Cách theo dõi hóa đơn chưa thanh toán và công nợ phải thu trong doanh nghiệp HVAC nhỏ
Trong một doanh nghiệp HVAC nhỏ, tiền thường rò rỉ qua hai khe hở: tờ biên nhận bạn đưa cho khách tại công trường, và hóa đơn không bao giờ được nhắc lại ở văn phòng. R-Pro bịt kín cả hai bằng hai công cụ mạnh mẽ chia sẻ chung một quy trình — một ứng dụng hiện trường cho kỹ thuật viên tại công trường và một ERP văn phòng cho sổ sách — để mỗi công việc bạn hoàn thành đều trở thành một hóa đơn mà bạn thực sự có thể theo dõi cho đến khi được thanh toán.
Ghi nhận khoản phải thu ngay khi công việc hoàn tất — tại hiện trường
- Xuất biên nhận ngay tại công trường vào giây phút sửa chữa xong, để khách hàng biết chính xác họ phải trả bao nhiêu trước khi bạn rời đi — không còn câu 'để tôi gửi sau' rồi biến thành khoản phí bị quên lãng.
- Quét nhãn máy của thiết bị và mọi hóa đơn mua phụ tùng; R-Pro tự động điền chi tiết, nên model, phụ tùng và chi phí được gắn vào công việc thay vì nằm trên một mẩu giấy trong xe của bạn.
- Mọi khoản phí đều được ghi vào lịch sử dịch vụ của khách hàng đó, nên khi bạn đến cho lần gọi tiếp theo, bạn đã thấy ngay lần trước đã tính bao nhiêu và liệu đã được thanh toán hay chưa.
- Ghi nhanh một ghi chú giọng nói ('hẹn thanh toán ngày 15, chủ là anh Lê') và nó được lưu cùng công việc — lời hứa thanh toán được ghi lại, không bị quên trong đầu bạn.
- Tất cả những điều này hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên một phòng máy dưới tầng hầm không có sóng cũng không bao giờ ngăn bạn ghi nhận khoản khách phải trả.
Biến công việc thành hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu — tại văn phòng
- Chuyển bất kỳ công việc đã hoàn thành nào thành hóa đơn hoặc hóa đơn thuế trong ERP văn phòng, với tên thuế và thuế suất của chính nước bạn (VAT, GST, thuế bán hàng) thiết lập đúng như cơ quan thuế yêu cầu.
- Sổ công nợ khách hàng hiển thị số dư hiện tại của từng khách — đã xuất hóa đơn bao nhiêu, đã thu bao nhiêu, và còn nợ bao nhiêu — nên bạn thấy ngay ai đang nợ bạn và nợ bao nhiêu.
- Kế toán tách doanh thu, mua hàng và chi phí thành lợi nhuận ròng, nên một hóa đơn chưa thanh toán hiện ra là tiền người ta nợ bạn, chứ không phải tiền mặt bạn có thể tiêu.
- Báo cáo cho phép bạn lập bảng phân tích tuổi nợ công nợ phải thu — các hóa đơn mới so với các hóa đơn đã tồn đọng quá lâu — nên bạn biết chính xác nên gọi cho khách hàng nào trước.
- Vì báo giá, hóa đơn, nhà cung cấp và kho hàng đều nằm trong một ERP, giá bạn đã báo, phụ tùng bạn đã dùng và số tiền bạn đã xuất hóa đơn khớp với nhau, không để lại khe hở nào cho một khoản phí biến mất.
Hiện trường và văn phòng, cùng nhau — không nhập liệu hai lần, không gì lọt mất
- Biên nhận và các khoản phí bạn ghi nhận tại hiện trường chảy thẳng vào sổ sách văn phòng một cách tự động — bạn không bao giờ phải gõ lại một công việc tại bàn làm việc, mà đó chính là nơi các khoản phí bị bỏ sót hoặc gõ sai.
- Vì cả hai công cụ chia sẻ chung một bản ghi, một công việc được đánh dấu hoàn thành tại hiện trường trở thành một khoản phải thu mà văn phòng có thể theo dõi ngay trong ngày — không phải vài tuần sau khi bạn cuối cùng mới 'làm giấy tờ'.
- Nếu khách hàng tranh chấp một hóa đơn, bạn có thể truy ngược từ hóa đơn văn phòng đến lịch sử dịch vụ hiện trường, ảnh quét nhãn máy và ghi chú giọng nói — toàn bộ chuỗi bằng chứng ở cùng một nơi.
- Một gói thuê bao, một danh sách khách hàng: kỹ thuật viên và chủ doanh nghiệp đang nhìn cùng một dữ liệu, nên một khoản đánh dấu đã thu tại văn phòng lập tức được xóa khỏi cả lịch sử hiện trường.
- Hiện trường và văn phòng hoạt động như hai nửa ngang bằng của cùng một quy trình — ghi nhận tại hiện trường, theo dõi và đòi nợ tại văn phòng — nên hóa đơn chưa thanh toán không còn chỗ nào để ẩn náu.
Đừng để mất tiền vì những hóa đơn bạn quên đòi
R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường và một ERP văn phòng thành hai công cụ ngang bằng trong cùng một quy trình: ghi nhận khoản phí tại chỗ, rồi theo dõi mọi công nợ phải thu trong sổ sách cho đến khi được thanh toán. Một gói thuê bao, hiện trường và văn phòng cùng nhau.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng?
Là cả hai, và chúng có trọng lượng ngang nhau. Ứng dụng hiện trường lo chẩn đoán lỗi bằng AI, quét nhãn máy và biên nhận, ghi chú giọng nói, lịch sử theo từng khách hàng, và xuất biên nhận tại chỗ — hoàn toàn ngoại tuyến. ERP văn phòng lo báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, kho hàng, nhà cung cấp, và sổ công nợ khách hàng. Chúng chia sẻ chung một quy trình, nên khoản phí bạn ghi nhận tại hiện trường trở thành công nợ phải thu mà văn phòng có thể theo dõi, không phải nhập liệu hai lần.
Tôi có thể thiết lập thuế của chính nước mình trên hóa đơn không?
Có. ERP cho phép bạn thiết lập tên thuế và thuế suất của riêng mình — VAT, GST, hoặc thuế bán hàng — nên hóa đơn và hóa đơn thuế xuất ra đúng như cơ quan thuế của bạn yêu cầu, chứ không bị khóa vào định dạng của một quốc gia. Cả ứng dụng hiện trường lẫn ERP văn phòng đều có sẵn bằng 10 ngôn ngữ.
R-Pro giúp tôi thực sự thấy được những hóa đơn nào đang quá hạn bằng cách nào?
Sổ công nợ khách hàng hiển thị số dư còn nợ của từng khách, và báo cáo cho bạn bảng phân tích tuổi nợ công nợ phải thu — tách các hóa đơn mới khỏi các hóa đơn đã chưa thanh toán quá lâu. Vì các công việc đã hoàn thành chảy thẳng từ hiện trường vào hóa đơn, không có gì tồn đọng chưa xuất hóa đơn, nên danh sách quá hạn bạn thấy là đầy đủ.
Nếu tôi hoàn thành công việc ở nơi không có internet thì sao?
Ứng dụng hiện trường hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến, nên bạn vẫn xuất biên nhận, quét nhãn máy và ghi nhận khoản phí ngay tại chỗ. Khi bạn quay lại vùng có sóng, nó tự động đồng bộ vào ERP văn phòng, nơi nó trở thành một khoản phải thu có thể theo dõi — bạn không bao giờ mất một khoản phí vì mất sóng.