अपने देश के VAT, GST, या सेल्स टैक्स नाम और दर के साथ एक टैक्स इनवॉइस जारी करना
आपने अभी एक वॉक-इन कूलर पर कंप्रेसर स्वैप पूरा किया, ग्राहक एक उचित टैक्स इनवॉइस चाहता है, और आपका सॉफ्टवेयर सिर्फ एक US-शैली की 'सेल्स टैक्स' लाइन ही प्रिंट कर सकता है जिसका आपके अकाउंटेंट के लिए कोई मतलब नहीं। चाहे आप 15% VAT, 10% GST, 7% सेल्स टैक्स, या एक ज़ीरो-रेटेड एक्सपोर्ट जॉब का बिल बनाएं, R-Pro आपको अपने देश का टैक्स नाम और दर सेट करने देता है। फील्ड ऐप काम पूरा होते ही मौके की रसीद जारी करता है, और ऑफिस ERP उसी काम को एक मान्य टैक्स इनवॉइस में बदल देता है—कोई दोबारा टाइपिंग नहीं, कोई गलत टैक्स लेबल नहीं।
मौके पर: काम बंद करें और जाने से पहले रसीद सौंप दें
- कॉल खत्म करें—मान लीजिए एक रीच-इन कंडेंसिंग यूनिट पर हार्ड-स्टार्ट खराबी जो एक खराब रन कैपेसिटर और एक गड्ढेदार कॉन्टैक्टर तक पहुंची—और जब आप अभी भी ट्रक पर हों तब फील्ड ऐप में ग्राहक खोलें; उनका पूरा सेवा इतिहास वहीं है, बिना सिग्नल के भी।
- थोक विक्रेता से पुर्जों की रसीद स्कैन करें ताकि कैपेसिटर, कॉन्टैक्टर, और कोई भी रेफ्रिजरेंट टॉप-अप लाइन आइटम के रूप में अपने आप भर जाए, न कि एक जॉब टिकट पर लिखे जाएं जिसे आप खो देंगे।
- श्रम और पुर्जों के लिए मौके पर ही एक रसीद जारी करें ताकि ग्राहक भुगतान के प्रमाण के साथ जाए, जबकि विस्तृत टैक्स इनवॉइस ऑफिस में वापस अंतिम रूप पाता है।
- यहां कैद की गई हर चीज़—पुर्जे, श्रम, ग्राहक, तारीख—सीधे ऑफिस के खातों में प्रवाहित होती है, ताकि टैक्स इनवॉइस के आंकड़े उससे मेल खाएं जो वास्तव में फील्ड में हुआ।
- पूरी तरह ऑफलाइन काम करता है, इसलिए एक बेसमेंट प्लांट रूम या ग्रामीण साइट पर भी काम बंद होते ही दस्तावेज़ हो जाता है।
ऑफिस में: अपना टैक्स नाम और दर सेट करें, फिर एक मान्य चालान प्रिंट करें
- अपना खुद का टैक्स लेबल और दर परिभाषित करें—'VAT 20%', 'GST 10%', 'IVA 16%', 'सेल्स टैक्स 8.875%'—न कि एक तय US 'सेल्स टैक्स' लाइन में फंसे रहें जिसे आपका अकाउंटेंट या कर प्राधिकरण स्वीकार नहीं करेगा।
- एक उचित टैक्स इनवॉइस बनाएं (केवल एक सामान्य रसीद नहीं) जो शुद्ध राशि, सही नाम और दर वाली टैक्स लाइन, और सकल कुल दिखाए, उस फॉर्मेट में जिसकी आपके देश में खरीदार अपेक्षा करते हैं।
- ज़ीरो-रेटेड या टैक्स-छूट वाले कामों को साफ-सुथरे ढंग से संभालें—एक एक्सपोर्ट, एक टैक्स-छूट वाली संस्था, या एक रिवर्स-चार्ज स्थिति के लिए दर को 0% पर सेट करें, बिना दस्तावेज़ का लेआउट तोड़े।
- जब यह एक बड़ा इंस्टॉल हो, तो पहले उसी काम को एक मद-वार कोटेशन या अनुमान में बनाएं, फिर मंज़ूर किए गए कोटेशन को टैक्स इनवॉइस में बदलें ताकि टैक्स व्यवहार शुरू से अंत तक चलता रहे।
- सब कुछ 10 भाषाओं में से किसी में भी जारी करें, ताकि चालान ग्राहक के लिए स्वाभाविक रूप से पढ़ा जाए और स्थानीय व्यापारिक मानदंडों से मेल खाए।
जुड़ाव: एक काम, सही ढंग से टैक्स लगा, एक बार दर्ज
- जो कैपेसिटर, कॉन्टैक्टर, और श्रम आपने फील्ड में लॉग किए, वे ऑफिस में चालान के लाइन आइटम बन जाते हैं—आप उन्हें एक बार दर्ज करते हैं, दो बार नहीं, इसलिए कोई कॉपी-पेस्ट टैक्स त्रुटि नहीं होती।
- आपकी चुनी हुई टैक्स दर रसीदों, चालानों, और अकाउंटिंग खाता-बही में लगातार लागू होती है, इसलिए बिक्री, वसूला गया टैक्स, और शुद्ध लाभ सब मेल खाते हैं।
- खरीद (वे पुर्जे जो आपने थोक विक्रेता से स्कैन किए) अकाउंटिंग पक्ष में लागत के रूप में दर्ज होती हैं, इसलिए शुद्ध लाभ उस कंप्रेसर या कैपेसिटर के काम पर असली मार्जिन को टैक्स के बाद दर्शाता है।
- हर चालान ग्राहक खाता-बही से जुड़ता है, इसलिए जब वही रेस्तरां या कोल्ड-स्टोर ग्राहक दोबारा कॉल करता है, तो आप देखते हैं कि क्या बिल किया गया, क्या टैक्स लगाया गया, और क्या बकाया है।
- रिपोर्ट सभी कामों में बिक्री और टैक्स को जोड़ती हैं, जिससे आपको फाइलिंग के समय वे आंकड़े मिलते हैं जिनकी आपको ज़रूरत है, बिना उन्हें कागज़ के टिकटों के एक डिब्बे से दोबारा बनाए।
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क्या मैं टैक्स लेबल को 'सेल्स टैक्स' से VAT या GST में बदल सकता हूं?
हां। आप टैक्स नाम और दर खुद सेट करते हैं—VAT, GST, IVA, सेल्स टैक्स, या जो भी आपका देश इस्तेमाल करता है—ताकि प्रिंट किया गया टैक्स इनवॉइस एक तय US-शैली के लेबल के बजाय सही शब्द और प्रतिशत दिखाए। आपका अकाउंटेंट और कर प्राधिकरण उस फॉर्मेट में एक दस्तावेज़ देखते हैं जिसकी वे अपेक्षा करते हैं।
मैं एक ज़ीरो-रेटेड या टैक्स-छूट वाले काम का चालान कैसे बनाऊं?
उस चालान के लिए दर को 0% पर सेट करें। टैक्स लाइन फिर भी आपके लेबल के साथ दिखती है ताकि दस्तावेज़ साफ तौर पर ज़ीरो-रेटेड हो, न कि सिर्फ टैक्स छोड़ दे—एक्सपोर्ट, टैक्स-छूट वाले ग्राहकों, या रिवर्स-चार्ज स्थितियों के लिए उपयोगी जहां आपको स्पष्ट रूप से 0% दिखाना होता है।
क्या मुझे काम दो बार दर्ज करना पड़ता है—एक बार रसीद के लिए और एक बार टैक्स इनवॉइस के लिए?
नहीं। जो ग्राहक, पुर्जे, और श्रम आप मौके पर फील्ड ऐप में कैद करते हैं, वे अपने आप ऑफिस ERP में प्रवाहित होते हैं। आप काम को फील्ड में एक बार बंद करते हैं, फिर ऑफिस में बिना कुछ दोबारा टाइप किए पूर्ण टैक्स इनवॉइस को अंतिम रूप देते हैं, ताकि टैक्स और कुल हमेशा मेल खाएं।
क्या जो टैक्स मैं सेट करता हूं वह मेरी अकाउंटिंग तक चलता है?
हां। आप जो दर चुनते हैं वह रसीद, टैक्स इनवॉइस, और अकाउंटिंग खाता-बही में लागू होती है, इसलिए आपकी बिक्री, वसूला गया टैक्स, खरीद, और शुद्ध लाभ सब मेल खाते हैं। रिपोर्ट इसे फाइलिंग के समय जोड़ देती हैं, इसलिए आप कागज़ के टिकटों से आंकड़े दोबारा नहीं बना रहे होते।