Cách chuyển sang không giấy tờ trong doanh nghiệp HVAC của bạn (mà không mất hồ sơ)
Phiếu công việc bằng giấy hay bị thất lạc, dính vết cà phê, hoặc nằm vùi trong xe nhiều tuần trước khi có ai gõ lại. Chuyển sang không giấy tờ không phải là mua một ứng dụng hào nhoáng mà bạn chẳng bao giờ dùng tại công trình — mà là hai công cụ thực sự khớp với cách bạn làm việc: một ứng dụng hiện trường cho người thợ đứng bên thiết bị, và một hệ thống ERP văn phòng cho sổ sách. Dùng cả hai cùng nhau thì công việc trong ngày tự ghi mình vào hồ sơ của bạn.
Ghi nhận công việc tại hiện trường — không cần kẹp hồ sơ, không cần sóng
- Dùng điện thoại quét nhãn máy thiết bị là thông tin model và số seri tự điền vào, nên bạn thôi phải nheo mắt nhìn tấm nhãn mờ rồi chép số bằng tay.
- Chạy chẩn đoán sự cố bằng AI dựng trên hơn 600 ca điều hòa không khí và điện lạnh thực tế — từ triệu chứng đến nguyên nhân khả dĩ rồi tới các bước sửa chữa — ngay tại máy thay vì lật giở một cuốn sổ tay.
- Để lại một ghi chú giọng nói nhanh thay vì viết lên một phiếu công việc dính dầu mỡ, và mở toàn bộ lịch sử dịch vụ của khách hàng đó trước cả khi bạn mở nắp máy.
- Xuất hóa đơn cho khách hàng ngay tại chỗ, tức thì, nên không có gì phải chờ ghi lại sau.
- Tất cả hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — trong phòng máy dưới tầng hầm, trên mái nhà, hay bất cứ nơi nào không có sóng — và đồng bộ ngay khi bạn quay lại vùng có mạng.
Vận hành phần văn phòng mà không gõ lại bất cứ thứ gì
- Lập báo giá và dự toán — bao gồm cả báo giá thi công chi tiết theo hạng mục — rồi biến chúng thành hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT mà không phải dựng lại các con số từ đầu.
- Theo dõi kế toán thực sự: doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng, để bạn biết rõ mỗi công trình và mỗi tháng kiếm được bao nhiêu.
- Quản lý kho, nhà cung cấp, đơn đặt hàng và sổ công nợ theo từng khách hàng từ một nơi, thay vì một chồng cặp giấy.
- Xuất báo cáo khi bạn cần — để rà soát một tuần làm ăn chậm, để khai thuế, hay chỉ để xem khách hàng và công trình nào đáng để bạn dành thời gian.
- Thiết lập tên thuế và mức thuế của quốc gia bạn (thuế GTGT, GST, thuế bán hàng) để hóa đơn xuất ra chính xác ở bất cứ nơi nào bạn hoạt động.
Nơi không giấy tờ thực sự đáng giá: công việc hiện trường chảy vào sổ sách
- Một công việc hoàn tất ngoài hiện trường tự động đi vào sổ cái văn phòng — không cần người thứ hai gõ lại phiếu công việc vào cuối tuần.
- Cùng một khách hàng, cùng một lịch sử dịch vụ và cùng những con số nằm ở một nơi, nên hóa đơn khớp với những gì thực sự diễn ra tại hiện trường.
- Không nhập liệu hai lần đồng nghĩa với ít lỗi hơn, ít sót khoản phải thu hơn, và tiền không lọt qua khe giữa xe và bàn làm việc.
- Hai công cụ mạnh mẽ, một gói đăng ký, 10 ngôn ngữ — hiện trường và văn phòng, cùng nhau, thay vì phải tự tay khâu vá các ứng dụng và bảng tính.
Chuyển sang không giấy tờ — hiện trường và văn phòng, cùng nhau
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến — chẩn đoán AI, quét nhãn máy và hóa đơn, hóa đơn tại chỗ — với một hệ thống ERP văn phòng đầy đủ cho báo giá, hóa đơn, kế toán và quản lý kho. Hai công cụ mạnh mẽ, một quy trình, không còn phiếu công việc bằng giấy.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng?
Cả hai — và chúng ngang hàng, chứ không phải cái này gắn thêm vào cái kia. Ứng dụng hiện trường lo phần chẩn đoán sự cố bằng AI, quét nhãn máy và hóa đơn, ghi chú giọng nói, lịch sử dịch vụ và hóa đơn tại chỗ. Hệ thống ERP văn phòng lo phần báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT, kế toán, quản lý kho, nhà cung cấp và báo cáo. Bạn có cả hai trong một gói đăng ký, và công việc hiện trường tự động chảy vào sổ sách văn phòng.
Tôi có thể đặt thuế khớp với quốc gia mình không?
Có. Bạn tự thiết lập tên thuế và mức thuế của quốc gia mình — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng — để hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT xuất ra chính xác ở nơi bạn thực sự kinh doanh, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 10 ngôn ngữ được hỗ trợ.
Ứng dụng hiện trường ra sao khi không có internet?
Nó hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Bạn có thể chạy chẩn đoán, quét nhãn máy, ghi chú giọng nói, mở lịch sử dịch vụ và xuất hóa đơn mà không cần sóng. Mọi thứ đồng bộ ngay khi bạn quay lại vùng phủ sóng, nên một vùng chết sóng không bao giờ làm bạn mất hồ sơ.
Tôi có phải gõ lại chi tiết công việc hiện trường vào phần văn phòng không?
Không — đó chính là điểm cốt lõi của việc không giấy tờ. Một công việc được ghi lại ngoài hiện trường tự động đi vào hệ thống ERP văn phòng, nên cùng một khách hàng, lịch sử và con số đã có sẵn ở đó khi bạn lập hóa đơn. Không nhập liệu hai lần giữa xe và bàn làm việc.