Lập đơn đặt hàng cho phụ tùng lạnh khó tìm và gắn nó vào công việc
Một contactor máy nén scroll hỏng là một chuyện; một van tiết lưu OEM đã ngừng sản xuất hay một mô-tơ quạt EC có thời gian giao hàng dài mà không ai trữ là chuyện khác. Khi một phụ tùng phải đặt riêng, công việc bị treo lại và chi phí phải được ghim vào đúng khách hàng — chứ không thất lạc trên một phiếu mua hàng trong xe tải của bạn. R-Pro lo cả hai đầu: ứng dụng hiện trường ghi lại đúng phụ tùng hỏng tại chỗ, còn ERP văn phòng lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp và gắn nó thẳng trở lại công việc đó.
Tại hiện trường: ghim chính xác phụ tùng trước khi bạn rời đi
- Quét nhãn máy của thiết bị bằng ứng dụng hiện trường — model, số sê-ri, dữ liệu môi chất lạnh và điện tự điền vào, nên phụ tùng bạn đặt khớp với máy chứ không phải một phỏng đoán từ trí nhớ.
- Chụp ảnh bộ phận hỏng (mô-tơ ECM cháy, van tiết lưu nhiệt kẹt, bình tách dầu nứt) và đính kèm vào hồ sơ dịch vụ của khách hàng đó, với mã phụ tùng OEM hiện rõ.
- Thêm một bản ghi nhớ giọng nói khi bạn vẫn còn đứng trước máy — 'giàn R404A, mô-tơ quạt dàn bay hơi, 230V, cần thêm cả mô-đun điều khiển khớp với nó' — để không quên gì khi về văn phòng.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến: trong một phòng máy nhà máy hay trên mái không có sóng, chi tiết phụ tùng, ảnh và ghi chú lưu cục bộ và đồng bộ ngay khi bạn trở lại trực tuyến.
- Xuất một phiếu tại chỗ cho lần gọi chẩn đoán và bất kỳ phụ tùng nào đã thay, để khách hàng biết phụ tùng đặt riêng là thứ duy nhất còn tồn đọng.
Tại văn phòng: lập đơn đặt hàng và đặt phụ tùng
- Mở bản ghi nhà cung cấp cho đại lý bán buôn đồ lạnh hay nhà phân phối OEM của bạn và lập một đơn đặt hàng cho phụ tùng khó tìm — số lượng, giá đã thỏa thuận và mã phụ tùng tham chiếu của bạn đều trên một đơn đặt hàng.
- Quét xác nhận đơn hàng hay phiếu hóa đơn của nhà cung cấp; ERP tự điền các dòng và tổng tiền, nên chi phí đặt riêng được nhập vào sổ sách của bạn một cách chính xác mà không phải gõ lại.
- Đơn đặt hàng và lần mua đó chảy thẳng vào kế toán — được ghi nhận như một lần mua đối ứng với công việc, đưa vào doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng để biên lợi nhuận trên lần sửa đó là thật, không phải ước tính.
- Thêm phụ tùng vào tồn kho khi nó về, hoặc chuyển thẳng cho công việc — dù bằng cách nào chi phí cũng được theo dõi, không bị chôn vùi trên một phiếu giấy ngoài quầy.
- Lập một báo giá chi tiết cho khách hàng bao gồm phụ tùng đặt riêng cộng nhân công, rồi chuyển thành hóa đơn hay hóa đơn thuế với tên thuế và thuế suất của đất nước bạn (thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng).
Sự kết nối: một phụ tùng, được theo dõi từ công việc đến đơn đặt hàng đến hóa đơn
- Vì hồ sơ hiện trường và đơn đặt hàng đều tham chiếu cùng một công việc của khách hàng, phụ tùng đặt riêng không bao giờ bị mồ côi — bạn luôn biết nó thuộc về máy nào và hóa đơn nào.
- Công việc hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng một cách tự động, nên chi phí phụ tùng bạn ghi trên đơn đặt hàng hiện ra đối ứng với công việc mà không nhập liệu hai lần.
- Khi phụ tùng về và bạn quay lại lắp nó, lần quét nhãn máy, ảnh và ghi nhớ giọng nói trước đó của bạn ngay ở đó trong lịch sử dịch vụ của khách hàng — không phải vò đầu nhớ xem mình đã đặt mô-tơ nào.
- Sổ cái công nợ khách hàng cho thấy toàn cảnh tài khoản đó: lần thăm chẩn đoán, chi phí đơn đặt hàng đặt riêng, nhân công và hóa đơn cuối cùng — tất cả gắn với nhau.
- Báo cáo cho phép bạn thấy một phụ tùng thường có thời gian giao hàng dài hay ngốn biên lợi nhuận đến mức nào, để lần tới bạn báo giá các công việc đặt riêng với một mức cộng giá thực tế.
Một gói thuê bao. Ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng, làm việc như một.
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường chạy bằng AI — quét nhãn máy và phiếu, ghi nhớ giọng nói, lịch sử theo từng khách hàng, chẩn đoán ngoại tuyến trên hơn 600 ca thực tế — với một ERP văn phòng đầy đủ cho báo giá, đơn đặt hàng, nhà cung cấp, tồn kho, hóa đơn và kế toán. Ghi lại phụ tùng hỏng tại hiện trường, lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp tại văn phòng, và xem tất cả gắn trở lại cùng một công việc — bằng 10 ngôn ngữ, không nhập liệu hai lần.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao tôi chắc chắn chi phí của một phụ tùng đặt riêng rơi vào đúng công việc của khách hàng chứ không chỉ vào chi phí chung?
Lập đơn đặt hàng đối ứng với công việc của khách hàng trong ERP văn phòng. Vì hồ sơ dịch vụ hiện trường và đơn đặt hàng dùng chung một công việc, chi phí phụ tùng được ghi nhận như một lần mua gắn với công việc đó — nó đưa vào lợi nhuận ròng cho riêng lần sửa cụ thể đó thay vì trôi nổi trong chi phí chung, và nó xuất hiện trên sổ cái công nợ khách hàng.
Phụ tùng có thời gian giao hàng dài và công việc đang treo. Làm sao tôi giữ cho nó không bị quên?
Tại hiện trường, ứng dụng hiện trường lưu lần quét nhãn máy, ảnh bộ phận hỏng và một bản ghi nhớ giọng nói vào lịch sử dịch vụ của khách hàng đó. Đơn đặt hàng vẫn mở tại văn phòng cho đến khi phụ tùng về. Khi nó về, bạn quay lại với toàn bộ hồ sơ ngay trước mắt và chuyển báo giá thành hóa đơn — không gì lọt qua kẽ hở.
Tôi có thể quét phiếu của nhà cung cấp thay vì gõ chi phí đơn đặt hàng bằng tay không?
Có. Quét xác nhận đơn hàng hay hóa đơn của nhà cung cấp và ERP tự điền các dòng và tổng tiền. Chi phí mua đó chảy vào kế toán đối ứng với công việc, nên biên lợi nhuận trên lần sửa phản ánh giá phụ tùng thật, không phải một ước tính.
Tôi có thể xuất hóa đơn cho khách hàng với thuế của đất nước tôi trên phụ tùng đặt riêng không?
Có. Lập một báo giá chi tiết bao gồm phụ tùng cộng nhân công, rồi chuyển thành hóa đơn hay hóa đơn thuế dùng tên thuế và thuế suất của đất nước bạn — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng — đặt theo cách doanh nghiệp của bạn cần.