Dùng ghi chú giọng nói để lưu ghi chú công việc HVAC rảnh tay
Khi bạn đang trên thang với bộ đồng hồ nạp gas một tay và đèn pin tay kia, điều cuối cùng bạn có thể làm là gõ ghi chú công việc vào điện thoại. R-Pro kết hợp một ứng dụng hiện trường được tạo ra đúng cho khoảnh khắc đó với một ERP văn phòng đầy đủ biến những ghi chú ấy thành bản ghi thực thụ — hai công cụ mạnh mẽ, một quy trình, để điều bạn nói trong phòng máy trở thành một công việc có thể xuất hóa đơn tại văn phòng mà bạn không phải gõ lại một chữ.
Lưu ghi chú bằng giọng nói trong khi tay vẫn làm việc
- Nhấn ghi âm và cứ nói — số model, áp suất hút, bạn phát hiện gì, bạn thay gì — thay vì dừng lại để vuốt từng chữ trên màn hình dính dầu mỡ.
- Ghi chú giọng nói được đính vào đúng khách hàng và công việc dịch vụ bạn đang làm, nên một ghi chú về máy nén kêu to nằm trong lịch sử của công trình đó, chứ không phải một ứng dụng ghi âm bất kỳ.
- Khi có một phút rảnh, dùng nút 'chuyển thành văn bản' thủ công để biến bản ghi âm thành ghi chú viết — bạn tự kích hoạt, nên không có gì bị xáo trộn hay tự động xử lý sau lưng bạn.
- Hoạt động hoàn toàn ngoại tuyến. Trong phòng máy dưới tầng hầm hay dàn nóng trên mái không có sóng, bản ghi âm và ghi chú được lưu trên thiết bị rồi đồng bộ sau — bạn không bao giờ mất một ghi chú vì sóng rớt.
- Kết hợp ghi chú giọng nói với các công cụ tại chỗ khác của ứng dụng hiện trường: chẩn đoán lỗi bằng AI từ hơn 600 ca thực tế, quét nhãn máy và hóa đơn tự động điền chi tiết, cùng hóa đơn tại chỗ.
Biến lời nói thành bản ghi văn phòng, tự động
- ERP văn phòng giữ bức tranh đầy đủ cho mỗi công trình — sổ cái khách hàng, công việc đã qua, báo giá, hóa đơn và kế toán — nên một ghi chú giọng nói đã chuyển thành văn bản không phải mẩu ghi chú rời rạc, mà là một phần trong hồ sơ vĩnh viễn của khách hàng đó.
- Lập báo giá và dự toán (kể cả báo giá thi công chi tiết theo hạng mục) ngay từ những gì bạn ghi nhận tại chỗ, rồi gửi hóa đơn hoặc hóa đơn thuế mà không cần nhập lại chi tiết lần khảo sát.
- Chạy kế toán thực thụ: doanh thu, mua hàng, chi phí và lợi nhuận ròng gộp lại từ công việc hiện trường, song song với tồn kho, nhà cung cấp và đơn đặt hàng.
- Đặt thuế của CHÍNH quốc gia bạn — gọi là thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng và tự đặt mức thuế, để hóa đơn chính xác dù bạn hoạt động ở đâu.
- Trích xuất báo cáo gắn nhân công và phụ tùng trở lại công việc gốc, nên ghi chú bạn nói lúc 9 giờ sáng có thể truy ngược suốt đến dòng trên bảng kê của khách hàng.
Một quy trình: từ lời nói đến sổ sách, không nhập liệu hai lần
- Một ghi chú giọng nói ghi tại chỗ chảy vào ERP văn phòng một cách tự động — bạn không phải đọc một lần cho mình rồi gõ lại lần nữa để xuất hóa đơn.
- Vì hiện trường và văn phòng dùng chung một hệ thống, khách hàng, công việc và ghi chú đã được liên kết sẵn khi bạn ngồi xuống xuất hóa đơn — không sao chép giữa các ứng dụng.
- Không nhập liệu hai lần nghĩa là ít lỗi chuyển văn bản hơn và không còn công việc 'lọt qua kẽ hở' vì một mẩu giấy bị thất lạc trong xe.
- Cả hai nửa chạy bằng 10 ngôn ngữ trên một gói đăng ký, nên một đội đa ngôn ngữ và bộ phận hậu cần làm việc trên cùng những bản ghi.
- Hiện trường và văn phòng, cùng nhau: ứng dụng ghi nhận công việc nơi nó diễn ra, ERP biến nó thành khoản tiền phải thu — mỗi cái mạnh khi đứng riêng, mạnh hơn khi là một quy trình.
Nói rõ tại công trình, xuất hóa đơn từ văn phòng
R-Pro cho bạn một ứng dụng hiện trường ghi nhận ghi chú giọng nói, chẩn đoán và quét rảnh tay, cùng một ERP văn phòng đầy đủ cho báo giá, hóa đơn và kế toán — hai công cụ mạnh mẽ trong một quy trình, để điều bạn nói trên công việc trở thành một bản ghi trong sổ sách.
Get R-Pro →FAQ
R-Pro là ứng dụng hiện trường hay phần mềm văn phòng?
Cả hai — và chúng ngang hàng, không phải cái này gắn thêm vào cái kia. Ứng dụng hiện trường lo ghi chú giọng nói, chẩn đoán lỗi bằng AI, quét nhãn máy và hóa đơn, lịch sử theo từng khách hàng và hóa đơn tại chỗ, hoàn toàn ngoại tuyến. ERP văn phòng lo báo giá, hóa đơn và hóa đơn thuế, kế toán, tồn kho, nhà cung cấp và báo cáo. Chúng dùng chung một gói đăng ký và một quy trình, nên công việc hiện trường chảy vào sổ sách văn phòng một cách tự động.
Ghi chú giọng nói có tự động chuyển thành văn bản không?
Không — việc chuyển văn bản được làm thủ công có chủ đích. Bạn ghi âm rảnh tay khi đang làm, rồi chạm 'chuyển thành văn bản' khi sẵn sàng. Điều đó giữ cho bạn kiểm soát thời điểm ghi chú được biến thành chữ, nên không gì bị xáo trộn bởi xử lý tự động trong khi bạn còn đang giữa công việc.
Ghi chú giọng nói có hoạt động khi không có sóng không?
Có. Ứng dụng hiện trường hoàn toàn ngoại tuyến, nên các bản ghi âm và ghi chú được lưu trên thiết bị trong phòng máy dưới tầng hầm hay trên mái không có dịch vụ. Mọi thứ đồng bộ vào ERP văn phòng khi bạn vào lại vùng phủ sóng.
Tôi có thể đặt thuế của chính quốc gia mình cho hóa đơn không?
Có. Trong ERP văn phòng bạn đặt tên thuế và mức thuế của riêng mình — thuế GTGT, GST hay thuế bán hàng — nên hóa đơn lập từ ghi chú hiện trường của bạn chính xác cho bất cứ nơi nào bạn điều hành doanh nghiệp.