Cách một doanh nghiệp lạnh một xe chuyển sang hoàn toàn không giấy tờ: từ ghi chú hiện trường đến hóa đơn thuế
Bạn một mình lái xe đến một kho mát đang chạy ấm, nguệch ngoạc model máy nén lên một tờ giấy nhem nhuốc dầu mỡ, rồi ba ngày sau bạn nheo mắt nhìn tờ giấy đó cố lập một hóa đơn. R-Pro xóa sổ đống giấy tờ bằng hai công cụ phối hợp với nhau: một ứng dụng hiện trường chẩn đoán lỗi, quét nhãn máy và in hóa đơn trước khi bạn rời bãi đỗ xe, và một ERP văn phòng biến chính công việc đó thành hóa đơn thuế và sổ sách gọn gàng mà không phải gõ lại.
Trên xe: chẩn đoán, quét và lập hồ sơ công việc không cần tờ giấy
- Lái đến chiếc kho mát chạy ấm đó, mô tả triệu chứng (máy nén đóng cắt liên tục, dàn bay hơi đóng băng, áp suất đẩy cao) và để chẩn đoán AI dẫn bạn qua triệu chứng → nguyên nhân → các bước sửa chữa từ hơn 600 ca HVAC và lạnh thực tế — chứ không phải một danh mục kiểm tra chung chung.
- Hướng điện thoại vào nhãn máy của cụm dàn nóng và quét: model, số serial, loại môi chất lạnh và lượng nạp tự điền vào hồ sơ khách hàng, để bạn không phải chép tay một tấm nhãn R-404A đã phai màu.
- Ghi một ghi chú thoại nhanh khi tay bạn vẫn còn trên đồng hồ áp ('Van TXV dao động, đã thay phin lọc, hút chân không xuống 350 micron') thay vì cố viết trong một phòng thiết bị chật chội.
- Mỗi lần ghé thăm nằm trong lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng của địa điểm đó, nên lần sau khi đến chiếc kho mát này bạn đã biết mình đã làm gì và thay những phụ tùng nào.
- Không có sóng phía sau một phòng lạnh của cửa hàng tạp hóa? Tất cả hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — công việc được lưu trên điện thoại và đồng bộ ngay khi bạn có sóng trở lại.
Tại bàn làm việc: báo giá, xuất hóa đơn và giữ sổ sách trong ERP văn phòng
- Biến công việc đã chẩn đoán thành một báo giá đúng quy chuẩn hoặc một bản dự toán thi công chi tiết — liệt kê phin lọc, môi chất lạnh, công và phí gọi đến thay vì một con số nguệch ngoạc trên phiếu.
- Xuất một hóa đơn thuế thực sự với hệ thống thuế của CHÍNH nước bạn theo cách bạn cần — đặt tên là thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng và đặt thuế suất của riêng bạn — để hóa đơn tuân thủ ở bất cứ nơi nào chiếc xe của bạn hoạt động.
- Hạch toán theo dõi doanh thu, mua vào, chi phí và lợi nhuận ròng tự động, nên cuối tháng bạn thấy chiếc xe thực sự kiếm được bao nhiêu mà không cần một hộp giày đựng hóa đơn.
- Quản lý nhà cung cấp, đơn đặt hàng, tồn kho và một sổ cái khách hàng ở một nơi — biết còn bao nhiêu phin lọc trên kệ và khách hàng nào vẫn còn nợ bạn.
- Xuất báo cáo khi kế toán hay mùa thuế gọi đến, thay vì dựng lại cả một năm công việc từ trí nhớ và giấy tờ nhàu nát.
Mắt xích làm nên việc không giấy tờ: công việc hiện trường chảy vào sổ sách, không nhập liệu hai lần
- Công việc bạn lập hồ sơ tại chiếc kho mát — thiết bị, phụ tùng đã dùng, công, hóa đơn tại chỗ — mang thẳng vào ERP văn phòng, nên bạn không bao giờ gõ lại một công việc từ một tờ giấy.
- Một công việc, ghi nhận một lần trên xe, trở thành báo giá, hóa đơn thuế và bút toán hạch toán — cùng một dữ liệu, chứ không phải ba phiên bản viết tay riêng biệt rồi lệch nhau dần.
- Hóa đơn tại chỗ bạn xuất ở hiện trường đối chiếu với hóa đơn và doanh thu ở văn phòng, nên các công việc tiền mặt không lọt qua kẽ hở.
- Cả ứng dụng hiện trường lẫn ERP văn phòng đều chạy bằng 10 ngôn ngữ trên một gói đăng ký — hai công cụ ngang tầm được xây dựng để hoạt động như một hệ thống không giấy tờ duy nhất cho người làm đơn lẻ.
- Vì không nhập liệu hai lần, một giờ mà trước đây bạn phải bỏ ra mỗi tối để biến ghi chú thành hóa đơn giờ quay lại cho việc lái xe, xuất hóa đơn, hoặc về sớm hơn.
Vận hành cả chiếc xe của bạn — từ hiện trường đến sổ sách — trên R-Pro
R-Pro là hai công cụ mạnh mẽ trong một gói đăng ký: một ứng dụng hiện trường với chẩn đoán lỗi bằng AI trên hơn 600 ca thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, ghi chú thoại, lịch sử dịch vụ ngoại tuyến và hóa đơn tại chỗ — cộng với một ERP văn phòng cho báo giá, hóa đơn thuế với hệ thống thuế của riêng bạn, hạch toán, tồn kho, nhà cung cấp và báo cáo. Ghi nhận công việc một lần tại chiếc kho mát, và nó chảy thẳng vào sổ sách của bạn. Có sẵn bằng 10 ngôn ngữ.
Get R-Pro →FAQ
Tôi làm một mình, không có nhân viên văn phòng. Chuyển sang hoàn toàn không giấy tờ có thực sự khả thi cho một hoạt động một xe không?
Có — đó chính là đối tượng nó được xây dựng cho. Bạn ghi nhận công việc một lần trên điện thoại tại chiếc kho mát (chẩn đoán, quét nhãn máy, ghi chú thoại, hóa đơn tại chỗ), và cùng dữ liệu đó trở thành báo giá, hóa đơn thuế và bút toán hạch toán trong ERP. Không có người thứ hai và không có lần nhập liệu thứ hai, nên không giấy tờ tiết kiệm nhiều thời gian nhất cho chính người làm đơn lẻ.
Chuyện gì xảy ra khi tôi ở trong một phòng lạnh hay phòng máy dưới tầng hầm không có sóng di động?
Ứng dụng hiện trường hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Bạn có thể chạy chẩn đoán AI, quét nhãn máy, ghi ghi chú thoại, lưu lịch sử dịch vụ và thậm chí in một hóa đơn tại chỗ mà không có sóng. Mọi thứ được lưu trên điện thoại và tự động đồng bộ với ERP văn phòng ngay khi bạn trở lại vùng phủ sóng.
Tôi có thể xuất một hóa đơn thuế hợp lệ cho nước tôi, chứ không chỉ một hóa đơn chung chung không?
Có. Trong ERP văn phòng bạn đặt tên thuế và thuế suất của riêng mình — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng — để hóa đơn và hóa đơn thuế khớp với quy định của nước bạn. Cùng một động cơ xử lý báo giá và dự toán thi công chi tiết, nên một công cụ bao quát mọi thứ từ một cuộc gọi dịch vụ nhanh đến một lần lắp đặt trọn gói.
Tôi có phải nhập lại công việc từ ứng dụng hiện trường vào phần mềm kế toán không?
Không. Ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng được thiết kế để phối hợp với nhau, nên công việc bạn lập hồ sơ trên xe — thiết bị, phụ tùng, công, hóa đơn — chảy vào báo giá, xuất hóa đơn và sổ sách mà không nhập liệu hai lần. Bạn ghi nhận một lần và nó chảy thẳng đến lợi nhuận ròng.