支払い済みと未収が混在する商業用冷凍設備アカウントの顧客元帳運用
6店舗を展開する食品スーパーチェーン、レストラングループ、冷蔵倉庫は、一般家庭のような支払い方をしません。月締めで運用し、一部の案件は完了時に支払われ、ほかは30日サイト（net-30）で未収のまま残り、同じアカウントの中に両方が混在します。R-Proの現場アプリは、ウォークイン冷蔵庫の対応、コンプレッサー交換、現場での領収書を、その場で発生したとおりに記録します。そしてオフィスERPがそれらの案件を顧客ごとの元帳に集約するため、各商業アカウントが何を支払い、何が未収のまま残っているかを、紙を追いかけることなく正確に把握できます。
現場で：作業とお金を、発生したその場で記録する
- 屋上に上がる前に、そのアカウントの全サービス履歴を呼び出しましょう。あのウォルグリーンの冷蔵ケースや、あのレストランのリーチイン冷蔵庫への過去の訪問がすべてその場で確認できるので、これが同じ凝縮ユニットで3回目のコンプレッサー故障なのか、それともまったく新しい不具合なのかが分かります。
- 目の前で見えている症状から、AI故障診断を実行しましょう。コンプレッサーのショートサイクル、エバポレーターの着氷、ラックの低吸入圧など、600件以上の実際の冷凍事例と照合し、顧客の費用で部品交換を始める前に、考えられる原因と修理手順を把握できます。
- 設備の銘板（ネームプレート）をスキャンして案件に型式とシリアル番号を自動入力し、入手した部品の領収書をスキャンすれば、費用が自動的に正しいアカウントに計上されます。
- 店長が当日修理の代金を現金やカードで支払ったその瞬間に、現場で領収書を発行しましょう。口座取引で運用している店舗の場合は、案件を未収のままにしておけば、その店の月次明細書に反映されます。
- 記憶が新しいうちに音声メモを残しましょう（「ケース4のTXVを交換、ドアガスケットのために来週再訪」）。すべて完全オフラインで動作するので、電波の届かない地下機械室でも記録を取り損なうことはありません。
オフィスで：支払い済みと未収を分ける顧客別元帳
- 任意の商業アカウントを開けば、一本の連続した元帳が見られます。すべての案件、金額、日付、そして明確な支払い済み／未収のステータスが表示されるので、6店舗の食品スーパーアカウントなら、決済済みの3件の請求書と未収の2件の両方が一目で分かります。
- 入金があり次第、案件を支払い済みとマークすれば、そのアカウントの未収残高が即座に更新されます。スプレッドシートも不要、4拠点にまたがるレストラングループの未払い額を計算し直す手間もありません。
- 自国の税制に合わせた正式な請求書・税務請求書を発行できます。VAT、GST、消費税など名称を自由に設定し、税率も自分で決められるので、冷蔵倉庫には手書きの合計額ではなく、コンプライアンスに準拠した書類が届きます。
- より大きな工事には、明細付きの見積書・概算を作成できます。ラック全体のレトロフィットや新しいウォークインの設置など、承認された見積書をそのまま、そのアカウントの元帳に計上される請求書へ変換できます。
- 会計とレポートに集約します。売上、仕入、経費、純利益のすべてが管理されるので、現場でスキャンした部品と請求した工賃が、各アカウントが実際に支払った金額と突合できます。
つながり：現場作業が自動的に元帳の記録になる
- 現場アプリとオフィスERPが一つのシステムなので、今朝その店舗で完了させた案件は、あなたがトラックに戻る頃にはすでにそのアカウントの元帳の一行になっています。別の会計ソフトに入力し直す必要はありません。
- 費用は案件に追従します。現場でスキャンした領収書や在庫から引き当てた部品が正しい顧客に紐づくので、未収残高は推測ではなく、真のコストと価格を反映します。
- 現場で支払われた案件は支払い済みとして、口座取引の案件は未収として記録されます。現場とオフィスの自動振り分けにより、手作業で並べ替えることなく、債権の経過管理（エイジング）がきれいに保たれます。
- 一つのサブスクリプション、10言語、連携する二つの強力なツール。同じアカウント記録が現場の診断とオフィスの残高の両方を動かすので、現場と帳簿の間で何も漏れ落ちることはありません。
商業アカウントの運用をR-Proで。現場とオフィスを、一つに
R-Proは一つのサブスクリプションで二つの対等なツールを提供します。600件以上の実際の冷凍事例に基づくAI故障診断、銘板・領収書スキャン、現場での領収書発行、完全オフライン動作を備えた現場アプリ。そして、見積書、請求書・税務請求書、会計、在庫、仕入先管理、支払い済みと未収の案件を整然と分ける顧客別元帳を備えたオフィスERP。現場作業が自動的に帳簿へ流れ込むので、すべての商業アカウントの残高は常に最新です。
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複数の案件にまたがって、一つの商業アカウントの未払い残高をどうやって確認しますか？
ERPでその顧客を開き、元帳を見てください。そのアカウントのすべての案件が、金額と支払い済み／未収のステータス、そして連続した未収残高とともに一覧表示されます。複数店舗の食品スーパーやレストラングループでも、どの案件が決済済みでどれが未収のままなのかが、一か所で正確に分かります。
一つのアカウントに、現場で支払い済みの案件と30日サイト（net-30）の未収案件を両方持たせられますか？
はい。それが通常の商業取引のパターンであり、元帳はそれを直接処理します。店長がその場で支払う当日修理は支払い済みとして（現場領収書付きで）記録され、月締めで請求する口座取引の作業は、あなたが支払い済みとマークするまで未収のまま残ります。どちらも同じ顧客の下にまとまります。
残高を更新するために、現場の案件を会計に入力し直す必要がありますか？
いいえ。現場アプリとオフィスERPは一つのシステムなので、現場で完了させた案件はそのアカウントの元帳と会計に自動的に流れ込み、二重入力は不要です。スキャンした領収書や部品費用は、案件に追従して正しい顧客に紐づきます。
請求書は自国の税制ルールに合いますか？
はい。税の名称と税率を自分で設定できます。VAT、GST、消費税など、商業アカウントに送る請求書・税務請求書が、あなたの事業地でコンプライアンスに準拠したものになり、特定の国の様式に固定されることはありません。