Cách nhà thầu HVAC thu tiền nhanh hơn sau mỗi công việc
Phần chậm nhất của việc thu tiền thường không phải là công việc — mà là khoảng cách giữa lúc hoàn thành công việc và lúc đưa được một hóa đơn rõ ràng vào tay khách hàng. R-Pro xóa bỏ khoảng cách đó bằng hai công cụ mạnh mẽ hoạt động như một: một ứng dụng hiện trường cho phép bạn xuất biên nhận ngay khi sửa chữa xong, và một ERP văn phòng biến chính công việc đó thành một hóa đơn hoặc hóa đơn thuế chuẩn mực mà không phải gõ lại điều gì. Hiện trường và văn phòng, cùng nhau — nên tiền bắt đầu chạy ngay khi bạn còn đang ở công trường.
Xuất hóa đơn ngay tại chỗ, trước khi bạn thu dọn
- Xuất biên nhận ngay tại công trường vào giây phút sửa chữa được ký xác nhận — khách hàng rời đi với việc biết chính xác họ phải trả bao nhiêu, thay vì chờ giấy tờ nhiều ngày.
- Quét nhãn máy của thiết bị và mọi hóa đơn mua phụ tùng để tự động điền model, phụ tùng và số tiền, nên tổng tiền tại chỗ chính xác và được lập trong vài giây, chứ không phải đoán sau từ trí nhớ.
- Chẩn đoán lỗi bằng AI dựa trên hơn 600 ca HVAC và làm lạnh thực tế giúp bạn xác định nhanh từ triệu chứng đến nguyên nhân đến cách sửa, nên công việc kết thúc gọn gàng và bạn không phải quay lại cho những lần ghé thăm không công.
- Mở toàn bộ lịch sử dịch vụ của khách hàng trước khi báo giá, nên công việc lặp lại được định giá nhất quán và không còn sự chần chừ khó xử kiểu 'lần trước anh tính bao nhiêu'.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — trong một phòng máy dưới tầng hầm hay một mái nhà không có sóng, bạn vẫn ghi nhận công việc và trao biên nhận; không có gì phải chờ kết nối.
Biến công việc thành hóa đơn đã được thanh toán từ văn phòng
- Tạo hóa đơn gọn gàng và hóa đơn thuế chuẩn mực trong ERP — thiết lập tên thuế và thuế suất của CHÍNH nước bạn (VAT, GST, thuế bán hàng), nên chứng từ đúng ngay từ lần đầu và không bị trả lại để sửa.
- Gửi ngay trong ngày thay vì cuối tháng: một hóa đơn đúng đến tay càng nhanh, đồng hồ đếm thời gian được thanh toán càng sớm thực sự bắt đầu.
- Theo dõi ai đã trả và ai chưa qua sổ công nợ khách hàng, nên các khoản quá hạn hiện rõ chỉ trong một cái nhìn và bạn có thể đòi đúng đối tượng mà không phải lục đống giấy tờ.
- Lập báo giá và dự toán chi tiết theo từng hạng mục — bao gồm cả báo giá thi công chi tiết — nên những công việc lớn được duyệt và xuất hóa đơn mà không có sự qua lại làm đình trệ thanh toán.
- Kế toán kết nối tất cả lại — doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng — nên bạn luôn biết thực sự còn bao nhiêu chưa thu so với bao nhiêu đã vào túi.
Một quy trình: công việc hiện trường chảy vào sổ sách một cách tự động
- Công việc bạn ghi nhận tại hiện trường — khách hàng, phụ tùng, nhân công, số tiền — chảy thẳng vào sổ sách văn phòng, nên không có vòng nhập liệu thứ hai làm chậm việc xuất hóa đơn.
- Không nhập liệu hai lần nghĩa là không có lỗi sao chép và không có hóa đơn bị kẹt 'chờ được lập' trên bàn ai đó.
- Vì biên nhận tại chỗ và hóa đơn văn phòng chia sẻ chung một bản ghi, những gì khách hàng được thông báo tại công trường khớp với hóa đơn họ nhận — ít tranh chấp hơn, thanh toán nhanh hơn.
- Cả hai công cụ chạy bằng 10 ngôn ngữ trong một gói thuê bao, nên một đội ngũ đa ngôn ngữ và văn phòng của bạn luôn nhìn cùng những con số như nhau.
- Hiện trường và văn phòng luôn đồng bộ, nên ngay khi kỹ thuật viên đánh dấu một công việc hoàn thành, nó sẵn sàng để xuất hóa đơn — con đường từ 'công việc xong' đến 'tiền vào túi' ngắn nhất có thể.
Xóa bỏ khoảng cách giữa 'công việc xong' và 'tiền vào túi'
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường xuất hóa đơn ngay tại chỗ với một ERP văn phòng gửi hóa đơn đúng ngay trong ngày — hai công cụ mạnh mẽ, một quy trình. Đưa một biên nhận vào tay khách hàng tại công trường, và đưa hóa đơn vào sổ sách của bạn mà không phải gõ lại điều gì.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng?
Cả hai — và chúng là hai nửa ngang bằng của một sản phẩm. Ứng dụng hiện trường lo công việc tại chỗ (chẩn đoán bằng AI, quét nhãn máy và biên nhận, ghi chú giọng nói, lịch sử dịch vụ, biên nhận tại chỗ, hoàn toàn ngoại tuyến), và ERP văn phòng lo báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, kho hàng, nhà cung cấp và báo cáo. Chúng chia sẻ chung một gói thuê bao và một quy trình, nên công việc hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng một cách tự động.
R-Pro thực sự rút ngắn thời gian cho đến khi tôi được thanh toán bằng cách nào?
Theo hai cách. Thứ nhất, bạn xuất biên nhận tại công trường ngay khi công việc xong, nên khách hàng biết số tiền ngay lập tức. Thứ hai, chính công việc đó chảy vào ERP mà không phải gõ lại, nên bạn có thể gửi một hóa đơn hoặc hóa đơn thuế đúng ngay trong ngày thay vì nhiều tuần sau — và sổ công nợ khách hàng cho bạn thấy chính xác ai vẫn còn nợ.
Tôi có thể thiết lập thuế của chính nước mình trên hóa đơn không?
Có. Bạn thiết lập tên thuế và thuế suất của riêng mình — VAT, GST hoặc thuế bán hàng — nên hóa đơn và hóa đơn thuế của bạn đúng cho nước bạn ngay từ đầu. Điều đó tránh được việc chứng từ bị từ chối và phải xuất lại, vốn là một trong những lý do phổ biến nhất khiến thanh toán bị trễ.
Nếu tôi ở một công trường không có internet thì sao?
Ứng dụng hiện trường hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Bạn có thể chạy chẩn đoán, quét nhãn máy và biên nhận, ghi nhận công việc và trao biên nhận mà không cần sóng. Khi quay lại vùng có sóng, công việc được đồng bộ và sẵn sàng để xuất hóa đơn từ văn phòng — không có gì bị mất và không có gì phải chờ.