Theo dõi tồn kho phụ tùng trên nhiều xe dịch vụ để thợ ngừng mua trùng
Bạn vận hành ba chiếc xe, và tháng trước hai thợ của bạn mỗi người mua một bộ khởi động cứng giống hệt nhau vì chẳng ai biết xe kia đã có sẵn hai bộ trên kệ. Với R-Pro, ứng dụng hiện trường ghi lại đúng những gì mỗi thợ thực sự lấy ra cho một công việc, và ERP văn phòng giữ một số liệu phụ tùng chung duy nhất trên tất cả các xe — để thợ tiếp theo kiểm tra kho trước khi ghé cửa hàng vật tư, chứ không phải sau đó.
Trên xe: ghi lại thứ được lấy ra, ngay khi nó được dùng
- Khi một thợ kết thúc một công việc — chẳng hạn thay contactor trên một dàn lạnh trên mái 5 tấn — họ ghi lại phụ tùng đã dùng ngay trong hồ sơ dịch vụ của khách hàng trên ứng dụng hiện trường, để số liệu phản ánh thực tế, chứ không phải một bảng tính ai đó quên cập nhật.
- Quét hóa đơn từ cửa hàng vật tư và ứng dụng hiện trường tự điền các dòng hàng (phụ tùng, số lượng, giá), để một thùng van TXV hay tụ chạy mới về nằm trong hệ thống mà không ai phải gõ tay mã phụ tùng.
- Quét nhãn máy của thiết bị tại chỗ và model/serial gắn vào công việc, nên khi bạn đặt lại một mô-tơ quạt OEM cụ thể bạn biết chính xác nó dành cho thiết bị nào.
- Tất cả hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — trong một phòng máy không có sóng, thợ vẫn ghi được phụ tùng đã lấy, và nó đồng bộ vào số liệu chung ngay khi chiếc xe trở lại vùng phủ sóng.
- Lịch sử theo từng khách hàng nghĩa là nếu bạn quay lại cùng một kho mát của nhà hàng đó, bạn thấy địa điểm này đã tiêu hao những phụ tùng nào trong mùa này.
Tại văn phòng: một số liệu phụ tùng chung, chứ không phải ba lần đoán riêng rẽ
- ERP giữ một danh sách tồn kho duy nhất trên tất cả các xe và kệ kho, nên trước khi một thợ lái 30 phút đến cửa hàng vật tư, ai cũng có thể thấy Xe 2 đã có sẵn bốn cái phụ tùng đó đang nằm không.
- Đơn đặt hàng và hồ sơ nhà cung cấp nằm ở đây, nên đặt lại một contactor hay tụ điện sắp hết chỉ là vài lần chạm vào đúng nhà cung cấp bạn vẫn mua — chứ không phải đoán giá của tháng trước.
- Mỗi phụ tùng đã dùng chảy vào hạch toán như một chi phí thực gắn với công việc đó, nên lợi nhuận ròng mỗi cuộc gọi của bạn phản ánh chi phí phụ tùng thực, chứ không phải một con số ước lượng làm tròn.
- Lập một báo giá hoặc dự toán chi tiết lấy từ cùng danh sách phụ tùng và bảng giá, để con số bạn đưa cho khách hàng khớp với những gì chiếc xe của bạn thực sự mang theo.
- Hóa đơn và hóa đơn thuế (với tên thuế và thuế suất của chính nước bạn — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng) xuất ra gắn với cùng một công việc, nên phụ tùng đã xuất hóa đơn và phụ tùng đã nhập kho không bao giờ lệch nhau.
Vì sao việc mua trùng dừng lại: hiện trường và văn phòng luôn đồng bộ
- Vì thợ ghi phụ tùng vào công việc trong ứng dụng hiện trường, số liệu văn phòng giảm tự động — không nhập liệu hai lần, không có buổi đối chiếu cuối tuần nơi hai xe đều 'tưởng' mình có nó.
- Một gói đăng ký bao trùm mọi thợ và mọi xe, nên cả ba chiếc xe đều báo về cùng một tồn kho chung thay vì mỗi xe tự đếm nhẩm riêng trong đầu.
- Khi một phụ tùng sắp hết trên cả đội xe, ERP cho thấy nó ở một nơi, nên bạn đặt lại một lần cho cả đội thay vì ba thợ mỗi người vơ thêm hàng 'phòng khi cần'.
- Hóa đơn hiện trường quét trên xe và đơn đặt hàng tạo ở văn phòng cập nhật cùng những con số, nên số liệu mà chủ doanh nghiệp thấy ở bàn giấy là số liệu mà thợ thấy trên xe.
- Trên 10 ngôn ngữ và với mọi quy mô đội, quy tắc vẫn như nhau: một phụ tùng được đếm một lần, ở nơi nó thực sự được dùng — để không ai mua thứ bạn đã có.
Vận hành đội của bạn trên R-Pro — ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng, phối hợp với nhau
R-Pro là hai công cụ mạnh trong một gói đăng ký: một ứng dụng hiện trường cho chẩn đoán lỗi bằng AI trên hơn 600 ca HVAC thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, và ghi phụ tùng ngoại tuyến trên mọi xe — kết hợp với một ERP văn phòng cho tồn kho chung, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, báo giá, hóa đơn và hạch toán. Thợ ghi phụ tùng nơi chúng được dùng, văn phòng thấy một số liệu chung, và không ai mua trùng. Hãy thử R-Pro và ngừng trả tiền hai lần cho cùng một phụ tùng.
Get R-Pro →FAQ
Hai thợ của tôi luôn kết thúc bằng việc mua cùng một phụ tùng trong cùng một tuần. R-Pro ngăn điều đó như thế nào?
Vì cả hai thợ đều ghi phụ tùng đã dùng vào công việc trong ứng dụng hiện trường, ERP văn phòng giữ một số liệu chung trên tất cả các xe. Trước khi thợ thứ hai mua, họ (hoặc bạn) có thể thấy phụ tùng đó đã có trên kệ của một xe khác. Mua trùng chỉ xảy ra khi không ai có khả năng nhìn thấy — R-Pro cho mọi người cùng một con số.
Thợ của tôi ở dưới tầng hầm và trên mái nơi không có sóng. Tồn kho có còn chính xác không?
Có. Ứng dụng hiện trường hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — một thợ ghi lại contactor hay tụ điện đã lấy ngay cả khi không có sóng, và nó đồng bộ vào số liệu chung của ERP ngay khi chiếc xe trở lại vùng phủ sóng. Không có gì bị mất trong khi chờ kết nối.
Tôi có phải gõ tay từng mã phụ tùng khi một thùng hàng về kho không?
Không. Quét hóa đơn cửa hàng vật tư bằng ứng dụng hiện trường và nó tự điền các dòng hàng — phụ tùng, số lượng, giá. Hàng vào tồn kho mà không phải gõ tay mã phụ tùng, đó cũng là cách giữ cho số liệu đáng tin cậy.
Chi phí phụ tùng có thực sự hiện ra trong các con số của tôi, hay nó chỉ là một danh sách kho?
Nó hiện ra trong sổ sách của bạn. Mỗi phụ tùng đã dùng được ghi gắn với công việc và chảy vào phần hạch toán của ERP như một chi phí thực, nên lợi nhuận ròng mỗi cuộc gọi phản ánh chi phí phụ tùng thực. Cùng danh sách phụ tùng đó cũng cấp dữ liệu cho báo giá và hóa đơn chi tiết của bạn, nên phụ tùng đã xuất hóa đơn và phụ tùng nhập kho luôn khớp nhau.