Quản lý nhà cung cấp và hồ sơ đối tác cho doanh nghiệp HVAC
Nhà cung cấp là xương sống của một doanh nghiệp điều hòa và máy lạnh — nhưng phần lớn chủ doanh nghiệp lại quản lý họ trong một mớ hỗn độn rải rác gồm tin nhắn, hóa đơn giấy và trí nhớ. R-Pro cho bạn hai công cụ mạnh mẽ hoạt động như một: một ứng dụng hiện trường ghi lại hóa đơn nhà cung cấp ngay khi bạn mua vật tư, và một phần mềm ERP văn phòng biến những bản ghi đó thành hồ sơ đối tác gọn gàng, lịch sử giá và đơn đặt hàng. Hiện trường và văn phòng, hợp nhất, để một nhà cung cấp bạn dùng sáng nay đã nằm trong sổ sách của bạn trước giờ ăn trưa.
Ghi lại thông tin nhà cung cấp tại hiện trường, ngay lúc mua
- Quét hóa đơn vật tư hay danh thiếp của đối tác bằng điện thoại — R-Pro đọc tên nhà cung cấp, liên hệ, mặt hàng và tổng tiền rồi tự động điền vào hồ sơ, nên bạn không bao giờ phải gõ lại.
- Thêm một nhà cung cấp mới ngay giây phút bạn phát hiện ra họ tại quầy, thay vì cố nhớ cái tên trên đường lái xe về xưởng.
- Đính kèm ghi chú giọng nói cho nhà cung cấp — 'máy nén rẻ hơn thường lệ, hỏi anh Mike' — ngay khi nó còn nóng hổi trong đầu.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên một công trường xa không có sóng vẫn cho phép bạn ghi lại khoản mua và đối tác ngay tại đó.
- Gắn một khoản mua với khách hàng và công việc bạn đã mua vật tư cho nó, để mỗi hóa đơn đều có dấu vết từ nhà cung cấp đến công trường.
Sắp xếp đối tác, giá cả và lịch sử mua hàng tại văn phòng
- Giữ một danh bạ nhà cung cấp gọn gàng — liên hệ, điều khoản và ghi chú — thay vì lục lọi trong đống tin nhắn cũ và hóa đơn nhàu nát.
- Xem đầy đủ lịch sử mua hàng theo từng đối tác để biết chính xác bạn đã mua gì, khi nào và với giá bao nhiêu, và phát hiện được khi giá của một nhà cung cấp lén tăng lên.
- Lập đơn đặt hàng và đối chiếu chúng với những gì thực sự về kho, giữ cho số liệu tồn kho trung thực.
- Đưa các khoản mua từ nhà cung cấp thẳng vào kế toán — mua vào, chi phí và lợi nhuận ròng cập nhật mà không phải nhập lần hai.
- Chạy báo cáo để so sánh các đối tác và tìm ra tiền của bạn thực sự đang đi đâu, để bạn thương lượng dựa trên con số thật, không phải cảm tính.
Một quy trình từ quầy vật tư đến sổ sách
- Một hóa đơn quét tại hiện trường tự động trở thành hồ sơ đối tác và một bút toán mua hàng ở văn phòng — không nhập đôi, không phải dồn lại cuối tuần để bù.
- Hiện trường và văn phòng chia sẻ cùng một danh sách nhà cung cấp, nên kỹ thuật viên ở quầy và văn phòng đều thấy cùng thông tin đối tác cập nhật như nhau.
- Các khoản mua chảy vào kế toán ngay khi phát sinh, giữ cho lợi nhuận mỗi công việc và chi tiêu cho nhà cung cấp chính xác theo thời gian thực.
- Cài đặt thuế của quốc gia bạn — gọi nó là thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng và đặt mức của bạn — để hóa đơn nhà cung cấp và sổ sách của bạn khớp với quy định địa phương.
- Mọi thứ hoạt động bằng 10 ngôn ngữ trong một gói đăng ký, với cả hai công cụ luôn đồng bộ để dữ liệu nhà cung cấp của bạn không bao giờ kẹt ở một chỗ.
Quản lý nhà cung cấp từ cả hiện trường lẫn văn phòng
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường ngoại tuyến quét hóa đơn nhà cung cấp tại chỗ với một phần mềm ERP văn phòng sắp xếp mọi đối tác, giá cả và đơn đặt hàng. Hai công cụ mạnh mẽ, một gói đăng ký, một quy trình — hồ sơ nhà cung cấp của bạn luôn đồng bộ.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng để quản lý nhà cung cấp?
Cả hai — chúng là hai công cụ ngang hàng dùng cùng nhau. Ứng dụng hiện trường quét hóa đơn và danh thiếp nhà cung cấp tại chỗ và hoạt động ngoại tuyến; phần mềm ERP văn phòng sắp xếp hồ sơ đối tác, lịch sử giá và đơn đặt hàng. Một nhà cung cấp được ghi lại ngoài hiện trường tự động hiện ở văn phòng, nên bạn quản lý đối tác từ bất cứ nơi đâu.
Tôi có thể theo dõi số tiền đã trả cho từng nhà cung cấp theo thời gian không?
Có. Mỗi khoản mua bạn quét hay nhập đều được lưu theo nhà cung cấp đó, nên bạn có đầy đủ lịch sử mua hàng cho từng đối tác — mặt hàng, ngày tháng và giá cả. Điều đó giúp dễ dàng so sánh các nhà cung cấp và nhận ra khi giá trườn lên trước khi nó ăn vào biên lợi nhuận của bạn.
Các khoản mua từ nhà cung cấp có tự động cập nhật vào kế toán của tôi không?
Có. Các khoản mua chảy thẳng vào kế toán của phần mềm ERP văn phòng, nên mua vào, chi phí và lợi nhuận ròng cập nhật mà không phải nhập lần hai. Bạn không phải gõ lại bất cứ thứ gì từ hiện trường vào sổ sách.
Tôi có thể cài đặt thuế của quốc gia mình trên hóa đơn nhà cung cấp không?
Có. Bạn tự cài đặt tên và mức thuế của mình — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng — nên hồ sơ mua hàng, hóa đơn và kế toán của bạn đều tuân theo quy định của quốc gia bạn thay vì một mặc định cố định.