Mệt mỏi vì đòi nợ trễ hạn? Cách nhà thầu HVAC theo dõi công nợ phải thu
Mọi chủ doanh nghiệp điều hòa và điện lạnh đều biết cảm giác này: công việc đã xong, khách hàng hài lòng, nhưng tiền thì chẳng bao giờ thấy đâu. Vài tuần trôi qua, hóa đơn nằm kẹt ở đâu đó, và bạn còn không nhớ nổi chính xác ai vẫn còn nợ mình. R-Pro xóa bỏ khoảng cách đó bằng cách gắn mỗi công việc tại hiện trường với một sổ công nợ khách hàng, để các khoản chưa thu tự nổi lên thay vì lọt qua khe hở.
Bắt đầu ngay trên xe: ghi lại công việc và biên nhận tại hiện trường
- ỨNG DỤNG HIỆN TRƯỜNG lưu lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng, nên mỗi lần ghé, mỗi lần sửa, mỗi khoản thu đều được ghi lại ngay khi bạn làm xong, chứ không phải vài ngày sau dựa vào trí nhớ.
- Quét hóa đơn của khách hoặc biên nhận từ nhà cung cấp và ứng dụng tự động điền số tiền cùng các dòng hạng mục, cắt bỏ việc gõ tay vốn hay bị bỏ qua ngoài hiện trường.
- Xuất biên nhận tại chỗ ngay khi công việc hoàn tất, để khách hàng thấy đúng khoản phí trong lúc bạn đang đứng trước mặt họ, trước khi bất kỳ tranh cãi nào kịp hình thành.
- Thêm một ghi chú giọng nói về những gì đã thỏa thuận ('khách đã duyệt thay máy nén, sẽ trả trong 15 ngày') để lưu lại điều khoản thanh toán gắn với khách hàng đó.
- Mọi thứ hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên một phòng máy dưới tầng hầm hay một công trình ở vùng quê cũng không bao giờ cản bạn ghi lại khoản phí trở thành công nợ phải thu.
Phía văn phòng: sổ công nợ khách hàng đánh dấu ai vẫn còn nợ bạn
- ERP VĂN PHÒNG giữ một sổ công nợ khách hàng hiển thị toàn bộ lịch sử thanh toán của từng khách, đã thu và chưa thu, trong một khung nhìn liền mạch thay vì những tờ hóa đơn giấy rải rác.
- Mỗi hóa đơn mang trạng thái đã thu / chưa thu, và các số dư còn nợ được đánh dấu tự động để tài khoản quá hạn nổi lên trên đầu thay vì ẩn đi.
- Tạo hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT đàng hoàng với đúng tên thuế và thuế suất của nước bạn, nên chứng từ bạn gửi đi là chính xác và không cho khách lý do trì hoãn.
- Kế toán gắn công nợ phải thu vào bức tranh lớn hơn - doanh thu, mua vào, chi phí và lợi nhuận ròng - nên bạn không chỉ thấy ai nợ mình mà còn thấy nó ảnh hưởng đến dòng tiền ra sao.
- Báo cáo cho phép bạn xuất một danh sách gọn các số dư còn mở trước khi gọi đòi nợ, để bạn bước vào cuộc trò chuyện đã biết chính xác con số và ngày của công việc.
Vì sao hai công cụ kết hợp chặn trễ hạn ngay từ gốc
- Công việc hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng tự động, nên một khoản phí nhập tại hiện trường trở thành công nợ phải thu được theo dõi, không nhập liệu hai lần và không mất gì trong khâu bàn giao.
- Biên nhận tại chỗ và sổ công nợ văn phòng tham chiếu cùng một công việc, nên khi khách thắc mắc về hóa đơn, bạn có thể trưng ngay khoản phí đã nghiệm thu và biên nhận, dập tắt tranh cãi làm chậm thanh toán.
- Vì lịch sử khách hàng và sổ công nợ là cùng một bản ghi, bạn lập tức thấy được liệu một khách có phải là người hay trả chậm hay không trước khi nhận thêm việc cho họ.
- Cả hai chạy trên một gói thuê bao bằng 10 ngôn ngữ, nên một đội đa ngôn ngữ ngoài hiện trường và người giữ sổ trong văn phòng đều làm việc từ một nguồn sự thật chung, chính xác.
Hai công cụ, một quy trình, thanh toán đúng hạn
R-Pro kết hợp một ỨNG DỤNG HIỆN TRƯỜNG mạnh mẽ - chẩn đoán sự cố bằng AI trên hơn 600 trường hợp thực tế, quét nhãn máy và biên nhận, ghi chú giọng nói, lịch sử theo từng khách hàng, và biên nhận tại chỗ - với một ERP VĂN PHÒNG đầy đủ - báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT, kế toán, kho, nhà cung cấp, và một sổ công nợ khách hàng đánh dấu mọi số dư chưa thu. Hai sản phẩm mạnh hoạt động như một, bằng 10 ngôn ngữ, trên một gói thuê bao duy nhất. Hãy thôi đòi nợ trễ hạn và để công nợ phải thu tự theo dõi chính nó.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao tôi biết khách hàng nào vẫn còn nợ mình tiền?
Sổ công nợ khách hàng của ERP VĂN PHÒNG hiển thị mọi hóa đơn với trạng thái đã thu hoặc chưa thu, và các số dư còn nợ được đánh dấu tự động. Bạn có thể mở một khách hàng để xem toàn bộ lịch sử của họ, hoặc xuất một báo cáo liệt kê mọi số dư còn mở của tất cả khách hàng trước khi bắt đầu gọi đòi nợ.
Tôi có thể đưa biên nhận cho khách ngay tại hiện trường không?
Có. ỨNG DỤNG HIỆN TRƯỜNG cho phép bạn xuất biên nhận tại chỗ ngay khi công việc hoàn tất, hoàn toàn ngoại tuyến. Khách hàng thấy đúng khoản phí trước mặt bạn, điều này ngăn chặn những hiểu lầm vốn thường gây trễ thanh toán về sau.
Tôi có phải nhập lại các khoản phí hiện trường vào kế toán không?
Không. R-Pro được xây dựng để công việc hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng tự động. Một khoản phí bạn ghi trên xe trở thành công nợ phải thu được theo dõi trong sổ công nợ khách hàng mà không nhập liệu hai lần, nên không gì bị mất giữa hiện trường và văn phòng.
Chuyện gì xảy ra khi khách hàng tranh cãi về một hóa đơn?
Vì biên nhận tại chỗ và sổ công nợ văn phòng tham chiếu cùng một công việc, bạn có thể mở khoản phí gốc, lịch sử dịch vụ, và bất kỳ ghi chú giọng nói nào về điều khoản đã thỏa thuận chỉ trong vài giây. Trưng bản ghi đó giải quyết phần lớn tranh cãi rất nhanh, nên việc thanh toán không bị giữ lại trong khi bạn tranh luận về những gì đã làm.