HVAC जॉब पर टेक्नीशियन का समय और घंटे कैसे ट्रैक करें (बिना अंदाजे के)
अगर आप यह नहीं देख पाते कि हर टेक्नीशियन ने किसी काम पर कितना समय बिताया, तो आप बिलिंग और पेरोल दोनों का अंदाजा लगा रहे हैं, और अंदाजा लगाने में पैसा जाता है। R-Pro दो शक्तिशाली टूल हैं जो एक होकर काम करते हैं: एक फील्ड ऐप जिसे आपके टेक्नीशियन साइट पर असली समय और काम दर्ज करने के लिए इस्तेमाल करते हैं, और एक ऑफिस ERP जो उन घंटों को सटीक इनवॉइस और वेतन में बदल देता है। फील्ड और ऑफिस, एक साथ, बिना दोहरी एंट्री के।
असली घंटे साइट पर ही दर्ज करें, जैसे-जैसे काम होता है
- टेक्नीशियन फील्ड ऐप में किसी विशेष ग्राहक और काम के नाम काम दर्ज करते हैं, ताकि घंटे असली विज़िट से जुड़ें, न कि हफ्ते के अंत में याददाश्त से दोबारा गढ़े जाएं।
- हर काम का अपना सर्विस इतिहास, इक्विपमेंट स्कैन और नोट्स होते हैं, ताकि जब कोई टेक्नीशियन समय दर्ज करे तो आप ठीक-ठीक देख सकें कि उन घंटों में क्या किया गया, सिर्फ एक संख्या नहीं।
- वॉइस मेमो से टेक्नीशियन वहीं-के-वहीं बता सकता है कि क्या हुआ, जिससे एक लंबा डायग्नोसिस या बार-बार का कॉलबैक टाइमलाइन में बिना समझाए गए खालीपन की बजाय एक दर्ज किया हुआ कारण बन जाता है।
- फील्ड ऐप पूरी तरह ऑफलाइन है, ताकि बिना सिग्नल वाले बेसमेंट प्लांट रूम या छत की यूनिट पर भी समय और काम का विवरण दर्ज हो जाए, और फिर फोन के दोबारा जुड़ते ही सब कुछ वहां मौजूद हो।
- काम पूरा होते ही साइट पर रसीदें जारी की जा सकती हैं, जिससे आपको यह असली टाइमस्टैम्प मिलता है कि मजदूरी कब खत्म हुई, न कि घंटों बाद दर्ज किया गया कोई अंदाजा।
ऑफिस में घंटों को सटीक बिलिंग और पेरोल में बदलें
- ऑफिस ERP हर काम के नाम दर्ज की गई मजदूरी लेता है और उसे सीधे कोटेशन, इनवॉइस और टैक्स इनवॉइस में भेज देता है, ताकि जो घंटे आप बिल करें वे असल में किए गए घंटों से मेल खाएं।
- अपने देश का टैक्स नाम और दर एक बार तय करें (VAT, GST, सेल्स टैक्स), और हर इनवॉइस पर मजदूरी की पंक्तियों पर बिना हाथ से सुधारे सही टैक्स लगता है।
- अकाउंटिंग इसे एक साथ जोड़ती है: बिक्री, खरीद, खर्च और शुद्ध लाभ सब एक ही जगह हैं, ताकि आप देख सकें कि किसी काम पर बिताए गए समय ने पार्ट्स और लागत के बाद असल में पैसा कमाया या नहीं।
- प्रति-ग्राहक बही-खाते आपको समय के साथ किसी क्लाइंट को बिल की गई कुल मजदूरी दिखाते हैं, जिससे साफ हो जाता है कि कौन से ग्राहक मुनाफे वाले हैं और कौन से काम बिना भुगतान वाले घंटे खाते रहते हैं।
- रिपोर्ट कच्चे घंटों को उस तस्वीर में बदल देती हैं जो किसी मालिक को पेरोल और कीमत तय करने के फैसलों के लिए चाहिए, बजाय आंकड़ों को किसी कागजी लॉगबुक में दबा छोड़ने के।
एक वर्कफ्लो: टेक्नीशियन के हाथ से आपके खातों तक
- फील्ड में दर्ज किया गया समय और काम का विवरण अपने-आप ऑफिस ERP में बहता है, ताकि दिन के अंत में कोई नोटबुक से घंटे किसी स्प्रेडशीट में दोबारा न टाइप करे।
- क्योंकि कोई दोहरी एंट्री नहीं है, इसलिए जो मजदूरी आपके टेक्नीशियन ने साइट पर दर्ज की वही मजदूरी इनवॉइस पर आती है और वही मजदूरी आप चुकाते हैं, बिना किसी संस्करण के फर्क के।
- फील्ड और ऑफिस प्रति ग्राहक और प्रति काम सिंक में रहते हैं, ताकि 'इस महीने इस साइट पर हमने कितने घंटे लगाए?' जैसे सवाल का एक ईमानदार जवाब हो, न कि तीन परस्पर विरोधी।
- दोनों टूल एक ही सब्सक्रिप्शन में 10 भाषाओं में चलते हैं, ताकि एक बहुभाषी टीम और ऑफिस एक ही रिकॉर्ड से काम करें, बिना अनुवाद में कुछ खोए।
मजदूरी का अंदाजा लगाना बंद करें। हर घंटा देखें।
R-Pro एक शक्तिशाली फील्ड ऐप, जो साइट पर टेक्नीशियन के असली घंटे दर्ज करता है, को एक पूर्ण ऑफिस ERP के साथ जोड़ता है जो उन घंटों को सटीक बिलिंग और पेरोल में बदल देता है। दो टूल, एक वर्कफ्लो, एक सब्सक्रिप्शन।
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क्या R-Pro एक फील्ड ऐप है या एक ऑफिस प्रोग्राम?
दोनों, और ये बराबर हैं। फील्ड ऐप वह है जिसे आपके टेक्नीशियन साइट पर समय दर्ज करने, इक्विपमेंट स्कैन करने, वॉइस मेमो रिकॉर्ड करने और ऑफलाइन रसीदें जारी करने के लिए इस्तेमाल करते हैं। ऑफिस ERP कोटेशन, इनवॉइस, अकाउंटिंग और पेरोल-तैयार मजदूरी रिपोर्ट संभालता है। दोनों एक ही वर्कफ्लो साझा करते हैं, ताकि फील्ड में दर्ज किए गए घंटे अपने-आप खातों में पहुंच जाएं।
क्या समय ट्रैकिंग तब काम करती है जब साइट पर इंटरनेट न हो?
हां। फील्ड ऐप पूरी तरह ऑफलाइन है, ताकि टेक्नीशियन बिना सिग्नल वाले बेसमेंट, प्लांट रूम या छतों पर घंटे और काम का विवरण दर्ज कर सकें। फोन के दोबारा जुड़ते ही सब कुछ ऑफिस ERP में सिंक हो जाता है, न समय खोता है और न दोबारा एंट्री होती है।
क्या मैं जिस मजदूरी का बिल बनाता हूं उस पर अपने देश का टैक्स तय कर सकता हूं?
हां। ऑफिस ERP में आप अपने देश का टैक्स नाम और दर तय करते हैं, चाहे वह VAT हो, GST हो, या सेल्स टैक्स। एक बार तय हो जाने पर, कोटेशन, इनवॉइस और टैक्स इनवॉइस पर मजदूरी की पंक्तियों पर हर बार बिना हाथ से समायोजन किए सही टैक्स लगता है।
क्या मुझे घंटे दो बार दर्ज करने होंगे, एक बार फील्ड में और एक बार ऑफिस में?
नहीं। एक वर्कफ्लो का यही तो पूरा मकसद है। कोई टेक्नीशियन किसी काम के नाम साइट पर जो मजदूरी दर्ज करता है वह सीधे ऑफिस ERP में बहती है, ताकि वही घंटे इनवॉइस और आपके पेरोल को चलाएं, बिना किसी के उन्हें दोबारा टाइप किए।