Cách ghi nhận chi phí kinh doanh cho công ty HVAC bằng một ứng dụng
Hầu hết chủ doanh nghiệp HVAC mất tiền không phải vì những công việc lớn mà vì những chi phí nhỏ không bao giờ vào được sổ sách — một chuyến mua phụ tùng, tiền xăng, một dụng cụ mua giữa chừng công việc. R-Pro khắc phục điều đó bằng hai công cụ hoạt động như một: một ứng dụng hiện trường chụp lại biên nhận ngay khi bạn chi tiêu, và một ERP văn phòng biến nó thành một bút toán kế toán thực sự. Hiện trường và văn phòng, cùng nhau, nên một biên nhận bạn chụp trên mái nhà trở thành một khoản chi phí được ghi nhận trong sổ sách mà không bao giờ phải gõ lại.
Ghi nhận chi phí tại hiện trường, ngay giây phút nó phát sinh
- Chụp ảnh bất kỳ biên nhận nào — phụ tùng, xăng dầu, dụng cụ, vật tư — và R-Pro quét rồi tự động điền nhà cung cấp, các hạng mục và tổng tiền, nên bạn không phải gõ trên điện thoại với đôi tay dính dầu mỡ.
- Ghi nó vào khách hàng hoặc công việc bạn đang làm, nên chi phí được gắn vào đúng công trường thay vì trôi nổi trong một chiếc hộp giày cho đến mùa khai thuế.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — ghi nhận chi phí trong một phòng máy hoặc tầng hầm không có sóng, và nó được lưu an toàn trên thiết bị cho đến khi bạn quay lại vùng có sóng.
- Dùng ghi chú giọng nói để ghi lại khoản chi dùng cho việc gì ('tụ điện máy nén cho Tòa nhà 4') khi còn nhớ rõ, nên không có gì là bí ẩn sau vài tuần.
- Vì được ghi nhận ngay tại chỗ, biên nhận không bao giờ bị thất lạc trong hộc cửa xe tải — nguồn lớn nhất khiến các tiệm HVAC nhỏ bỏ sót khoản được khấu trừ.
Biến biên nhận thành sổ sách thực sự trong ERP văn phòng
- ERP văn phòng ghi nhận chi phí như những bút toán kế toán chuẩn mực bên cạnh doanh thu và mua hàng, nên bạn thấy lợi nhuận ròng (doanh thu trừ chi phí và mua hàng) — chứ không chỉ là một đống ảnh.
- Sắp xếp chi tiêu theo danh mục và theo nhà cung cấp, và xuất báo cáo cho thấy tiền thực sự đi đâu mỗi tháng.
- Thiết lập thuế của CHÍNH nước bạn — tên và thuế suất (VAT, GST, hoặc thuế bán hàng) — nên các con số chi phí và hóa đơn khớp với cách bạn thực sự khai báo, dù bạn hoạt động ở đâu.
- Gắn các khoản mua hàng vào nhà cung cấp và đơn đặt hàng, và duy trì một sổ công nợ khách hàng, nên phía chi phí và phía doanh thu nằm trong một cuốn sổ kết nối.
- Đây là kế toán đầy đủ đúng nghĩa — báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kho hàng, và báo cáo — chứ không phải một màn hình ghi chú giản lược.
Một quy trình: chi tiêu hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng một cách tự động
- Một biên nhận được ghi nhận tại hiện trường chuyển thẳng đến kế toán văn phòng — không nhập liệu hai lần, không phải gõ lại cùng những con số vào một phần mềm thứ hai vào ban đêm.
- Cả hai công cụ chạy trên một gói thuê bao bằng 10 ngôn ngữ, nên điện thoại của kỹ thuật viên và màn hình của kế toán viên luôn nhìn cùng một dữ liệu.
- Vì chi phí đã được gắn vào một công việc, bạn lập tức thấy chi phí thực của công việc đó — nhân công, phụ tùng, và những chi phí nhỏ mà hầu hết các tiệm quên tính vào.
- Hiện trường và văn phòng luôn đồng bộ, nên cuối tháng là một buổi rà soát thay vì một cuộc chạy đua bù sót những biên nhận rời rạc.
- Kết quả: mỗi đồng bạn chi trên chiếc xe tải đều hiện ra trong sổ sách, nghĩa là một bức tranh lợi nhuận rõ ràng hơn và một hóa đơn thuế nhỏ hơn vào kỳ khai báo.
Bắt trọn mọi chi phí, từ chiếc xe tải đến sổ sách
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường chụp biên nhận tại chỗ với một ERP văn phòng đưa chúng vào kế toán thực sự — hai công cụ mạnh mẽ, một quy trình. Ghi nhận mỗi chi phí HVAC một lần, và thấy lợi nhuận thực của bạn hiện ra.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm kế toán văn phòng?
Cả hai — và chúng là hai nửa ngang bằng của một sản phẩm. Ứng dụng hiện trường chụp biên nhận, chạy chẩn đoán lỗi bằng AI, quét nhãn máy, và hoạt động ngoại tuyến tại công trường. ERP văn phòng lo kế toán, báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kho hàng, và nhà cung cấp. Bạn dùng chúng cùng nhau trên một gói thuê bao, và chi phí hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng một cách tự động.
Tôi có thể thiết lập thuế suất và tên thuế cho chính nước mình không?
Có. Bạn thiết lập tên thuế và thuế suất của riêng mình — VAT, GST, hoặc thuế bán hàng — nên các bản ghi chi phí, hóa đơn và hóa đơn thuế đều khớp với cách bạn thực sự khai báo. R-Pro được xây dựng cho các doanh nghiệp HVAC và làm lạnh ở nhiều quốc gia, chứ không chỉ một hệ thống thuế.
Tôi có phải nhập mỗi khoản chi phí hai lần — một lần ở hiện trường và một lần ở văn phòng không?
Không. Đó chính là điểm mấu chốt. Một biên nhận bạn chụp ở hiện trường được ghi nhận một lần và chảy thẳng vào kế toán văn phòng như một bút toán chi phí thực sự. Không nhập liệu hai lần và không phải gõ lại vào cuối ngày.
Nếu tôi ghi nhận một khoản chi phí ở nơi không có internet thì sao?
Vẫn hoạt động được. Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến, nên bạn có thể chụp một biên nhận trong tầng hầm hoặc trên mái nhà không có sóng. Dữ liệu được lưu an toàn trên thiết bị và đồng bộ vào sổ sách văn phòng khi bạn quay lại vùng có sóng.