Theo dõi dịch vụ trên toàn đội xe lạnh chuỗi lạnh để mọi lần sửa chữa của từng máy đều có thể kiểm toán
Khi bạn bảo dưỡng một đội xe chuỗi lạnh, mỗi máy lạnh Thermo King và Carrier Transicold cần có hồ sơ riêng — mã báo lỗi nào đã hiện, phụ tùng nào đã thay và ai đã ký xác nhận — để khách hàng vượt qua được một cuộc kiểm toán HACCP hay BRC. Ứng dụng hiện trường của R-Pro xây dựng lịch sử theo từng máy có thể kiểm toán ngay tại thùng xe, ngay cả khi không có sóng trong bãi, còn ERP văn phòng biến chính những lần thăm đó thành báo giá, hóa đơn và kế toán mà không ai phải gõ lại điều gì.
Tại hiện trường: chẩn đoán máy lạnh và ghi vào đúng máy
- Quét nhãn máy của xe lạnh hoặc số máy trên hộp đầu xe — R-Pro tự điền model (ví dụ Carrier Vector 8600, Thermo King SLXi hay Precedent S-600) và gắn lần thăm vào chính chiếc máy đó thay vì một 'thùng xe' chung chung.
- Lấy mã báo lỗi (các mã Thermo King như 18 Mức nước làm mát động cơ thấp / 84 Restart Null, hoặc các mã A của Carrier) và đưa qua chẩn đoán lỗi bằng AI dựa trên hơn 600 ca lạnh thực tế — từ triệu chứng đến nguyên nhân đến các bước sửa chữa cho những sự cố như dàn bay hơi bị ngập lỏng, lượng môi chất lạnh nạp thấp, hay chu trình xả đá bị hỏng.
- Ghi một bản ghi nhớ bằng giọng nói ngay tại thùng xe ('TK SLXi, máy 4471, đã thay công tắc cao áp, nạp lại R-452A, kéo nhiệt độ xuống -18C') để không quên gì giữa quãng đường từ bãi xe đến xe tải.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — các bãi phân phối và bãi sau thường là vùng chết sóng, và R-Pro ghi lại toàn bộ lần thăm trên thiết bị, đồng bộ sau khi bạn quay lại vùng có sóng.
- Xuất phiếu dịch vụ ngay tại chỗ và lần thăm đó được nhập vào lịch sử đang chạy của chiếc máy lạnh — mỗi lần sửa đều được đóng dấu, ghi ngày và quy được về người chịu trách nhiệm cho lần kiểm toán tiếp theo.
Tại văn phòng: báo giá, xuất hóa đơn và giữ sổ sách theo từng máy lạnh
- Lập báo giá chi tiết cho công việc đội xe — một đợt bảo trì phòng ngừa hàng loạt cho 20 thùng xe, thay máy nén cho máy 4471, hay một lần cải tạo R-452A theo lịch — với phụ tùng và nhân công được tách ra từng dòng.
- Gửi hóa đơn và hóa đơn thuế đúng chuẩn theo thiết lập thuế của ĐẤT NƯỚC bạn — tự đặt tên thuế và thuế suất riêng (thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng) để giấy tờ khớp với khu vực pháp lý của bạn.
- Theo dõi kế toán trên toàn tài khoản đội xe: doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng, để bạn biết hợp đồng chuỗi lạnh có thực sự sinh lời hay không.
- Quản lý tồn kho và đơn đặt hàng cho những phụ tùng hay thay trên máy lạnh — máy nén scroll, contactor, công tắc cao/thấp áp, cảm biến xả đá và môi chất lạnh — và đặt lại trước cửa sổ bảo dưỡng tiếp theo.
- Giữ một sổ cái công nợ cho từng khách hàng logistics để bạn nhìn thấy ngay, trong một cái liếc, cái gì đã xuất hóa đơn, cái gì đã thu và cái gì còn treo trên một đội xe 40 máy.
Sự kết nối: một lần thăm, không nhập liệu hai lần, một dấu vết kiểm toán sạch sẽ
- Mỗi lần thăm hiện trường chảy thẳng vào sổ sách văn phòng — phiếu bạn xuất tại thùng xe tự động trở thành hóa đơn và bút toán kế toán, nên không phải gõ lại và không bỏ sót việc xuất hóa đơn nào.
- Lịch sử dịch vụ theo từng máy nghĩa là khi kiểm toán viên của khách hàng đội xe hỏi 'chứng minh là máy lạnh 4471 đã được bảo dưỡng sau lần lệch nhiệt độ đó', bạn mở ra bản ghi có ghi ngày kèm phụ tùng và kỹ thuật viên trong vài giây.
- Nhà cung cấp, đơn đặt hàng và tồn kho luôn đồng bộ với những gì thực sự đã được lắp trên mỗi máy, nên chi phí phụ tùng được quy về đúng công việc thay vì biến mất vào một khoản chi phí chung.
- Cả ứng dụng hiện trường lẫn ERP văn phòng đều chạy bằng 10 ngôn ngữ trên một gói thuê bao — hữu ích cho các đội xe logistics xuyên biên giới và các tổ thợ đa ngôn ngữ cùng làm việc trong một bãi.
- Vì máy, lần sửa, phụ tùng và hóa đơn đều được liên kết với nhau, hồ sơ sửa chữa của đội xe có thể kiểm toán ngay từ trong thiết kế — không phải thứ bạn dựng lại từ trí nhớ trong đêm trước khi thanh tra.
Vận hành cả đội xe lạnh từ bãi xe đến sổ sách
R-Pro mang đến cho bạn hai công cụ mạnh trên một gói thuê bao: một ứng dụng hiện trường để chẩn đoán lỗi bằng AI, quét nhãn máy và phiếu, ghi nhớ giọng nói, lịch sử dịch vụ theo từng máy ngoại tuyến và xuất phiếu tại chỗ — cùng một ERP văn phòng để báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, tồn kho, nhà cung cấp, đơn đặt hàng và sổ cái công nợ. Chẩn đoán và ghi chép mọi máy lạnh ngay tại thùng xe, rồi báo giá, lập hóa đơn và giữ sổ sách tại văn phòng — với mỗi lần sửa của từng máy đều kiểm toán được và không nhập liệu hai lần.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao tôi giữ lịch sử sửa chữa của từng máy lạnh tách biệt khi một đội xe có hàng chục thùng xe giống hệt nhau?
Quét nhãn máy hoặc nhập số máy tại hiện trường và R-Pro gắn lần thăm vào đúng chiếc máy lạnh đó. Dù bạn có 20 máy Thermo King Precedent giống hệt nhau, mỗi chiếc vẫn giữ lịch sử riêng có ghi ngày về các mã báo lỗi, phụ tùng đã thay và lượng môi chất lạnh đã nạp thêm — nên các bản ghi không bao giờ lẫn vào nhau.
Tôi có thể chứng minh cho kiểm toán viên an toàn thực phẩm rằng một máy cụ thể đã được bảo dưỡng sau một báo động nhiệt độ không?
Có. Mỗi lần sửa được đóng dấu ngày, máy, phụ tùng và phiếu tại hiện trường, nên khi một cuộc kiểm toán HACCP, BRC hay của khách hàng hỏi về một máy lạnh cụ thể, bạn mở lịch sử của máy đó ra và chỉ rõ chính xác đã làm gì và khi nào.
Công việc hiện trường có thực sự chuyển sang xuất hóa đơn không, hay tôi phải nhập lại mọi thứ?
Nó tự chuyển sang. Lần thăm bạn ghi và phiếu bạn xuất tại thùng xe chảy vào ERP văn phòng dưới dạng hóa đơn và bút toán kế toán. Bạn báo giá công việc đội xe, lập hóa đơn và ghi sổ mà không cần gõ lại cùng một thông tin hai lần.
Nó có hoạt động trong một bãi phân phối không có sóng di động không?
Có. Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến — quét, chẩn đoán AI, ghi nhớ giọng nói và phiếu đều hoạt động khi không có sóng. Mọi thứ bạn ghi tại thùng xe sẽ tự động đồng bộ về văn phòng ngay khi bạn quay lại vùng phủ sóng.