Cách kỹ thuật viên HVAC theo dõi phụ tùng và tồn kho (Mà không hết hàng giữa công việc)
Hết một chiếc tụ điện, một công tắc tơ, hay đúng cỡ ống đồng giữa chừng công việc khiến bạn phải quay lại một chuyến và làm khách hàng bực mình. Theo dõi phụ tùng tốt nghĩa là hai việc phối hợp với nhau: biết bạn đã lấy ra những gì tại công trường, và biết còn lại bao nhiêu trong kho để đặt hàng bổ sung. R-Pro cho bạn cả hai — một ứng dụng hiện trường cho kỹ thuật viên tại công trường và một ERP văn phòng cho sổ sách và tồn kho — hai công cụ mạnh mẽ chạy trên một quy trình.
Tại công trường: ghi nhận những gì bạn thực sự đã dùng
- Ghi nhận các phụ tùng bạn lắp trong mỗi lần gọi dịch vụ trực tiếp vào công việc của khách hàng — tụ điện, máy nén, van tiết lưu TXV, phin lọc ẩm — nên lượng tiêu hao được ghi lại ngay giây phút nó phát sinh, chứ không phải từ trí nhớ vào cuối tuần.
- Quét một hóa đơn nhà cung cấp hay nhãn máy của phụ tùng bằng điện thoại và để R-Pro tự động điền chi tiết hạng mục, nên bạn không phải gõ số model với đôi găng dính dầu mỡ.
- Xuất biên nhận cho khách hàng tại chỗ liệt kê phụ tùng và nhân công, vừa cho họ một bản ghi rõ ràng vừa cho bạn một nguồn dữ liệu sạch về những gì đã rời khỏi xe của bạn.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — trong một phòng máy dưới tầng hầm hay một mái nhà không có sóng, mỗi phụ tùng bạn ghi nhận đều được lưu và đồng bộ sau, nên không có gì bị thất lạc.
- Gắn mỗi phụ tùng vào lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng, nên khi bạn quay lại công trường đó, bạn có thể thấy chính xác cái gì đã được thay và vào lúc nào.
Tại văn phòng: mức tồn kho thực, nhà cung cấp, và điểm đặt hàng lại
- Theo dõi kho hàng trong ERP nên bạn luôn biết cái gì còn trên kệ và cái gì sắp xuống đơn vị cuối cùng trước khi nó gây rắc rối giữa chừng công việc.
- Quản lý nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng trong cùng một hệ thống, nên đặt lại các phụ tùng thông dụng chỉ là vài cú chạm thay vì lục lọi các hóa đơn cũ.
- Ghi nhận các khoản mua hàng vào kế toán một cách tự động — mỗi phụ tùng bạn mua chảy vào sổ sách như một khoản chi phí, đưa vào doanh thu, chi phí, và lợi nhuận ròng.
- Duy trì một sổ công nợ khách hàng và xuất báo cáo để thấy phụ tùng nào luân chuyển nhanh nhất và cái gì đang chiếm vốn trên kệ.
- Thiết lập thuế của chính nước bạn — VAT, GST, hoặc thuế bán hàng với tên và thuế suất riêng — nên hóa đơn mua hàng và hóa đơn thuế đúng dù bạn làm việc ở đâu.
Sự kết nối: sử dụng tại hiện trường cập nhật văn phòng, không nhập liệu hai lần
- Các phụ tùng bạn ghi nhận trong một công việc ở ứng dụng hiện trường chảy vào ERP văn phòng một cách tự động, nên tồn kho và sổ sách phản ánh lượng tiêu hao thực mà không phải gõ lại điều gì.
- Vì hiện trường và văn phòng chia sẻ chung một bộ dữ liệu, một phụ tùng lắp tại công trường có thể trừ kho và xuất hiện trên hóa đơn của khách hàng trong cùng một thao tác.
- Một gói thuê bao bao trùm cả hai công cụ bằng 10 ngôn ngữ — điện thoại của kỹ thuật viên và máy tính văn phòng luôn ăn khớp, chứ không phải hai bảng tính rời rạc.
- Bạn không còn phải đoán: những gì đã dùng trên xe và những gì còn lại trong kho là cùng một câu chuyện, và đó chính là điều ngăn bạn hết hàng trong công việc tiếp theo.
Đừng hết hàng giữa công việc nữa
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường — ghi nhận phụ tùng, quét biên nhận, làm việc hoàn toàn ngoại tuyến — với một ERP văn phòng cho kho hàng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng, và kế toán. Hai công cụ mạnh mẽ, một quy trình, nên những gì bạn dùng tại công trường giữ cho tồn kho và sổ sách của bạn chính xác một cách tự động.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường cho kỹ thuật viên hay phần mềm văn phòng để quản lý kho?
Là cả hai, được dùng cùng nhau. Ứng dụng hiện trường lo công việc tại chỗ — ghi nhận phụ tùng đã dùng, quét biên nhận và nhãn máy, xuất biên nhận, tất cả ngoại tuyến. ERP văn phòng lo mức tồn kho, nhà cung cấp, đơn đặt hàng, và kế toán. Hiện trường và văn phòng chạy trên một quy trình, nên chúng là hai công cụ ngang bằng, chứ không phải một cái gắn thêm vào cái kia.
Tôi có thể theo dõi phụ tùng trên xe và phụ tùng trong kho không?
Có. Bạn ghi nhận những gì bạn lắp tại công trường trong ứng dụng hiện trường, và ERP văn phòng giữ bức tranh tổng thể về tồn kho và việc đặt hàng lại. Vì cả hai chia sẻ chung một bộ dữ liệu, những gì bạn dùng trên xe được trừ vào những gì văn phòng đang theo dõi — không có các bảng đếm riêng phải đối chiếu.
Tôi có phải nhập phụ tùng hai lần — một lần cho khách hàng và một lần cho kho không?
Không. Đó chính là điểm mấu chốt của sự kết nối. Một phụ tùng bạn ghi nhận vào một công việc ở hiện trường chảy vào ERP văn phòng một cách tự động, nên nó có thể xuất hiện trên biên nhận của khách hàng và trừ kho từ cùng một lần nhập, không nhập liệu hai lần.
Tôi có thể thiết lập thuế của chính nước mình cho hóa đơn mua hàng và hóa đơn thuế không?
Có. Bạn thiết lập tên thuế và thuế suất của riêng mình — VAT, GST, hoặc thuế bán hàng — nên đơn đặt hàng, hóa đơn và hóa đơn thuế đều đúng cho nơi bạn hoạt động, bằng bất kỳ ngôn ngữ nào trong 10 ngôn ngữ được hỗ trợ.