेज़ ऑर्डर भी चलाता है — एक पूरा बैक ऑफिस, न कि सिर्फ़ चालान बनाने वाला एक-काम का औज़ार।
जुड़ाव: एक सब्सक्रिप्शन, कोई दोहरी एंट्री नहीं
- मौके पर आपने जो चालान जारी किया वह सीधे ऑफिस की बहियों में एक बिक्री के रूप में चला जाता है — आप जॉब को किसी अलग अकाउंटिंग प्रोग्राम में दोबारा टाइप नहीं करते।
- क्योंकि फील्ड ऐप और ERP एक ही डेटा स्रोत साझा करते हैं, आपके टैक्स-इनवॉइस के कुल जोड़ हमेशा उसी से मेल खाते हैं जो आपने फील्ड में असल में वसूला।
- अपना टैक्स नाम और दर एक बार सेट करें और यह हर जगह लागू होता है — फील्ड चालान और ऑफिस टैक्स इनवॉइस सभी 10 भाषाओं में एकरूप रहते हैं।
- एक सब्सक्रिप्शन दोनों टूल को कवर करता है, इसलिए कोई दूसरा लॉगिन नहीं, कोई एक्सपोर्ट-इम्पोर्ट का चक्कर नहीं, और कोई ऐसी खाई नहीं जहाँ सिस्टमों के बीच आँकड़े बहक जाएँ।
- जब आपका पंजीकरण बदलता है — नई दर, नया टैक्स नियम — आप इसे एक ही जगह अपडेट करते हैं और हर भावी दस्तावेज़ उसका पालन करता है।
दो टूल, एक वर्कफ़्लो — फील्ड से अनुपालन-योग्य टैक्स इनवॉइस तक
R-Pro दो मज़बूत टूल हैं जो साथ काम करते हैं: AI फॉल्ट डायग्नोसिस, नेमप्लेट और चालान स्कैनिंग, वॉइस मेमो, प्रति-ग्राहक इतिहास, और ऑफ़लाइन मौके पर चालान के लिए एक फील्ड ऐप — और कोटेशन, चालान, अपने देश के अपने टैक्स नाम और दर में टैक्स इनवॉइस, अकाउंटिंग, इन्वेंटरी, सप्लायर और रिपोर्ट के लिए एक ऑफिस ERP। दोनों 10 भाषाओं में, एक सब्सक्रिप्शन, जिसमें फील्ड का काम अपने-आप आपकी बहियों में पहुँचता है। अपना टैक्स एक बार सेट करें और कहीं भी अनुपालन-योग्य चालान जारी करें।
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क्या मैं अपने देश का टैक्स नाम और दर खुद सेट कर सकता हूँ, न कि सिर्फ़ एक तय प्रतिशत?
हाँ। ERP सेटिंग्स में आप टैक्स नाम (VAT, GST, IVA, कंजम्पशन टैक्स, या आपका स्थानीय शब्द) और जिस सटीक दर के लिए आप पंजीकृत हैं, दोनों तय करते हैं। फिर आप जो भी टैक्स इनवॉइस बनाते हैं वह उसी नाम और प्रतिशत का उपयोग करता है, ताकि दस्तावेज़ किसी हार्ड-कोडेड डिफ़ॉल्ट के बजाय वही हो जिसकी आपका टैक्स कार्यालय अपेक्षा करता है।
क्या टैक्स इनवॉइस उस चालान से अलग है जो मैं साइट पर थमाता हूँ?
वे अलग-अलग भूमिकाएँ निभाते हैं। फील्ड ऐप आपको मौके पर ही चालान जारी करने देता है ताकि ग्राहक भुगतान के प्रमाण के साथ जाए। ऑफिस ERP औपचारिक टैक्स इनवॉइस बनाता है — नेट राशि, नामित टैक्स, कुल सकल राशि — जिसका उपयोग आप और ग्राहक अकाउंटिंग और टैक्स फाइलिंग के लिए करते हैं। दोनों एक ही जॉब डेटा से बनते हैं, इसलिए आँकड़े मेल खाते हैं।
मैं किन भाषाओं में चालान जारी कर सकता हूँ?
फील्ड ऐप और ऑफिस ERP दोनों 10 भाषाओं में चलते हैं। आप किसी ग्राहक को उसकी भाषा में बिल कर सकते हैं और साथ ही अपनी प्रतियाँ अपने लिए पढ़ने योग्य रख सकते हैं, और दस्तावेज़ चाहे किसी भी भाषा में छपे, आपका टैक्स नाम और दर एकरूप रहती है।
क्या मुझे हर जॉब दो बार दर्ज करनी पड़ती है — एक बार चालान के लिए और एक बार बहियों के लिए?
नहीं। फील्ड ऐप और ERP एक ही साझा डेटा स्रोत पर दो टूल हैं। साइट पर आप जो जॉब और चालान दर्ज करते हैं वे अपने-आप ऑफिस अकाउंटिंग में चले जाते हैं, इसलिए टैक्स इनवॉइस और आपके बिक्री आँकड़े बिना दोबारा टाइप किए एक ही नंबरों से बनते हैं।