रसीद स्कैन करें और अपना HVAC बहीखाता अपने-आप भरें
हर पुर्जे की खरीद, ईंधन भराई और सप्लायर से सामान उठाने पर एक कागज़ी रसीद बनती है, जिसे आखिरकार आपकी बहियों में एक लाइन बनना ही होता है। R-Pro दो शक्तिशाली टूल हैं जो एक होकर काम करते हैं: एक फील्ड ऐप जो फोटो से रसीद कैप्चर करता है और वहीं मौके पर उसे पढ़ लेता है, और एक ऑफिस ERP जो उन स्कैन को असली अकाउंटिंग एंट्री में बदल देता है। फील्ड और ऑफिस, साथ-साथ — ताकि काउंटर पर जो रसीद आपने खींची, वह ट्रक तक लौटने से पहले ही आपकी बहियों में दर्ज हो जाए।
रसीद को फील्ड में कैप्चर करें — एक फोटो, कोई टाइपिंग नहीं
- काउंटर पर ही सप्लायर रसीद, पुर्जों के चालान या ईंधन की पर्ची की फोटो खींचें — R-Pro वेंडर का नाम, लाइन आइटम, मात्रा और कुल राशि अपने-आप पढ़ लेता है।
- पूरी तरह ऑफलाइन काम करता है: बेसमेंट प्लांट रूम या बिना सिग्नल वाली जॉब साइट पर रसीद स्कैन करें, और डेटा तब तक डिवाइस पर सुरक्षित रहता है जब तक आप दोबारा ऑनलाइन न हो जाएँ।
- सेव करने से पहले निकाली गई जानकारी की जाँच करें — हर स्कैन की गई वैल्यू एडिट करने योग्य रहती है, इसलिए धुँधला कुल या अजीब लाइन आइटम बस एक टैप में ठीक हो जाता है, दोबारा पूरी एंट्री नहीं करनी पड़ती।
- स्कैन को उसी ग्राहक और जॉब से जोड़ दें जिस पर आप पहले से काम कर रहे हैं, ताकि लागत कागज़ों के ढेर में बिखरने के बजाय सही सर्विस रिकॉर्ड के सामने दर्ज हो।
- वही स्कैनर उपकरण की नेमप्लेट भी पढ़ता है, इसलिए रसीद के साथ-साथ मॉडल और सीरियल कैप्चर करना उसी मौके की प्रक्रिया का हिस्सा बन जाता है।
इसे ऑफिस ERP में असली बहियों में दर्ज करें
- स्कैन की गई रसीदें सिर्फ सहेजी गई तस्वीरें नहीं रहतीं — वे ऑफिस अकाउंटिंग मॉड्यूल में सही खरीद या खर्च एंट्री बन जाती हैं — वेंडर, राशि और श्रेणी सहित।
- रसीद से मिले नए सप्लायर सीधे आपकी सप्लायर सूची में जुड़ जाते हैं, और आपका परचेज़-ऑर्डर तथा ग्राहक-खाता इतिहास अपने-आप बनता जाता है।
- अपने ही देश का टैक्स सेट करें — इसे VAT, जीएसटी या सेल्स टैक्स नाम दें और अपनी दर तय करें — और R-Pro हर कैप्चर की गई लागत पर उसे सही ढंग से लागू कर देता है।
- लागत पूरी तस्वीर में जुड़ जाती है: बिक्री, खरीद और खर्च मिलकर शुद्ध लाभ में जुड़ते हैं, और वे रिपोर्ट बनती हैं जिन्हें आप सचमुच किसी अकाउंटेंट को सौंप सकते हैं।
- इन्वेंट्री और परचेज़ ऑर्डर तालमेल में रहते हैं, इसलिए स्कैन की गई रसीद पर खरीदे गए पुर्जे, आपके ऑर्डर किए गए और शेल्फ पर मौजूद माल से मिलान कर लेते हैं।
एक ही वर्कफ़्लो — जो रसीद आप स्कैन करते हैं वही आपकी बहियों की एंट्री है
- फील्ड और ऑफिस एक ही डेटा परत साझा करते हैं, इसलिए साइट पर स्कैन की गई रसीद बिना दूसरी बार डेटा एंट्री किए ऑफिस की बहियाँ अपने-आप भर देती है।
- कोई दोहरी एंट्री नहीं, महीने के अंत में रसीदों का कोई डिब्बा नहीं: जैसे ही आप सेव करते हैं, लागत जॉब के सामने दर्ज होकर अकाउंटिंग में पोस्ट हो जाती है।
- चूँकि स्कैन ग्राहक और जॉब से जुड़ा होता है, हर सर्विस रिकॉर्ड अपनी असली लागत साथ रखता है — आप अनुमान नहीं, हर जॉब का असली मुनाफ़ा देखते हैं।
- दोनों हिस्से एक ही सब्सक्रिप्शन पर 10 भाषाओं में चलते हैं, इसलिए काउंटर पर स्कैन करने वाला तकनीशियन और बहियाँ बंद करने वाला ऑफिस एक ही आँकड़ों से काम करते हैं।
- नतीजा है ऐसा बहीखाता जो अगली कॉल पर पहुँचते-पहुँचते पहले ही पूरा हो चुका होता है — रसीदें दर्ज, बहियाँ अपडेट, दोबारा टाइप करने को कुछ नहीं बचता।
एक बार स्कैन करें। हर जगह दर्ज।
R-Pro एक फील्ड ऐप को, जो साइट पर रसीदें स्कैन करता है, एक ऑफिस ERP के साथ जोड़ता है, जो उन्हें असली अकाउंटिंग एंट्री में बदल देता है — दो शक्तिशाली टूल, एक सब्सक्रिप्शन, कोई दोहरी एंट्री नहीं। अपनी रसीदों को फील्ड और ऑफिस में एक साथ काम पर लगाएँ।
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क्या R-Pro एक फील्ड ऐप है या एक ऑफिस अकाउंटिंग प्रोग्राम?
दोनों — और वे बराबर हैं। R-Pro दो शक्तिशाली टूल हैं जो साथ इस्तेमाल होते हैं: एक फील्ड ऐप जो रसीद और नेमप्लेट स्कैन करता है, AI फॉल्ट डायग्नोसिस चलाता है और साइट पर ही रसीद जारी करता है, और एक ऑफिस ERP जो कोटेशन, चालान, अकाउंटिंग, इन्वेंट्री और सप्लायर संभालता है। फील्ड में जो रसीद आप स्कैन करते हैं वह अपने-आप ऑफिस की बहियों में पहुँच जाती है, पर हर टूल अपने आप में मज़बूत है।
क्या मैं स्कैन की गई लागत पर अपने देश का अपना टैक्स सेट कर सकता हूँ?
हाँ। आप टैक्स को खुद नाम देते हैं — VAT, जीएसटी, सेल्स टैक्स, या जो भी आपके काम की जगह लागू हो — और अपनी दर तय करते हैं। R-Pro इसे स्कैन की गई रसीदों और हर दूसरी अकाउंटिंग एंट्री पर लागू करता है, ताकि आपकी बहियाँ और टैक्स इनवॉइस आपके देश के नियमों से मेल खाएँ।
क्या रसीद स्कैन करने के बाद मुझे कुछ भी दोबारा टाइप करना पड़ता है?
नहीं। R-Pro फोटो से वेंडर, लाइन आइटम और कुल राशि पढ़कर एंट्री अपने-आप भर देता है। हर फ़ील्ड एडिट करने योग्य रहता है ताकि फोटो में जो गलत आया हो उसे आप ठीक कर सकें, फिर वह आपकी बहियों में पोस्ट हो जाती है — ऑफिस में कोई अलग मैनुअल एंट्री का चरण नहीं रहता।
अगर मैं वहाँ रसीद स्कैन कर रहा हूँ जहाँ इंटरनेट नहीं है तो क्या होगा?
फील्ड ऐप पूरी तरह ऑफलाइन काम करता है। आप बिना सिग्नल वाले बेसमेंट या दूरस्थ साइट पर रसीद स्कैन और कैप्चर कर सकते हैं, और डेटा डिवाइस पर ही रहता है। जैसे ही आप दोबारा ऑनलाइन होते हैं, वह ऑफिस ERP में सिंक होकर अपने-आप आपकी अकाउंटिंग में पहुँच जाता है।