HVAC修理後、現場でお客様に領収書を発行する方法
作業は完了し、お客様は目の前に立っていて、領収書を求めています。「後でメールします」では通用しません。きれいで漏れのない領収書をその場で手渡せば、プロらしく見え、支払いも早くなります。R-Proは一体で機能する2つのツールでこれをカバーします。現場で領収書を発行する現場アプリと、その同じ記録を請求書・税額票・帳簿へと変えるオフィスERPです。
現場での領収書
現場を離れる前に、その場で領収書を発行する
- お客様を呼び出し（または銘板や領収書をスキャンして自動入力）、たった今記録した修理を表示します。工賃、部品、合計はすでに入力済みで、打ち直しは不要です。
- 現場でそのまま領収書を生成し、手渡すかスマホから送信します。完全オフラインで動作するので、電波の届かない地下機械室でも問題ありません。
- きちんとした領収書には、日付、屋号、お客様・現場名、作業内容、使用部品、金額、税額の行が記載されるべきです。R-Proはこれらを手書きする代わりに、作業記録から自動で埋めます。
- 領収書をそのお客様のサービス履歴に紐づけるので、次回訪問時に前回何を行い、いくら請求したかを正確に確認できます。
- 同じ訪問で音声メモや機器の写真も記録できるので、領収書は修理の全容のすぐ隣に残ります。
その現場領収書を、オフィスできちんとした帳簿に変える
- オフィスERPは同じ作業から、簡易な現場領収書だけでなく、お客様や会計士が必要とする正式な請求書や税額票を作成します。
- 自国の税金を設定できます。VAT、GST、消費税(sales tax)など名称を付け、税率も自分で設定できるので、どこで働いても領収書や請求書の税額行が正しくなります。
- 発行したすべての領収書が会計に自動反映されます。売上、仕入、経費、純利益まで連動するので、月末が紙の山との照合作業になりません。
- 最後まで追跡できます。得意先元帳で誰が未払いかが分かり、レポートで各作業やお客様の実際の成績が見えます。
- 供給側も管理できます。在庫、仕入先、発注を扱えるので、領収書に記載された部品と実際に在庫から出た部品が一致します。
トラックから帳簿まで、ひとつの記録で
- 現場の領収書とオフィスの請求書は、根底にある同じ作業です。現場で一度入力すれば、それが自動でオフィスの元帳へ流れます。二重入力はありません。
- 現場とオフィスがひとつの記録を共有するため、お客様に手渡した金額は常に会計に表示される金額と一致します。確定申告時に静かな食い違いが起きません。
- 現場アプリがオフラインでも領収書は発行されます。電波が入った瞬間、その作業はひとりでにオフィスの帳簿へ同期されます。
- 現場アプリとオフィスERPは1つのサブスクリプションで、10言語に対応して動作します。別々の会計ソフトに現場ツールを後付けしたものではなく、強力な2つのツールがひとつのワークフローになっています。
片付ける前に領収書を手渡す
R-Proは、現場で領収書を発行する現場アプリと、それを請求書・税額票・きれいな帳簿に変えるオフィスERPを組み合わせます。強力な2つのツールがひとつのワークフローに、10言語で。
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R-Proは現場アプリですか、それともオフィスの会計ソフトですか？
両方であり、しかも対等です。現場アプリは現場で領収書を発行し、AI故障診断を実行し、銘板や領収書をスキャンし、オフラインで動作します。オフィスERPは請求書、税額票、会計、在庫、仕入先を扱います。両者はひとつの記録と1つのサブスクリプションを共有するので、現場の作業が自動でオフィスの帳簿へ流れます。
領収書に自国の税金を設定できますか？
はい。税の名称と税率を自分で設定できます。VAT、GST、消費税(sales tax)など、働く地域に応じたものを設定できるので、現場の領収書とオフィスの請求書の両方で税額行が正しくなります。
現場にインターネットがなくても領収書を発行できますか？
はい。現場アプリは完全オフラインなので、地下機械室や電波の届かない建物でも領収書を生成して手渡せます。オンラインに戻ると、その作業はひとりでにオフィスERPへ同期されます。
後で請求するために、オフィスで作業を再入力する必要がありますか？
いいえ。現場で発行した領収書は、オフィスERPが正式な請求書や税額票を作成するために使う同じ記録です。作業は一度だけ入力すればよく、帳簿は自動更新されるので、現場の領収書とオフィスの請求書は常に一致します。