Cách theo dõi thời gian và giờ công của kỹ thuật viên trên các ca HVAC (không phải đoán mò)
Nếu bạn không thấy được mỗi kỹ thuật viên đã bỏ bao nhiêu thời gian cho một công việc, bạn đang đoán mò cả việc lập hóa đơn lẫn trả lương, và đoán mò thì tốn tiền. R-Pro là hai công cụ mạnh mẽ hoạt động như một: một ứng dụng hiện trường kỹ thuật viên dùng tại chỗ để ghi lại thời gian và công việc thực, và một phần mềm ERP văn phòng biến những giờ công đó thành hóa đơn và lương chính xác. Hiện trường và văn phòng, hợp nhất, không nhập đôi.
Ghi lại giờ công thực tại hiện trường, ngay khi công việc diễn ra
- Kỹ thuật viên ghi lại công việc gắn với một khách hàng và công việc cụ thể trong ứng dụng hiện trường, nên giờ công gắn với lần ghé thực tế, không phải dựng lại từ trí nhớ vào cuối tuần.
- Mỗi công việc mang theo lịch sử dịch vụ, các lần quét thiết bị và ghi chú riêng, nên khi một kỹ thuật viên ghi lại thời gian bạn thấy chính xác đã làm gì cho những giờ đó, không chỉ là một con số.
- Ghi chú giọng nói cho phép kỹ thuật viên mô tả điều đã xảy ra ngay tại chỗ, biến một lần chẩn đoán kéo dài hay một cuộc gọi lại thành lý do được ghi lại thay vì một khoảng trống không giải thích được trên dòng thời gian.
- Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến, nên thời gian và chi tiết công việc vẫn được ghi lại ngay cả trong phòng máy dưới hầm hay cụm máy trên mái không có sóng, rồi mọi thứ đều ở đó khi điện thoại kết nối lại.
- Hóa đơn tại chỗ có thể được xuất ngay khi công việc hoàn tất, cho bạn một dấu thời gian thực về lúc nhân công kết thúc thay vì một con số đoán nhập vào nhiều giờ sau.
Biến giờ công thành hóa đơn và lương chính xác tại văn phòng
- Phần mềm ERP văn phòng lấy nhân công đã ghi cho từng công việc và đưa thẳng vào báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, nên số giờ bạn xuất hóa đơn khớp với số giờ thực sự đã làm.
- Cài đặt tên và mức thuế của quốc gia bạn (thuế GTGT, GST, thuế bán hàng) một lần, và các dòng nhân công được tính thuế đúng trên mọi hóa đơn mà không phải sửa tay.
- Kế toán gắn kết tất cả: doanh thu, mua vào, chi phí và lợi nhuận ròng đều ở một nơi, nên bạn thấy được thời gian bỏ vào một công việc có thực sự sinh lời sau khi trừ vật tư và chi phí hay không.
- Sổ theo từng khách hàng cho bạn thấy tổng nhân công đã lập hóa đơn cho một khách theo thời gian, khiến lộ rõ khách hàng nào sinh lời và công việc nào cứ ngốn mất những giờ không được trả công.
- Báo cáo biến giờ công thô thành bức tranh mà một người chủ cần để ra quyết định trả lương và định giá, thay vì để con số chôn vùi trong một cuốn sổ giấy.
Một quy trình: từ tay kỹ thuật viên đến sổ sách của bạn
- Thời gian và chi tiết công việc ghi lại tại hiện trường tự động chảy vào phần mềm ERP văn phòng, nên không ai phải gõ lại giờ công từ một cuốn sổ vào bảng tính cuối ngày.
- Vì không nhập đôi, nhân công kỹ thuật viên ghi tại chỗ chính là nhân công xuất hiện trên hóa đơn và cũng chính là nhân công bạn trả lương, không có sai lệch giữa các phiên bản.
- Hiện trường và văn phòng luôn đồng bộ theo từng khách hàng và từng công việc, nên một câu hỏi như 'chúng ta đã bỏ bao nhiêu giờ vào công trường này tháng nay?' chỉ có một câu trả lời trung thực, không phải ba câu mâu thuẫn nhau.
- Cả hai công cụ chạy bằng 10 ngôn ngữ trong một gói đăng ký, nên một đội ngũ đa ngôn ngữ và văn phòng làm việc từ cùng một bộ dữ liệu mà không gì bị thất lạc trong khâu dịch thuật.
Đừng đoán mò về nhân công. Thấy rõ từng giờ.
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường mạnh mẽ để ghi lại giờ công thực của kỹ thuật viên tại chỗ với một phần mềm ERP văn phòng đầy đủ biến những giờ công đó thành hóa đơn và lương chính xác. Hai công cụ, một quy trình, một gói đăng ký.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng?
Cả hai, và chúng ngang hàng. Ứng dụng hiện trường là thứ kỹ thuật viên của bạn dùng tại chỗ để ghi thời gian, quét thiết bị, ghi chú giọng nói và xuất hóa đơn ngoại tuyến. Phần mềm ERP văn phòng lo báo giá, hóa đơn, kế toán và báo cáo nhân công sẵn sàng cho việc trả lương. Chúng chia sẻ một quy trình, nên giờ công ghi lại ngoài hiện trường tự động vào sổ sách.
Việc theo dõi thời gian có hoạt động khi tại hiện trường không có internet không?
Có. Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến, nên kỹ thuật viên có thể ghi giờ công và chi tiết công việc trong tầng hầm, phòng máy hay trên mái không có sóng. Mọi thứ đồng bộ vào phần mềm ERP văn phòng ngay khi điện thoại kết nối lại, không mất thời gian và không phải nhập lại.
Tôi có thể cài đặt thuế của quốc gia mình cho nhân công tôi xuất hóa đơn không?
Có. Trong phần mềm ERP văn phòng bạn tự cài đặt tên và mức thuế của quốc gia mình, dù đó là thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng. Một khi đã cài, các dòng nhân công trên báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế được tính thuế đúng mỗi lần mà không phải điều chỉnh tay.
Tôi có phải nhập giờ công hai lần, một lần ở hiện trường và một lần ở văn phòng không?
Không. Đó chính là điểm cốt lõi của một quy trình duy nhất. Nhân công mà kỹ thuật viên ghi cho một công việc tại chỗ chảy thẳng vào phần mềm ERP văn phòng, nên cùng số giờ đó dẫn dắt hóa đơn và việc trả lương của bạn mà không ai phải gõ lại.