Bán và phục vụ hợp đồng bảo trì định kỳ hệ thống làm lạnh bếp nhà hàng nhiều cơ sở
Một chuỗi nhà hàng gọi điện vì kho lạnh đi bộ tại một chi nhánh cứ ngắt do áp suất đầu đẩy cao, và họ muốn một thợ duy nhất giữ lạnh cho cả tám địa điểm. Điều đó nghĩa là một hợp đồng bảo trì định kỳ bao phủ kho lạnh đi bộ, tủ lạnh mở, bàn sơ chế và máy làm đá trên nhiều cơ sở — và nó chỉ sinh lời khi chẩn đoán hiện trường và sổ sách văn phòng của bạn chạy cùng tốc độ. R-Pro cho bạn ứng dụng hiện trường để vận hành mọi lần ghé thăm hàng quý tại chỗ và ERP văn phòng để định giá hợp đồng, xuất hóa đơn cho từng địa điểm và theo dõi biên lợi nhuận của từng cửa hàng.
Tại hiện trường: Vận hành mỗi địa điểm như một bản ghi dịch vụ riêng
- Thiết lập mỗi chi nhánh thành một khách hàng riêng để kho lạnh đi bộ ở Cửa hàng 3 và dãy tủ lạnh mở ở Cửa hàng 7 giữ lịch sử dịch vụ tách biệt — lần ghé gần nhất, vệ sinh dàn nóng, thay mô-tơ quạt và cái sự cố áp suất đầu đẩy cao tái diễn ấy đều gắn đúng với thiết bị tương ứng.
- Quét nhãn máy trên từng cụm dàn ngưng, dàn bay hơi và máy làm đá để tự động điền model, số sê-ri và môi chất lạnh (R-448A, R-449A, R-290) thay vì nheo mắt nhìn cái nhãn dính dầu mỡ rồi gõ lại trên thang.
- Khi một tủ lạnh mở chạy ngắn chu kỳ hoặc một kho lạnh đi bộ không kéo nhiệt xuống nổi, hãy mở chẩn đoán sự cố bằng AI dựa trên hơn 600 ca làm lạnh thực tế — triệu chứng đến nguyên nhân khả dĩ rồi đến các bước sửa chữa — để một thợ mới trên tuyến nhận được đúng câu trả lời mà bạn sẽ đưa ra: dàn nóng bẩn, thiếu gas, rơ-le xả đá hỏng, hay van TXV bị kẹt.
- Ghi nhanh một ghi chú thoại tại mỗi máy ('Máy làm đá Cửa hàng 5 đóng cặn vôi, đề xuất tẩy cặn lần ghé sau') để không gì bị thất lạc giữa điểm dừng thứ tám trong ngày và chiếc xe tải.
- Mọi thứ hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến — kho lạnh đi bộ nằm trong tầng hầm khu bếp sau và tủ đông không có chút sóng nào, mà ứng dụng vẫn ghi lại lần ghé, các bản quét và danh sách kiểm tra.
Tại văn phòng: Định giá hợp đồng và xuất hóa đơn cho từng chi nhánh gọn gàng
- Xây hợp đồng bảo trì định kỳ thành một báo giá chi tiết theo dòng — vệ sinh dàn ngưng hàng quý, nạp bù môi chất lạnh, kiểm tra ron và gioăng cửa, tẩy cặn máy làm đá — rồi nhân bản theo từng địa điểm để tám chi nhánh khởi đầu từ một mẫu, chứ không phải tám biểu mẫu trống.
- Phát hành hóa đơn và hóa đơn thuế dùng tên và mức thuế của chính quốc gia bạn (thuế GTGT, GST, thuế bán hàng) — xuất hóa đơn cho trụ sở chính của chuỗi theo tháng hoặc xuất riêng cho từng cửa hàng, tùy theo cách bộ phận kế toán của họ muốn.
- Theo dõi phụ tùng lấy từ xe tải qua kho — gioăng cửa, contactor, mô-tơ quạt dàn nóng, lọc nước máy làm đá — để bạn biết những gì đã tiêu hao trên toàn hợp đồng và khi nào cần đặt lại từ nhà cung cấp.
- Vận hành kế toán cho cả hợp đồng: doanh thu từ phí bảo trì định kỳ cộng bất kỳ sửa chữa ngoài phạm vi nào, trừ đi đơn mua và chi phí, bằng lợi nhuận ròng thực của hợp đồng — nên bạn phát hiện chi nhánh nào đang ăn mòn biên lợi nhuận của mình trước khi gia hạn, chứ không phải sau.
- Giữ một sổ cái khách hàng cho cả chuỗi để mọi hóa đơn, thanh toán và số dư trên tất cả các cơ sở nằm chung một chỗ khi phòng công nợ của họ gọi hỏi về một con số.
Sự kết nối: Một lần ghé, không nhập lại giữa xe tải và sổ sách
- Lần dịch vụ bạn ghi tại hiện trường — máy bạn đã sửa, gioăng bạn đã thay, số giờ làm — tự động chảy vào sổ sách văn phòng, nên một quý 40 điểm dừng không biến thành 40 dòng nhập liệu buổi tối.
- Phụ tùng lấy ra ở hiện trường rút thẳng vào chính cái kho mà văn phòng đặt lại hàng, nên số lượng tồn của bạn phản ánh thực tế thay vì phỏng đoán.
- Công việc ngoài phạm vi phát hiện trong một lần bảo trì định kỳ (một máy nén sắp hỏng ở Cửa hàng 2) trở thành một báo giá từ chính bản ghi đó — chuỗi nhìn thấy một đề xuất bán thêm rõ ràng, chứ không phải một bất ngờ.
- Một gói thuê bao bao phủ cả ứng dụng hiện trường và ERP văn phòng với 10 ngôn ngữ, nên một đội thợ đa ngôn ngữ và một kế toán hậu phương làm việc trên cùng dữ liệu mà không có khoảng cách phiên dịch hay nhập liệu hai lần.
Vận hành tuyến và việc gia hạn từ một nơi
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường — chẩn đoán sự cố bằng AI trên hơn 600 ca thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, lịch sử dịch vụ theo từng cơ sở, lập hóa đơn tại chỗ, hoàn toàn ngoại tuyến — với một ERP văn phòng đầy đủ cho báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, kho và sổ cái khách hàng. Hai công cụ mạnh mẽ, một gói thuê bao, với 10 ngôn ngữ, và các lần ghé hiện trường của bạn tự động chảy vào sổ sách. Giành hợp đồng bảo trì định kỳ nhiều cơ sở và giữ mọi địa điểm vừa lạnh vừa sinh lời.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao tôi giữ tám địa điểm nhà hàng không biến thành một mớ lịch sử dịch vụ hỗn loạn?
Thiết lập mỗi chi nhánh thành một khách hàng riêng trong R-Pro. Kho lạnh đi bộ ở một cửa hàng và máy làm đá ở cửa hàng khác giữ bản ghi thiết bị, ngày ghé thăm và nhật ký sửa chữa tách biệt — nhưng tất cả gộp chung dưới cùng một chuỗi trong sổ cái khách hàng, nên bạn thấy rõ từng cơ sở và xuất hóa đơn cho trụ sở chính như một tài khoản duy nhất.
Tôi có thể định giá một hợp đồng bảo trì định kỳ mà vẫn tính phí cho các sửa chữa nằm ngoài nó không?
Có. Xây phạm vi bảo trì định kỳ thành một báo giá chi tiết theo dòng, rồi khi một lần ghé hiện trường phát hiện công việc ngoài phạm vi — chẳng hạn một máy nén sắp hỏng hay một dàn bay hơi rò rỉ — đó trở thành một báo giá riêng từ chính bản ghi dịch vụ đó. Cả hai đều chảy vào kế toán, nên bạn có thể thấy phí bảo trì định kỳ và doanh thu sửa chữa thêm theo từng địa điểm.
Nếu kho lạnh đi bộ ở tầng hầm không có sóng thì sao?
Ứng dụng hiện trường chạy hoàn toàn ngoại tuyến. Bạn có thể quét nhãn máy, chạy chẩn đoán sự cố bằng AI, ghi lần ghé và ghi nhận phụ tùng đã dùng mà không cần kết nối. Nó đồng bộ với ERP văn phòng ngay khi bạn quay lại vùng phủ sóng, nên sổ sách cập nhật mà bạn không phải nhập lại bất cứ thứ gì.
R-Pro giúp chẩn đoán sự cố áp suất đầu đẩy cao tái diễn trên một tuyến như thế nào?
Chẩn đoán sự cố bằng AI dựa trên hơn 600 ca HVAC và làm lạnh thực tế. Nhập triệu chứng và nó dẫn bạn từ nguyên nhân khả dĩ đến các bước sửa chữa — dàn nóng bẩn hoặc bị nghẽn, nạp gas quá mức, khí không ngưng, hay một quạt dàn nóng sắp hỏng. Vì mỗi máy có lịch sử riêng, bạn cũng có thể thấy chi nhánh này có ngắt mỗi mùa hè không và lập kế hoạch phạm vi bảo trì định kỳ xoay quanh điều đó.