入手困難な冷凍部品の発注書を作成し、作業案件に紐付ける
スクロール圧縮機のコンタクタ故障なら話は単純です。しかし、廃番になった純正膨張弁や、どこにも在庫がない長納期の EC ファンモーターとなると話は別です。部品を特注しなければならない場合、作業は保留となり、そのコストは正しい顧客に確実に割り当てる必要があります — バンの中のカウンター領収書に紛れて消えてしまってはいけません。R-Pro は両端をしっかり押さえます。現場アプリが故障部品を現場で正確に記録し、オフィスの ERP が仕入先発注書を作成して、その案件へとまっすぐ紐付けます。
現場で:離れる前に部品を正確に特定する
- 現場アプリで機器の銘板をスキャン — 型番、製造番号、冷媒、電気データが自動入力されるので、発注する部品は記憶に頼った推測ではなく、その機器に正しく合致します。
- 故障した部品(焼損した ECM モーター、固着した TXV、ひびの入った油分離器)を撮影し、純正部品番号が見える状態でその顧客のサービス記録に添付します。
- 機器の前にいるうちに音声メモを追加 — 「R404A ラック、蒸発器ファンモーター、230V、対応する制御モジュールも必要」 — オフィスに戻ってから忘れることがないようにします。
- 完全オフライン対応:電波の届かない機械室や屋上でも、部品情報、写真、メモはローカルに保存され、オンラインに戻った瞬間に同期されます。
- 診断出張費とすでに交換済みの部品については現場で領収書を発行し、特注部品だけが残りの未対応事項であることを顧客に伝えます。
オフィスで:発注書を作成して部品を注文する
- 冷凍機材の卸売業者や純正品ディストリビューターの仕入先記録を開き、入手困難な部品の発注書を作成 — 数量、合意価格、部品参照番号をすべて一枚の発注書にまとめます。
- 仕入先の注文確認書または請求書の領収書をスキャンすると、ERP が明細項目と合計を自動入力するので、特注コストが再入力なしに正確に帳簿へ反映されます。
- 発注書とその仕入はそのまま会計へ流れ込み — 案件に対する仕入として記録され、売上・仕入・経費・純利益に反映されるので、その修理の利益は見積もりではなく実数になります。
- 部品が届いたら在庫に追加するか、そのまま案件に渡します — どちらの場合もコストは追跡され、紙のカウンター伝票に埋もれることはありません。
- 特注部品に加えて作業費も含めた明細付きの見積を作成し、自国の税名称と税率(VAT、GST、消費税)で請求書または税額表示請求書に変換します。
つながり:一つの部品を、案件から発注書、請求書まで追跡
- 現場記録と発注書がどちらも同じ顧客案件を参照しているため、特注部品が宙に浮くことはありません — どの機器、どの請求書に属するかが常に分かります。
- 現場作業がオフィスの帳簿へ自動的に流れ込むので、発注書に記録した部品コストが二重入力なしにその案件へ反映されます。
- 部品が届いて取り付けに戻るとき、先に撮った銘板スキャン、写真、音声メモが顧客のサービス履歴にそのまま残っています — どのモーターを注文したか思い出そうと慌てる必要はありません。
- 顧客台帳にはその取引先の全体像が表示されます:診断訪問、特注発注コスト、作業費、最終請求 — すべてが一つに紐付いています。
- レポートで、ある部品がどれほど長納期になりやすいか、利益を圧迫しているかを把握できるので、次回は現実的な利益上乗せで特注案件を見積もれます。
一つのサブスクリプション。現場アプリとオフィス ERP が一体で動く。
R-Pro は、AI を活用した現場アプリ — 銘板・領収書スキャン、音声メモ、顧客ごとの履歴、600 件以上の実例によるオフライン診断 — と、見積・発注・仕入先・在庫・請求・会計のための本格的なオフィス ERP を組み合わせます。故障部品を現場で記録し、仕入先発注書をオフィスで作成し、それらすべてが同じ案件へ紐付くのを見届ける — 10 言語対応、二重入力なし。
Get R-Pro →FAQ
特注部品のコストを一般経費ではなく、正しい顧客の案件に確実に反映させるにはどうすればよいですか?
オフィスの ERP で、顧客案件に対して発注書を作成してください。現場サービス記録と発注書が同じ案件を共有しているため、部品コストはその案件に紐付いた仕入として記録されます — 一般経費に漂うのではなく、その特定の修理の純利益に反映され、顧客台帳にも表示されます。
部品が長納期で案件は保留中です。忘れられないようにするにはどうすればよいですか?
現場では、現場アプリが銘板スキャン、故障部品の写真、音声メモをその顧客のサービス履歴に保存します。発注書は部品が届くまでオフィスで未完了のまま残ります。部品が届いたら、すべての記録を目の前に揃えた状態で戻り、見積を請求書に変換できます — 何も取りこぼしはありません。
発注コストを手入力する代わりに、仕入先の領収書をスキャンできますか?
はい。仕入先の注文確認書または請求書をスキャンすれば、ERP が明細項目と合計を自動入力します。その仕入コストは案件に対して会計へ流れ込むので、修理の利益は見積もりではなく実際の部品価格を反映します。
特注部品について、自国の税で顧客に請求できますか?
はい。部品に加えて作業費も含めた明細付き見積を作成し、自国の税名称と税率 — VAT、GST、消費税 — を使って請求書または税額表示請求書に変換できます。御社のビジネスに必要な形で設定できます。