Giảm tình trạng vắng mặt và bỏ lỡ lịch hẹn trong dịch vụ HVAC
Mỗi lịch hẹn bị bỏ lỡ và mỗi lần quên theo dõi đều là công việc đã được trả công nhưng lặng lẽ trôi mất. Nguyên nhân gốc rễ hiếm khi là khách hàng; đó là những ghi chú rời rạc, không có lịch sử chung và một cuốn lịch chỉ nằm trong đầu một người. R-Pro giải quyết điều này từ cả hai phía: một ứng dụng hiện trường ghi lại bạn đã đến thăm ai và còn việc gì dang dở, cùng một hệ thống ERP văn phòng biến những lần ghé thăm đó thành các công việc được theo dõi, có thể xuất hóa đơn và sẵn sàng cho lần theo dõi tiếp theo.
Ứng dụng hiện trường: mọi khách hàng và lần ghé thăm trong một hồ sơ
- Mỗi khách hàng có một hồ sơ duy nhất với toàn bộ lịch sử dịch vụ, nên bất kỳ kỹ thuật viên nào mở công việc đều thấy các lần ghé thăm trước, thiết bị và những việc còn dang dở từ lần trước.
- Quét nhãn máy hoặc hóa đơn để tự động điền model, số sê-ri và thông tin chi tiết, để lần hẹn kế tiếp bắt đầu với đúng chiếc máy đã được lưu hồ sơ thay vì phỏng đoán.
- Ghi chú giọng nói và ghi chú tại hiện trường gắn thẳng vào khách hàng, ghi lại ý 'máy nén cần thay vào tháng tới' trước khi nó bị quên trên một mảnh giấy.
- Xuất hóa đơn ngay tại hiện trường khi công việc vừa hoàn tất, đánh dấu thời điểm ghé thăm và xác nhận lịch hẹn đã thực sự được thực hiện.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến trong phòng máy dưới tầng hầm hay công trình vùng nông thôn, nên hồ sơ không bao giờ thất lạc khi cuộc hẹn diễn ra ở nơi không có sóng.
ERP văn phòng: biến các lần ghé thăm thành việc theo dõi có thể xuất hóa đơn
- Sổ cái khách hàng hiển thị mọi công việc, hóa đơn và số dư còn nợ của từng khách, nên một việc theo dõi đang chờ hay một cuộc gọi chưa thanh toán đều hiện rõ thay vì bị chôn vùi.
- Lập báo giá và dự toán từ một lần ghé thăm trước, rồi chuyển thành hóa đơn hoặc hóa đơn thuế GTGT bằng tên thuế và mức thuế của chính quốc gia bạn, gắn lịch hẹn kế tiếp với số tiền thực còn nợ.
- Phần kế toán kết nối doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng với nhau, nên bạn thấy được khách hàng định kỳ nào đáng được bảo vệ bằng việc lập lịch đáng tin cậy.
- Báo cáo làm nổi bật những khách hàng đã được báo giá nhưng chưa chốt, hoặc đã được phục vụ nhưng chưa xuất hóa đơn, biến những kẽ hở doanh thu âm thầm thành một danh sách gọi lại rõ ràng.
- Kho hàng, nhà cung cấp và đơn đặt hàng nằm ngay cạnh sổ cái, nên một việc theo dõi cần linh kiện được lên kế hoạch có tính đến tồn kho và thời gian chờ hàng.
Kết nối: công việc hiện trường tự động chảy về văn phòng
- Một lần ghé thăm được ghi trong ứng dụng hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng mà không cần nhập liệu hai lần, nên không có gì rơi vào khoảng trống giữa chiếc xe tải và bàn làm việc.
- Ghi chú tại hiện trường như 'quay lại để nạp bổ sung môi chất lạnh' trở thành một mục cần làm hiện rõ trong ERP, sẵn sàng được lập lịch và báo giá như một việc theo dõi thực sự.
- Hóa đơn xuất tại hiện trường tự động xuất hiện trong kế toán, nên các lịch hẹn đã thực hiện được phản ánh vào doanh thu mà không phải gõ lại.
- Cả hai công cụ chạy trong 10 ngôn ngữ với một gói đăng ký, nên một đội ngũ đa ngôn ngữ và bộ phận văn phòng cùng làm việc trên đúng một hồ sơ khách hàng.
- Vì lịch sử, lập hóa đơn và việc theo dõi nằm trong một hệ thống kết nối, một lịch hẹn khó bị mất, bỏ lỡ hay quên hơn rất nhiều.
Hai công cụ, một gói đăng ký — không bao giờ bỏ lỡ một công việc nào nữa
R-Pro kết hợp một Ứng dụng Hiện trường mạnh mẽ — chẩn đoán lỗi bằng AI trên hơn 600 ca HVAC và làm lạnh thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, ghi chú giọng nói, lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng, hóa đơn tại hiện trường, hoàn toàn ngoại tuyến — với một hệ thống ERP Văn phòng đầy đủ cho báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế GTGT, kế toán, kho hàng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng và sổ cái khách hàng. Các lần ghé thăm hiện trường và việc theo dõi tự động chảy vào sổ sách văn phòng, trong 10 ngôn ngữ, nên mọi lịch hẹn đều được theo dõi và thực hiện. Bắt đầu dùng cả hai công cụ ngay hôm nay.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro thực sự giảm tình trạng vắng mặt cho phía tôi như thế nào?
Nó giữ mọi lịch hẹn gắn với một hồ sơ khách hàng có đầy đủ lịch sử và các việc theo dõi còn dang dở, nên công việc không bị quên giữa các lần ghé thăm. Khi kỹ thuật viên hoàn tất công việc, lần ghé thăm và hóa đơn được ghi ngay lập tức, và các mục đang chờ như 'quay lại tháng tới' vẫn hiện rõ trong ERP văn phòng cho đến khi được lập lịch và hoàn thành.
Tôi có phải nhập lại các lần ghé thăm hiện trường vào kế toán không?
Không. Công việc hiện trường tự động chảy vào sổ sách văn phòng, không cần nhập liệu hai lần. Một hóa đơn xuất tại hiện trường và các ghi chú ghi lại trong lần ghé thăm xuất hiện trong sổ cái khách hàng và kế toán của ERP, nên các lịch hẹn đã thực hiện và việc theo dõi được theo dõi mà không phải gõ lại.
Tôi có thể xem những khách hàng tôi đã báo giá nhưng chưa bao giờ theo dõi tiếp không?
Có. Sổ cái khách hàng và báo cáo của ERP hiển thị những công việc đã được báo giá nhưng chưa chốt, hoặc đã phục vụ nhưng chưa xuất hóa đơn. Điều đó cho bạn một danh sách gọi lại rõ ràng về doanh thu mà lẽ ra bạn sẽ mất vì việc lập lịch thiếu tổ chức.
Liệu cái này có hoạt động nếu lịch hẹn của tôi ở khu vực không có internet không?
Có. Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến, nên bạn có thể ghi hồ sơ khách hàng, quét nhãn máy, thêm ghi chú giọng nói và xuất hóa đơn ngay tại hiện trường dù không có sóng. Mọi thứ đồng bộ về ERP văn phòng khi bạn có mạng trở lại.