Quét hóa đơn nhà cung cấp phụ tùng để tự động ghi nhận đơn mua và cập nhật giá vốn hàng bán
Bạn vừa rời khỏi cửa hàng bán sỉ với một van tiết lưu TXV, một phin lọc sấy và hai pound môi chất lạnh R-410A cho công việc mà bạn đang trên đường tới. Ứng dụng hiện trường R-Pro quét hóa đơn nhà cung cấp đó ngay trên xe tải và đọc từng dòng hàng, tổng tiền và thuế — còn ERP văn phòng biến nó thành một đơn mua được ghi nhận, tự động cập nhật giá vốn hàng bán, sổ cái nhà cung cấp và lợi nhuận ròng của bạn.
Tại hiện trường: Quét hóa đơn ngay khi vừa nhận
- Chụp tờ hóa đơn giấy hoặc hóa đơn bán hàng ngay tại quầy phụ tùng bằng ứng dụng hiện trường — nó đọc tên nhà cung cấp, ngày tháng, từng dòng hàng (mã phụ tùng, số lượng, đơn giá), tạm tính và thuế thay vì để bạn gõ lại sau từ một tờ giấy nhàu nát.
- Ghi lại ngay khi còn nóng hổi ở bãi đậu xe: môi chất lạnh tính theo pound, một máy nén, contactor, tụ điện, ống đồng, phụ kiện nối — những chi tiết mà thợ thực sự mua giữa công việc sẽ không bị thất lạc hay quên mất vào cuối ngày.
- Gắn đơn mua vào khách hàng hoặc công việc bạn đang làm, để chiếc tụ kép giá 40 đô và việc nạp bù R-410A được gắn đúng vào ca làm mà chúng thuộc về.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — quét tại công trình vùng nông thôn hoặc phòng kỹ thuật dưới tầng hầm không có sóng, và nó giữ lại cho đến khi bạn quay về vùng phủ sóng. Không còn hóa đơn thất lạc chỉ vì khu vực đó mất sóng.
Tại văn phòng: Đơn mua tự động vào sổ sách của bạn
- Hóa đơn đã quét trở thành một đơn mua được ghi nhận trong ERP — ghi đúng vào nhà cung cấp, kèm các dòng hàng và số tiền thuế mà quầy đã tính cho bạn, không cần nhập lại.
- Giá vốn hàng bán cập nhật từ chính các dòng hàng đó, nên kế toán của bạn cho thấy chi phí vật tư thực so với doanh thu của công việc, và lợi nhuận ròng của bạn là con số thật, không phải phỏng đoán.
- Sổ cái nhà cung cấp theo dõi những gì bạn đã mua từ cửa hàng bán sỉ đó theo thời gian — hữu ích để phát hiện giá R-410A đang nhích lên hoặc để đàm phán điều khoản khi bạn thấy tổng tích lũy.
- Phụ tùng nhập vào kho sẽ điều chỉnh số lượng tồn hiện có, nên chiếc contactor bạn vừa mua được phản ánh trước khi nó lên danh sách hàng dự trữ trên xe lần tới.
- Thuế được ghi nhận theo thiết lập của chính quốc gia bạn — đặt tên và mức thuế (thuế GTGT, GST, thuế bán hàng) một lần, và thuế đầu vào được ghi đúng cho sổ sách của bạn.
Vì sao chúng kết nối: Một lần quét, không nhập liệu hai lần
- Hóa đơn bạn quét tại hiện trường chính là bản ghi mà kế toán văn phòng của bạn sử dụng — bạn không mua phụ tùng tại hiện trường rồi tối đó lại gõ lại hóa đơn tại bàn làm việc.
- Đơn mua gắn theo công việc chảy thẳng vào tính giá thành công việc: doanh thu từ hóa đơn trừ đi chi phí vật tư đã quét cho bạn lợi nhuận của từng công việc mà không cần bảng tính.
- Nhà cung cấp mới trên hóa đơn? Có thể tạo ngay từ lần quét, nên nhà cung cấp đã có trong hồ sơ của bạn ngay lần đầu bạn mua hàng của họ — không cần bước thiết lập riêng.
- Hiện trường và văn phòng luôn đồng bộ trên một gói thuê bao với 10 ngôn ngữ, nên đơn mua mà thợ quét sáng nay đã nằm trong báo cáo giá vốn hàng bán của chủ doanh nghiệp vào chiều nay.
Hai công cụ, một quy trình — từ quầy phụ tùng đến sổ sách của bạn
R-Pro vừa là ứng dụng hiện trường vừa là ERP văn phòng hoạt động ngang hàng: quét hóa đơn nhà cung cấp và chẩn đoán sự cố tại hiện trường, rồi xử lý đơn mua, giá vốn hàng bán, kho và hóa đơn thuế tại văn phòng — cả hai với 10 ngôn ngữ trên một gói thuê bao, với công việc hiện trường tự động chảy vào kế toán của bạn.
Get R-Pro →FAQ
Bản quét thực sự lấy được những gì từ hóa đơn phụ tùng?
Nó đọc nhà cung cấp, ngày tháng, các dòng hàng (mã phụ tùng, số lượng, đơn giá), tạm tính và thuế. Bạn xem lại các trường trước khi lưu, nên một con số bị nhòe hay một dòng viết tay thêm vào được sửa trong vài giây thay vì gõ lại từ đầu.
Đơn mua có cập nhật giá vốn hàng bán của tôi không, hay chỉ lưu hóa đơn?
Nó làm cả hai. Các dòng hàng đã quét được ghi nhận thành một đơn mua trong ERP, và những chi phí vật tư đó đưa vào giá vốn hàng bán và lợi nhuận ròng của bạn — nên hóa đơn không chỉ được lưu trữ, mà thực sự tác động đến sổ sách của bạn.
Tôi có thể gắn các phụ tùng tôi mua vào một công việc cụ thể không?
Có. Gắn đơn mua vào khách hàng hoặc công việc bạn đang làm, và chi phí vật tư sẽ vào phần tính giá thành của công việc đó. Lợi nhuận từng công việc của bạn phản ánh đúng môi chất lạnh và phụ tùng thực mà bạn đã mua cho nó.
Nếu nhà cung cấp chưa có trong hệ thống của tôi thì sao?
Bạn có thể tạo nhà cung cấp ngay từ hóa đơn đã quét, nên một cửa hàng bán sỉ lần đầu được ghi nhận ngay khi bạn lập đơn mua — không cần thiết lập họ riêng trước khi có thể lưu.