小規模HVAC事業者向け｜未回収の請求書と売掛金を管理する方法
小規模なHVAC事業では、たいてい2つの隙間からお金がこぼれ落ちます。現場で手渡した受領書と、事務所で督促されないまま放置される請求書です。R-Proは、ひとつのワークフローを共有する2つの強力なツール、つまり現場の技術者向けフィールドアプリと帳簿管理用のオフィスERPで、その両方を塞ぎます。これにより、完了したすべての作業が、入金まできちんと追跡できる請求書へと変わります。
作業が終わったその瞬間に、現場で料金を記録する
- 修理が完了したその場で受領書を発行できるので、お客様は現場を離れる前に支払うべき金額を正確に把握できます。「あとで送ります」が、そのまま忘れられた未収金になることもありません。
- 機器の銘板や部品の領収書をスキャンすると、R-Proが詳細を自動入力します。型式・部品・費用がメモ用紙としてトラックの中に埋もれることなく、その作業に紐づけられます。
- すべての料金はそのお客様の作業履歴のもとに記録されるため、次の依頼で訪問したときには、前回いくら請求したか、そして入金済みかどうかをすぐに確認できます。
- 「15日に支払う約束、オーナーはリーさん」といった音声メモをさっと残せば、それが作業に紐づいて残ります。支払いの約束は頭の中で消えることなく、きちんと記録されます。
- これらすべてが完全オフラインで動作するので、電波の届かない地下機械室でも、お客様の支払額の記録が止まることはありません。
作業を請求書に変え、売掛金を見える化する（事務所で）
- 完了した作業は、オフィスERPで請求書や税務請求書に変換できます。自国の税名と税率（VAT、GST、消費税）を、税務当局が求めるとおりに正確に設定できます。
- 得意先元帳には各顧客の収支残高が表示されます。請求済みの金額、入金済みの金額、未回収の金額が一目で分かるので、誰がいくら未払いかをすぐに把握できます。
- 会計では売上・仕入・経費を分けて純利益を算出するため、未回収の請求書は「使えるお金」ではなく「回収すべき債権」として表示されます。
- レポートでは売掛金のエイジング（年齢調べ）表示を出せます。新しい請求と、長く滞留している請求を見分けられるので、どのお客様に先に連絡すべきかが正確に分かります。
- 見積・請求・仕入先・在庫がすべてひとつのERPにまとまっているため、見積もった金額、使った部品、請求した金額がぴたりと一致し、料金が消える隙間を残しません。
現場と事務所をひとつに。二重入力なし、取りこぼしもなし
- 現場で記録した受領書や料金は、そのまま自動で事務所の帳簿へ流れ込みます。机に戻ってから作業を入力し直す必要がありません。実は、その入力し直しこそが、料金の抜け落ちや打ち間違いが起きる場面なのです。
- 両ツールがひとつの記録を共有するため、現場で完了とマークした作業は、その日のうちに事務所が追跡できる売掛金になります。ようやく「事務処理をやる」数週間後ではありません。
- お客様が請求内容に異議を唱えた場合でも、事務所の請求書から現場の作業履歴、銘板スキャン、音声メモまで遡って確認できます。すべての証拠の流れがひとつの場所に揃います。
- ひとつの契約、ひとつの顧客リスト。技術者とオーナーが同じデータを見ているので、事務所で入金済みとマークすれば、現場の履歴からも即座に消し込まれます。
- 現場と事務所は、同じワークフローの対等な両輪として機能します。現場で記録し、事務所で追跡・督促する。だから未回収の請求書には、もう隠れる場所がありません。
督促し忘れた請求書で、お金を失うのはもう終わりに
R-Proは、フィールドアプリとオフィスERPを、ひとつのワークフローの中の対等な2つのツールとして組み合わせます。現場で料金を記録し、その後、入金されるまで帳簿上であらゆる売掛金を追跡する。ひとつの契約で、現場と事務所をまとめて。
Get R-Pro →FAQ
R-Proはフィールドアプリですか、それともオフィス用ソフトですか？
その両方であり、どちらも対等な存在です。フィールドアプリはAI故障診断、銘板・領収書スキャン、音声メモ、顧客ごとの履歴、現場での受領書発行を扱い、完全オフラインで動作します。オフィスERPは見積、請求書・税務請求書、会計、在庫、仕入先、得意先元帳を扱います。両者はひとつのワークフローを共有するため、現場で記録した料金が事務所で追跡できる売掛金になり、二重入力は発生しません。
請求書に自国の税を設定できますか？
はい。ERPでは自国の税名と税率（VAT、GST、消費税）を設定できます。請求書や税務請求書が、特定の国の様式に固定されるのではなく、自国の税務当局が求めるとおりに出力されます。フィールドアプリもオフィスERPも10言語に対応しています。
R-Proは、どの請求書が滞納しているかを実際にどう見せてくれますか？
得意先元帳には各顧客の未回収残高が表示され、レポートでは売掛金のエイジング表示が得られます。新しい請求と、長く未払いのままの請求を分けて見分けられます。完了した作業が現場からそのまま請求書へ流れ込むため、未請求のまま放置されるものがなく、表示される滞納リストが漏れなく完全になります。
インターネットのない場所で作業を終えたらどうなりますか？
フィールドアプリは完全オフラインで動作するので、その場で受領書を発行し、銘板をスキャンし、料金を記録できます。電波の届く範囲に戻れば、自動でオフィスERPへ同期され、追跡可能な売掛金になります。電波が切れたせいで料金を失うことはありません。