Quét hóa đơn để tự động điền sổ sách kế toán HVAC
Mỗi lần mua phụ tùng, đổ nhiên liệu hay lấy hàng từ nhà cung cấp đều để lại một tờ hóa đơn giấy mà rốt cuộc phải trở thành một dòng trong sổ sách của bạn. R-Pro là hai công cụ mạnh mẽ hoạt động như một: một ứng dụng hiện trường chụp ảnh hóa đơn và đọc ngay tại chỗ, cùng một ERP văn phòng biến những bản quét đó thành các bút toán kế toán thực thụ. Hiện trường và văn phòng, cùng nhau — để tờ hóa đơn bạn chụp ngay tại quầy đã nằm trong sổ sách trước cả khi bạn quay lại xe.
Ghi nhận hóa đơn ngay tại hiện trường — một bức ảnh, không cần gõ
- Chụp ảnh hóa đơn nhà cung cấp, phiếu phụ tùng hay biên lai nhiên liệu ngay tại quầy — R-Pro tự động đọc tên nhà cung cấp, từng dòng hàng, số lượng và tổng tiền.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến: quét hóa đơn trong phòng máy dưới tầng hầm hay công trình không có sóng, dữ liệu được ghi nhận cục bộ cho đến khi bạn có mạng trở lại.
- Kiểm tra các trường đã trích xuất trước khi lưu — mọi giá trị quét được đều có thể chỉnh sửa, nên một con số tổng bị nhòe hay một dòng hàng lạ chỉ cần chạm nhẹ để sửa, không phải nhập lại từ đầu.
- Đính kèm bản quét vào khách hàng và công việc bạn đang làm, để chi phí được tính đúng vào hồ sơ dịch vụ thay vì nằm trong một xấp giấy rời rạc.
- Cùng một trình quét cũng đọc được nhãn máy thiết bị, nên việc ghi nhận model và số seri cùng với hóa đơn nằm trọn trong cùng một quy trình tại chỗ.
Đưa vào sổ sách thực thụ trong ERP văn phòng
- Hóa đơn đã quét trở thành các bút toán mua hàng hoặc chi phí đúng chuẩn — nhà cung cấp, số tiền và danh mục — trong mô-đun kế toán văn phòng, chứ không chỉ là ảnh được lưu lại.
- Nhà cung cấp mới từ một hóa đơn được đưa thẳng vào danh sách nhà cung cấp của bạn, xây dựng lịch sử đơn đặt hàng và sổ cái khách hàng theo thời gian.
- Đặt thuế của CHÍNH quốc gia bạn — gọi là thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng và đặt mức thuế của bạn — và R-Pro áp dụng chính xác cho từng chi phí được ghi nhận.
- Chi phí hòa vào bức tranh tổng thể: doanh thu, mua hàng và chi phí gộp lại thành lợi nhuận ròng, kèm báo cáo bạn thực sự có thể đưa cho kế toán.
- Tồn kho và đơn đặt hàng luôn đồng bộ, nên phụ tùng mua qua hóa đơn đã quét được đối chiếu với những gì bạn đặt và những gì còn trên kệ.
Một quy trình — hóa đơn bạn quét chính là bút toán trong sổ sách
- Hiện trường và văn phòng dùng chung một lớp dữ liệu, nên một hóa đơn quét tại công trình tự động điền vào sổ sách văn phòng mà không cần nhập liệu lần hai.
- Không nhập liệu hai lần, không còn cảnh dồn hóa đơn vào hộp cuối tháng: chi phí được ghi nhận vào công việc và hạch toán vào kế toán ngay khoảnh khắc bạn nhấn lưu.
- Vì bản quét gắn với khách hàng và công việc, mỗi hồ sơ dịch vụ mang theo chi phí thực của nó — bạn thấy biên lợi nhuận thật cho từng công việc, chứ không phải đoán mò.
- Cả hai nửa chạy trên một gói đăng ký bằng 10 ngôn ngữ, nên kỹ thuật viên quét tại quầy và văn phòng chốt sổ đều làm việc trên cùng những con số.
- Kết quả là sổ sách đã xong xuôi trước cả khi bạn lái xe đến cuộc gọi tiếp theo — hóa đơn vào, sổ sách cập nhật, không còn gì phải gõ lại.
Quét một lần. Vào sổ ở mọi nơi.
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường quét hóa đơn tại chỗ với một ERP văn phòng biến chúng thành các bút toán kế toán thực thụ — hai công cụ mạnh mẽ, một gói đăng ký, không nhập liệu hai lần. Hãy để hóa đơn của bạn làm việc ở cả hiện trường lẫn văn phòng.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm kế toán văn phòng?
Cả hai — và chúng ngang hàng nhau. R-Pro là hai công cụ mạnh mẽ dùng cùng nhau: một ứng dụng hiện trường quét hóa đơn và nhãn máy, chạy chẩn đoán lỗi bằng AI và xuất hóa đơn tại chỗ, cùng một ERP văn phòng xử lý báo giá, hóa đơn, kế toán, tồn kho và nhà cung cấp. Hóa đơn bạn quét ngoài hiện trường tự động chảy vào sổ sách văn phòng, nhưng mỗi công cụ đều mạnh khi đứng riêng.
Tôi có thể đặt thuế của chính quốc gia mình cho các chi phí đã quét không?
Có. Bạn tự đặt tên thuế — thuế GTGT, GST, thuế bán hàng hay bất kỳ loại nào áp dụng nơi bạn làm việc — và đặt mức thuế của riêng mình. R-Pro áp dụng cho hóa đơn đã quét và mọi bút toán kế toán khác, nên sổ sách và hóa đơn thuế của bạn khớp với quy định quốc gia bạn.
Sau khi quét hóa đơn tôi có phải gõ lại gì không?
Không. R-Pro đọc nhà cung cấp, từng dòng hàng và tổng tiền từ bức ảnh rồi tự động điền vào bút toán. Mọi trường đều có thể chỉnh sửa để bạn sửa bất cứ điều gì bức ảnh đọc sai, sau đó nó hạch toán vào sổ sách — không có bước nhập liệu thủ công riêng nào ở văn phòng.
Nếu tôi quét hóa đơn ở nơi không có internet thì sao?
Ứng dụng hiện trường hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Bạn có thể quét và ghi nhận hóa đơn dưới tầng hầm không sóng hay công trình xa xôi, dữ liệu được giữ cục bộ. Khi có mạng trở lại, nó tự đồng bộ vào ERP văn phòng và vào kế toán của bạn một cách tự động.