पार्ट्स सप्लायर रसीद स्कैन करें और खरीद को अपने-आप दर्ज करके अपनी लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स) अपडेट करें
आप अभी होलसेलर से एक TXV, एक फिल्टर-ड्रायर और दो पाउंड R-410A लेकर निकले हैं, और अगले जॉब की ओर जा रहे हैं। R-Pro फील्ड ऐप उसी सप्लायर रसीद को ट्रक में ही स्कैन कर लेता है और लाइन आइटम, कुल योग और टैक्स पढ़ लेता है — और ऑफिस ERP उसे एक दर्ज की गई खरीद में बदल देता है जो आपकी लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स), सप्लायर लेजर और शुद्ध लाभ को अपने-आप अपडेट कर देता है।
मौके पर: रसीद मिलते ही उसी पल स्कैन करें
- पार्ट्स काउंटर की कागजी रसीद या चालान को फील्ड ऐप से खींच लें — यह विक्रेता का नाम, तारीख, हर लाइन आइटम (पार्ट नंबर, मात्रा, यूनिट कीमत), उप-योग और टैक्स पढ़ लेता है, बजाय इसके कि आप बाद में किसी मुड़ी-तुड़ी पर्ची से टाइप करें।
- जब तक यह ताज़ा है, पार्किंग में ही कैप्चर कर लें: पाउंड के हिसाब से रेफ्रिजरेंट, एक कंप्रेसर, कॉन्टैक्टर, कैपेसिटर, तांबा, फिटिंग्स — वे ब्योरे जो टेक्नीशियन सचमुच जॉब के बीच खरीदता है, दिन के अंत तक खोते या भूलते नहीं।
- खरीद को उस ग्राहक या जॉब से जोड़ें जिस पर आप काम कर रहे हैं, ताकि $40 का ड्यूल-रन कैपेसिटर और R-410A टॉप-ऑफ ठीक उसी कॉल से बंधे रहें जिससे वे संबंधित हैं।
- पूरी तरह ऑफलाइन काम करता है — किसी ग्रामीण साइट या बेसमेंट मशीन रूम में बिना सिग्नल स्कैन करें, और यह तब तक संभाले रखता है जब तक आप रेंज में वापस न आ जाएँ। बे में सिग्नल न होने के कारण कोई रसीद नहीं खोती।
ऑफिस में: खरीद अपने-आप आपकी किताबों में आ जाती है
- स्कैन की गई रसीद ERP में एक दर्ज की गई खरीद बन जाती है — सही सप्लायर के नाम पर, लाइन आइटम और काउंटर द्वारा वसूले गए टैक्स के साथ, बिना दोबारा टाइप किए।
- उन लाइन आइटम से लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स) अपडेट होती है, इसलिए आपकी अकाउंटिंग जॉब के राजस्व के सामने असली सामग्री लागत दिखाती है और आपका शुद्ध लाभ अनुमान नहीं, सच्चाई होता है।
- सप्लायर लेजर समय के साथ ट्रैक रखता है कि आपने उस होलसेलर से क्या-क्या खरीदा — R-410A पर कीमत बढ़ोतरी पकड़ने या चलते हुए कुल योग को देखकर शर्तों पर मोलभाव करने में उपयोगी।
- जो पार्ट्स इन्वेंटरी में आते हैं, वे आपकी मौजूदा गिनती को समायोजित कर देते हैं, ताकि अभी खरीदा कॉन्टैक्टर अगली ट्रक-स्टॉक सूची में जाने से पहले ही दर्ज हो जाए।
- टैक्स आपके अपने देश की व्यवस्था के अनुसार कैप्चर होता है — नाम और दर (VAT, GST, सेल्स टैक्स) एक बार सेट करें, और खरीद-टैक्स आपकी किताबों के लिए सही रिकॉर्ड हो जाता है।
यह क्यों जुड़ता है: एक स्कैन, कोई दोहरी एंट्री नहीं
- जो रसीद आपने फील्ड में स्कैन की वही रिकॉर्ड आपका ऑफिस अकाउंटिंग इस्तेमाल करता है — आप मौके पर पार्ट्स खरीदकर रात को डेस्क पर चालान दोबारा टाइप नहीं करते।
- जॉब से जुड़ी खरीदें सीधे जॉब कॉस्टिंग में चली जाती हैं: चालान से राजस्व घटाकर स्कैन की गई सामग्री लागत, आपको बिना किसी स्प्रेडशीट के प्रति-जॉब लाभ देता है।
- रसीद पर नया सप्लायर? उसे स्कैन से ही बनाया जा सकता है, ताकि विक्रेता आपके रिकॉर्ड में पहली ही खरीद पर मौजूद हो — कोई अलग सेटअप कदम नहीं।
- फील्ड और ऑफिस एक ही सब्सक्रिप्शन पर 10 भाषाओं में सिंक रहते हैं, इसलिए जो खरीद कोई टेक्नीशियन आज सुबह स्कैन करता है वह आज दोपहर मालिक की लागत-रिपोर्ट में होती है।
दो टूल, एक वर्कफ़्लो — पार्ट्स काउंटर से लेकर आपकी किताबों तक
R-Pro एक फील्ड ऐप और एक ऑफिस ERP है जो बराबरी से काम करते हैं: साइट पर सप्लायर रसीदें स्कैन करें और फॉल्ट का निदान करें, फिर ऑफिस में खरीद, लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स), इन्वेंटरी और टैक्स इनवॉइस चलाएँ — दोनों 10 भाषाओं में एक ही सब्सक्रिप्शन पर, और फील्ड का काम अपने-आप आपकी अकाउंटिंग में बहता हुआ।
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स्कैन पार्ट्स रसीद से असल में क्या-क्या निकालता है?
यह विक्रेता, तारीख, लाइन आइटम (पार्ट नंबर, मात्रा, यूनिट कीमत), उप-योग और टैक्स पढ़ता है। सेव करने से पहले आप फ़ील्ड जाँच लेते हैं, इसलिए कोई धुंधला नंबर या हाथ से लिखा गया जोड़ शुरू से टाइप करने के बजाय कुछ ही सेकंड में ठीक हो जाता है।
क्या खरीद मेरी लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स) अपडेट करेगी, या सिर्फ रसीद संभालकर रखेगी?
यह दोनों करता है। स्कैन किए गए लाइन आइटम ERP में एक दर्ज की गई खरीद के रूप में पोस्ट होते हैं, और वे सामग्री लागतें आपकी लागत (कॉस्ट ऑफ गुड्स) और शुद्ध लाभ में जुड़ती हैं — इसलिए रसीद सिर्फ फाइल नहीं होती, वह सचमुच आपकी किताबों को आगे बढ़ाती है।
क्या मैं जो पार्ट्स खरीदता हूँ उन्हें किसी खास जॉब से जोड़ सकता हूँ?
हाँ। खरीद को उस ग्राहक या जॉब से जोड़ें जिस पर आप हैं, और सामग्री लागत उसी जॉब की कॉस्टिंग में आ जाती है। आपका प्रति-जॉब लाभ उसके लिए खरीदे असली रेफ्रिजरेंट और पार्ट्स को दर्शाता है।
अगर सप्लायर अभी तक मेरे सिस्टम में नहीं है तो क्या होगा?
आप स्कैन की गई रसीद से ही सप्लायर बना सकते हैं, ताकि कोई पहली बार वाला होलसेलर उसी पल दर्ज हो जाए जब आप खरीद लॉग करते हैं — सेव करने से पहले उन्हें अलग से सेटअप करने की ज़रूरत नहीं।