1台体制の冷凍設備事業者が完全ペーパーレスを実現する方法 — 現場メモから税務インボイスまで
温度が上がってしまったウォークイン冷蔵庫に一人で駆けつけ、油で汚れたメモ帳にコンプレッサーの型番を走り書きする。そして3日後、そのメモを目を細めて見ながら請求書を作ろうとする——R-Proは2つのツールを連携させることで、この紙の手間を一掃します。故障を診断し、銘板をスキャンし、駐車場を出る前に領収書を発行する現場アプリ。そして、その同じ作業をそのまま税務インボイスときれいな帳簿に変える、再入力ゼロのオフィスERP。この2つが連携して働きます。
現場の車内で——紙の伝票なしに診断・スキャン・記録を完結
- 温度の上がったウォークイン冷蔵庫に到着したら、症状(短サイクルを繰り返すコンプレッサー、霜付きした蒸発器、高い吐出圧力)を入力するだけ。AI診断が600件以上の実際のHVAC・冷凍事例をもとに、症状→原因→修理手順へと導きます。ありきたりのチェックリストではありません。
- 凝縮ユニットの銘板にスマホをかざしてスキャンすれば、型番・シリアル番号・冷媒の種類と充填量がお客様の記録に自動入力されます。色あせたR-404Aのラベルを手で書き写す必要はありません。
- 手がまだゲージに触れているうちに、さっと音声メモを残せます(「TXVがハンチング、フィルタードライヤー交換、350ミクロンまで真空引き」)。窮屈な機械室で書き取ろうと苦労する必要はありません。
- すべての訪問は、その現場のお客様ごとの作業履歴に記録されます。次にこの冷蔵庫を訪れたとき、前回何をして、どの部品を交換したかがすでに分かっています。
- 食料品店の冷蔵室の奥で電波が入らない?すべて完全オフラインで動作します。作業内容はスマホに保存され、電波が戻った瞬間に同期されます。
オフィスのデスクで——見積・請求・帳簿をオフィスERPで管理
- 診断した作業を、きちんとした見積書や明細付きの工事見積書に変えられます。伝票に走り書きした金額一つではなく、フィルタードライヤー、冷媒、作業費、出張費を項目ごとに明細化します。
- お客様の国の税制を必要なとおりに設定して、本物の税務インボイスを発行できます。VAT・GST・消費税(sales tax)のいずれの名称でも設定でき、税率も自由に指定可能。あなたの1台がどこで営業していても、その地域に準拠したインボイスになります。
- 会計機能が売上・仕入・経費・純利益を自動で追跡するので、月末には領収書を詰め込んだ箱を開けることなく、その車が実際にいくら稼いだかが一目で分かります。
- 仕入先・発注・在庫・継続的なお客様の取引台帳を一か所で管理。棚にフィルタードライヤーが何個残っているか、どのお客様がまだ未払いかを把握できます。
- 会計士や確定申告の時期に問い合わせが来ても、1年分の作業を記憶とくしゃくしゃの紙から組み立て直す代わりに、レポートをすぐに引き出せます。
ペーパーレスを成り立たせる連携——現場作業がそのまま帳簿へ、二重入力なし
- 冷蔵庫の現場で記録した作業——機器、使用部品、作業費、現場発行の領収書——は、そのままオフィスERPへと引き継がれます。紙の伝票から作業を再入力することは一切ありません。
- 車内で一度だけ記録した1件の作業が、見積書にも、税務インボイスにも、会計の仕訳にもなります。バラバラにずれていく3つの手書き版ではなく、同じデータです。
- 現場で発行した領収書は、オフィスのインボイスや売上と照合されるので、現金払いの作業が抜け落ちることもありません。
- 現場アプリとオフィスERPはどちらも、1つのサブスクリプションで10言語に対応。個人事業者のために、1つのペーパーレスシステムとして連携するよう作られた、対等な2つのツールです。
- 二重入力がないため、毎晩メモを請求書に変えるのに費やしていた1時間が、運転、請求、あるいは早めの仕事じまいに戻ってきます。
車1台のすべての業務を——現場から帳簿まで——R-Proで動かす
R-Proは、1つのサブスクリプションに収まった2つの強力なツールです。600件以上の実事例によるAI故障診断、銘板と領収書のスキャン、音声メモ、オフライン作業履歴、現場発行領収書を備えた現場アプリ。そして、見積書、独自の税設定による税務インボイス、会計、在庫、仕入先、レポートを担うオフィスERP。冷蔵庫の現場で作業を一度だけ記録すれば、それがそのまま帳簿へと流れていきます。10言語で利用可能です。
Get R-Pro →FAQ
私は事務スタッフもおらず一人で働いています。1台体制の事業で、完全ペーパーレスは本当に現実的でしょうか?
はい——まさにそういう方のために作られています。冷蔵庫の現場でスマホを使って一度だけ作業を記録すれば(診断、銘板スキャン、音声メモ、現場発行領収書)、その同じデータがERP内で見積書・税務インボイス・会計仕訳になります。二人目の人手も、二度目のデータ入力も不要なので、ペーパーレスは個人事業者にこそ最も多くの時間を節約してくれます。
電波の届かない冷蔵室や地下の機械室にいるときはどうなりますか?
現場アプリは完全オフラインで動作します。AI診断の実行、銘板のスキャン、音声メモの録音、作業履歴の記録、さらには現場での領収書発行まで、電波ゼロでも行えます。すべてがスマホに保存され、電波の届く場所に戻れば自動的にオフィスERPへ同期されます。
ありきたりのものではなく、自分の国で有効な税務インボイスを作成できますか?
はい。オフィスERPでは、税の名称と税率を自分で設定できます——VAT・GST・消費税のいずれでも。これにより、インボイスや税務インボイスがお客様の国のルールに合致します。同じエンジンが見積書や明細付きの工事見積書も処理するので、ちょっとしたサービス対応から本格的な据付工事まで、1つのツールですべてをカバーします。
現場アプリで入力した作業を、会計ソフトに再入力しなければなりませんか?
いいえ。現場アプリとオフィスERPは連携して働くよう設計されているため、車内で記録した作業——機器、部品、作業費、領収書——が、二重入力なしで見積・請求・帳簿へと流れていきます。一度記録すれば、それが純利益まで引き継がれます。