Quản lý sổ công nợ khách hàng cho các tài khoản điện lạnh thương mại với công việc đã thanh toán và còn nợ lẫn lộn
Một chuỗi siêu thị sáu cửa hàng, một nhóm nhà hàng, và một kho lạnh không thanh toán theo cách của một hộ gia đình — họ chạy theo tháng, một số công việc được thanh toán khi hoàn thành, số khác còn nợ theo điều khoản net-30, và cùng một tài khoản có cả hai. Ứng dụng hiện trường của R-Pro ghi lại mọi cuộc gọi sửa kho lạnh đi bộ, thay máy nén, và hóa đơn tại chỗ ngay khi phát sinh, còn ERP văn phòng gộp các công việc đó vào sổ công nợ theo từng khách hàng để bạn thấy chính xác mỗi tài khoản thương mại đã thanh toán gì và còn nợ gì — mà không phải đuổi theo giấy tờ.
Tại hiện trường: Ghi lại công việc và dòng tiền ngay nơi phát sinh
- Mở toàn bộ lịch sử dịch vụ của tài khoản trước khi bạn trèo lên mái — mọi lần ghé thăm trước đó tới chiếc tủ mát của Walgreens hay tủ đứng của nhà hàng đó đều nằm ngay đó, nên bạn biết đây là lần hỏng máy nén thứ ba trên cùng cụm dàn nóng hay là sự cố hoàn toàn mới.
- Chạy chẩn đoán sự cố bằng AI từ triệu chứng bạn đang thấy — máy nén chạy ngắt liên tục, dàn bay hơi bị đóng băng, một dàn lạnh hút áp thấp — đối chiếu với hơn 600 ca điện lạnh thực tế để có nguyên nhân khả dĩ và các bước sửa chữa trước khi bạn bắt đầu thay phụ tùng bằng tiền của khách.
- Quét nhãn máy thiết bị để tự động điền model và số seri vào công việc, và quét bất kỳ hóa đơn phụ tùng nào bạn vừa lấy để chi phí tự động ghi vào đúng tài khoản.
- Xuất hóa đơn ngay tại chỗ khoảnh khắc một quản lý thanh toán tiền mặt hoặc thẻ cho lần sửa trong ngày — còn với cửa hàng chạy theo tài khoản, hãy để công việc còn nợ để nó chảy vào bảng kê hàng tháng của họ.
- Ghi lại một bản ghi âm khi sự việc còn nóng hổi ('đã thay van TXV ở tủ số 4, tuần sau quay lại làm gioăng cửa') — tất cả hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên một phòng máy dưới tầng hầm không sóng cũng không khiến bạn mất bản ghi.
Tại văn phòng: Sổ công nợ từng khách hàng tách bạch đã thanh toán và còn nợ
- Mở bất kỳ tài khoản thương mại nào và xem một sổ công nợ chạy liên tục — mọi công việc, số tiền, ngày tháng, và trạng thái đã thanh toán/còn nợ rõ ràng, nên một tài khoản siêu thị sáu cửa hàng cho bạn thấy cả ba hóa đơn họ đã tất toán lẫn hai hóa đơn còn tồn đọng.
- Đánh dấu công việc đã thanh toán khi tiền về, và số dư còn nợ của tài khoản cập nhật ngay tức thì — không bảng tính, không phải tính lại nhóm nhà hàng còn nợ bao nhiêu trên bốn địa điểm.
- Gửi hóa đơn và hóa đơn thuế chuẩn được thiết lập theo thuế của QUỐC GIA bạn — đặt tên là thuế GTGT, GST, hay thuế bán hàng và đặt thuế suất của riêng bạn, để kho lạnh nhận được một chứng từ hợp lệ, không phải một tổng số viết tay.
- Lập báo giá và dự toán chi tiết theo từng hạng mục cho công việc lớn hơn — cải tạo trọn bộ dàn lạnh hay lắp mới một kho lạnh đi bộ — và chuyển báo giá đã duyệt thẳng thành hóa đơn ghi vào sổ công nợ của tài khoản đó.
- Gộp tất cả vào kế toán và báo cáo: doanh thu, mua hàng, chi phí, và lợi nhuận ròng đều được theo dõi, nên phụ tùng bạn quét tại hiện trường và công bạn xuất hóa đơn khớp với khoản mỗi tài khoản thực sự đã thanh toán.
Sự kết nối: Công việc hiện trường tự động trở thành bút toán sổ công nợ
- Vì ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng là một hệ thống, công việc bạn đã đóng tại cửa hàng sáng nay đã là một dòng trên sổ công nợ của tài khoản đó khi bạn vừa trở lại xe — không phải gõ lại vào phần mềm kế toán riêng.
- Chi phí đi theo công việc: một hóa đơn bạn quét tại chỗ và phụ tùng bạn xuất từ kho gắn vào đúng khách hàng, nên số dư còn nợ phản ánh đúng chi phí và giá bán, không phải phỏng đoán.
- Công việc thanh toán tại chỗ ghi nhận là đã thanh toán, công việc theo tài khoản ghi nhận là còn nợ — sự phân tách hiện trường/văn phòng giữ bảng tuổi nợ của bạn sạch sẽ mà bạn không phải sắp xếp gì bằng tay.
- Một thuê bao, 10 ngôn ngữ, hai công cụ mạnh mẽ phối hợp với nhau — cùng một hồ sơ tài khoản dẫn dắt cả chẩn đoán tại chỗ lẫn số dư văn phòng, nên không có gì lọt giữa hiện trường và sổ sách.
Vận hành các tài khoản thương mại của bạn trên R-Pro — hiện trường và văn phòng, cùng nhau
R-Pro mang đến cho bạn hai công cụ ngang tầm trong một thuê bao: ứng dụng hiện trường với chẩn đoán sự cố bằng AI trên hơn 600 ca điện lạnh thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, hóa đơn tại chỗ, và vận hành ngoại tuyến hoàn toàn — cùng một ERP văn phòng với báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, kho hàng, nhà cung cấp, và sổ công nợ từng khách hàng giữ công việc đã thanh toán và còn nợ rạch ròi. Công việc hiện trường của bạn chảy vào sổ sách một cách tự động, nên số dư của mọi tài khoản thương mại luôn cập nhật.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao tôi thấy một tài khoản thương mại còn nợ tôi bao nhiêu qua nhiều công việc?
Mở khách hàng đó trong ERP và xem sổ công nợ của họ. Mọi công việc của tài khoản đều được liệt kê với số tiền và trạng thái đã thanh toán hoặc còn nợ, cộng với số dư còn nợ chạy liên tục — nên một chuỗi siêu thị hay nhóm nhà hàng nhiều cửa hàng cho bạn thấy chính xác công việc nào đã tất toán và công việc nào còn tồn đọng, tất cả ở một chỗ.
Một tài khoản đơn lẻ có thể vừa có công việc thanh toán tại chỗ vừa có công việc còn nợ net-30 không?
Có — đó là mô hình thương mại bình thường và sổ công nợ xử lý điều đó trực tiếp. Một lần sửa trong ngày mà quản lý cửa hàng thanh toán ngay tại chỗ được ghi nhận là đã thanh toán (kèm hóa đơn tại chỗ), trong khi công việc theo tài khoản bạn xuất hóa đơn hàng tháng vẫn còn nợ cho đến khi bạn đánh dấu đã thanh toán. Cả hai cùng nằm dưới một khách hàng.
Tôi có phải nhập lại công việc hiện trường vào kế toán để cập nhật số dư không?
Không. Ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng là một hệ thống, nên công việc bạn đóng tại chỗ chảy vào sổ công nợ của tài khoản đó và kế toán của bạn một cách tự động — không nhập hai lần. Hóa đơn và chi phí phụ tùng đã quét đi theo công việc tới đúng khách hàng.
Các hóa đơn có khớp với quy định thuế của quốc gia tôi không?
Có. Bạn tự đặt tên thuế và thuế suất của riêng mình — thuế GTGT, GST, hay thuế bán hàng — nên các hóa đơn và hóa đơn thuế bạn gửi cho tài khoản thương mại đều hợp lệ tại nơi bạn hoạt động, không bị khóa cứng theo định dạng của một quốc gia.