Theo dõi bảo hành và phụ tùng trong một xưởng dịch vụ HVAC bận rộn
Khi một máy nén hỏng sáu tháng sau khi bạn lắp đặt, câu hỏi rất đơn giản: nó còn trong thời hạn bảo hành không, và bạn đã thực sự lắp phụ tùng nào? Nếu câu trả lời nằm trong một tờ hóa đơn trong hộc xe hay trong trí nhớ của một người thợ, bạn sẽ chịu thiệt. R-Pro giữ phụ tùng, nhà cung cấp, lần mua và lịch sử thiết bị của khách hàng gắn kết với nhau để tình trạng bảo hành không bao giờ là chuyện phỏng đoán.
Tại hiện trường: ghi lại phụ tùng và thiết bị ngay tại thời điểm làm việc
- Quét nhãn máy trên thiết bị và trên phụ tùng — model, số seri và ngày lắp đặt tự động điền vào bản ghi thiết bị của khách hàng đó, nên bạn có một mốc thời gian có ghi ngày để đối chiếu với bất kỳ thời hạn bảo hành nào.
- Quét hóa đơn nhà cung cấp cho phụ tùng bạn lắp; R-Pro tự động đọc mặt hàng và giá để phụ tùng đã dùng được ghi nhận đúng vào công việc, thay vì nguệch ngoạc trên giấy.
- Mỗi lần đến được lưu trong lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng, từng thiết bị — khi một máy quay lại, thợ thấy chính xác lần trước đã thay gì và khi nào, hoàn toàn ngoại tuyến ngay tại công trình.
- Xuất hóa đơn tại hiện trường ghi rõ phụ tùng và công việc, trao cho khách hàng (và bạn) một chứng từ có ghi ngày ngay vào khoảnh khắc công việc hoàn tất.
- Chẩn đoán sự cố bằng AI, xây dựng trên hơn 600 ca HVAC và điện lạnh thực tế, giúp xác nhận liệu một sự cố tái diễn có chỉ ngược về một phụ tùng bạn đã thay theo bảo hành hay không.
Tại văn phòng: tồn kho, nhà cung cấp và đơn đặt mua chứng minh những gì bạn đã chi
- Giữ một bản tồn kho phụ tùng thực sự để bạn biết những gì đang có trên xe và trong kho, và một lần thay thế theo bảo hành sẽ thực sự khiến bạn tốn bao nhiêu khi xuất khỏi kho.
- Lưu một hồ sơ nhà cung cấp cho mỗi đối tác kèm sổ giao dịch của họ, nên khi một phụ tùng hỏng sớm bạn biết đã mua từ ai và có thể đòi lại từ họ.
- Lập đơn đặt mua và ghi nhận mua hàng theo nhà cung cấp — chứng từ mua hàng có ghi ngày đó chính là thứ mà nhà sản xuất hay nhà phân phối cần để chấp nhận bảo hành phụ tùng.
- Kế toán tách doanh thu, mua hàng và chi phí thành lợi nhuận ròng, nên những lần thay thế theo bảo hành mà bạn gánh chịu hiện ra như một chi phí thực thay vì âm thầm biến mất.
- Hóa đơn và hóa đơn thuế dùng tên gọi và thuế suất của chính quốc gia bạn, và sổ cái khách hàng cho thấy toàn bộ lịch sử công việc, phụ tùng và thanh toán của mỗi khách hàng ở một nơi.
Sự kết nối: công việc hiện trường chuyển vào sổ sách mà không cần nhập liệu hai lần
- Phụ tùng thợ quét và thiết bị họ phục vụ tại hiện trường rơi vào cùng hệ thống mà văn phòng dùng cho tồn kho, nhà cung cấp và sổ cái khách hàng — không nhập lại, không thất lạc phiếu.
- Vì ngày lắp đặt (hiện trường) và ngày mua hàng (đơn đặt mua văn phòng) nằm cùng nhau, R-Pro có thể cho thấy liệu một sự cố quay lại có còn nằm trong thời hạn bảo hành hay không.
- Một gói đăng ký bao gồm cả ứng dụng hiện trường lẫn ERP văn phòng, bằng 10 ngôn ngữ, nên người thợ tại hiện trường và chủ doanh nghiệp ở bàn làm việc đang nhìn vào cùng một bản ghi bảo hành và phụ tùng.
- Khi bạn gánh một chi phí bảo hành, nó được ghi nhận một lần và phản ánh ở mọi nơi — phụ tùng đã dùng, nhà cung cấp xuất xứ và phần tác động đến lợi nhuận ròng đều nhất quán.
Hai công cụ, một xưởng vận hành: không bao giờ làm mất một phụ tùng hay một bảo hành nữa
R-Pro kết hợp một ỨNG DỤNG HIỆN TRƯỜNG mạnh mẽ — chẩn đoán AI trên hơn 600 ca thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn, lịch sử theo từng thiết bị, hóa đơn tại hiện trường, hoàn toàn ngoại tuyến — với một ERP VĂN PHÒNG đầy đủ cho tồn kho, nhà cung cấp, đơn đặt mua, sổ cái khách hàng và kế toán. Hai công cụ ngang tầm, một gói đăng ký, 10 ngôn ngữ, với công việc hiện trường chuyển thẳng vào sổ sách. Theo dõi mọi phụ tùng và mọi bảo hành ở một nơi.
Get R-Pro →FAQ
Làm sao R-Pro biết một lần sửa có còn trong bảo hành hay không?
Tại hiện trường, việc quét nhãn máy ghi lại model, số seri và ngày lắp đặt của thiết bị cho khách hàng đó. Tại văn phòng, đơn đặt mua và hồ sơ nhà cung cấp tương ứng giữ chứng từ mua hàng có ghi ngày. Vì cả hai cùng nằm trong một hệ thống, bạn có thể đối chiếu ngày lắp đặt với thời hạn bảo hành của phụ tùng và quyết định liệu lần quay lại có được bảo hành hay không trước khi cam kết gánh chịu chi phí.
Tôi có thể theo dõi chính xác phụ tùng nào đã dùng trên thiết bị của mỗi khách hàng không?
Có. Mỗi lần đến được lưu trong lịch sử dịch vụ theo từng khách hàng, từng thiết bị, và phụ tùng được ghi lại ngay tại công việc — hoặc quét từ hóa đơn nhà cung cấp hoặc lấy từ tồn kho. Khi thiết bị đó quay lại, thợ thấy lần trước đã thay gì và khi nào, nên không phải đoán phụ tùng nào đang nằm trong máy.
Tôi có phải nhập phụ tùng và mua hàng hai lần — một lần ở hiện trường và một lần ở văn phòng không?
Không. Đó chính là điểm cốt lõi của việc R-Pro là một hệ thống kết nối duy nhất. Những gì thợ quét hay ghi lại tại hiện trường tự động chuyển vào sổ sách văn phòng. Tồn kho, sổ nhà cung cấp và sổ cái khách hàng cập nhật từ cùng một dữ liệu, nên không có nhập liệu hai lần và không có phiếu nào lọt khe.
Điều gì xảy ra với chi phí khi tôi thay một phụ tùng miễn phí theo bảo hành?
Lần thay thế được ghi nhận vào công việc và xuất khỏi tồn kho, và kế toán văn phòng ghi nó như một chi phí thực. Vì doanh thu, mua hàng và chi phí gộp lại thành lợi nhuận ròng, công việc bảo hành bạn gánh chịu hiện ra như một con số thực thay vì một khoản lỗ ẩn — và hồ sơ nhà cung cấp cho bạn biết phải đòi lại từ ai.